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APLICACIÓN: Al programar tareas, tienes a tu disposición diferentes opciones de envío. Además, también puedes configurar la frecuencia de creación de las tareas. Las tablas a continuación explican el efecto práctico de cada una de las opciones del campo Enviar tareas a, en la funcionalidad Programación de tareas. PRERREQUISITO: Programación de tareas, Registro de programación de tareas. RESULTADO: Después de la creación y configuración de la programación de tareas, se crearán tareas programadas de acuerdo a las definiciones elegidas. |
La programación de tareas se divide en 3 etapas:
Etapa 1 - Creación de la programación: Esta es la etapa de configuración de la programación de tareas, donde se definirá qué formulario se enviará, la frecuencia de los envíos, el plazo de respuesta, a qué PDVs se enviarán las tareas, entre otros.
Etapa 2 - Envío de tareas: Esta es la etapa de envío de tareas, donde el sistema enviará las tareas a las 00h30min del día definido en la etapa anterior. Por ejemplo: ha configurado una programación de frecuencia semanal los miércoles. Todos los miércoles a las 00h30min, el sistema Involves enviará estas tareas. Por lo tanto, si necesita realizar cambios en la programación, debe hacerlos antes de este horario.
Etapa 3 - Recepción de la tarea: Esta es la etapa en la que el equipo de campo recibe la tarea. El colaborador recibirá la tarea al realizar la visita al PDV, y para cargarla, el colaborador debe estar conectado a internet. Siguiendo el ejemplo de la etapa 2: la tarea fue enviada por el sistema el miércoles, pero el colaborador solo visita el PDV el viernes. Por lo tanto, recibirá la tarea el viernes al realizar la visita en el PDV.
Etapa 1 - Creación de la programación:
Índice
3. ¿Qué perfiles de acceso pueden responder?
4. ¿Permite seleccionar ítems?
10. ¿Cuál es la frecuencia de envío de las tareas?
13. ¿Desas utilizar el surtido de productos?
18. Selección bajo condiciones
La configuración de programación de tareas se realiza de la siguiente manera:
Menú > Encuestas > Programación de tareas > Nuevo
Después de hacer clic en "Nuevo", serás dirigido a la pantalla de configuración de la programación de tareas:
Puedes mantener una tarea como activa o inactiva en el sistema, evitando que esta sea excluida y garantizando que no se pierda ningún dato. Sin embargo, para que el empleado de campo la pueda ver, la tarea debe estar Activa.
En este campo tienes que seleccionar el formulario base de la tarea. Este campo define la información que estará disponible en la sección Ítems de la encuesta.
¿QUÉ PERFILES DE ACCESO PUEDEN RESPONDER?
En este campo indicas cuáles son los perfiles de acceso responsables por responder la tarea. La lista que ves en pantalla contiene solamente los perfiles seleccionados durante la creación del formulario.
Cuando esta opción está seleccionada, permite que el empleado de campo elija los Ítems de la encuesta que va a responder en la tarea dentro del objetivo del formulario y dentro de los ítems que el back office marque justo abajo.
Un ejemplo en donde esto se puede aplicar son pequeñas tiendas de venta al por menor que no tienen un surtido de productos bien definido. Muchas veces, es posible que el back office no sepa exactamente cuáles son los productos trabajados en la tienda de barrio. Así que, en este caso, si se permite la selección de ítems el promotor puede elegir solamente los productos que estén en la tienda.
En este campo defines el nombre de la programación. Utiliza títulos sencillos y de fácil comprensión, pues será a través de estos títulos que el equipo de campo va a identificar la tarea en la aplicación.
Involves Stage te permite agrupar las tareas para facilitar la organización dentro de la aplicación. A diferencia de Informar, las programaciones de tarea no tienen una opción de flujo. Los grupos funcionan como carpetas que agrupan tareas que tengan alguna semejanza. En el campo grupos de tareas, por lo tanto, simplemente tienes que elegir el grupo al que va a pertenecer la programación. Si no deseas agruparlas, deja este campo en blanco.
En este campo eliges el destinatario de la tarea, que puede ser:
La tabla a continuación presenta las principales particularidades de cada una de las opciones.
Tabla comparativa - Haga clic para ampliar (Tabla en PDF)
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ATENCIÓN: Recuerde que la información de la columna ¿Cuándo el sistema crea la tarea? se refiere al horario configurado en su sistema, considerando la zona horaria de cada localidad. La lista actual de zonas horarios de Involves Stage sigue el modelo internacional GMT. |
Nota: Las programaciones 1.Todos los PDVs seleccionados y 3.Solo PDVs con itinerario activan una sola tarea para un promotor (para el que tenga el PDV desde hace más tiempo en su itinerario). Consulte la pantalla del Panel de encuestas filtrando por el nombre del PDV y no por el nombre del promotor, para ver quién recibió la encuesta. En 6.Todos los itinerarios + programación móvil "Sí", habilitar la opción para "Sí".
En este campo seleccionas la fecha a partir de la cual la programación estará disponible en el sistema. Estará disponible para que los empleados en campo realicen la ejecución siguiendo la fecha de inicio y la información del campo frecuencia de envío.
También puedes programar tareas a largo plazo: puede que en enero ya haya programaciones de tareas para junio, por ejemplo. El procesamiento de la programación de tareas se realiza a las 12:30 a.m. del día siguiente en los servidores de Involves Stage. Por lo tanto, si deseas crear una tarea para el mismo día, utiliza tareas sueltas.
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¡Atención! Para tareas diarias, el día que pongas será el mismo día de la generación de la tarea. Cuando hablemos sobre frecuencia podrás entenderlo mejor. Para tareas quincenales, semanales o mensuales, la generación de la tarea también va a depender de lo que coloques en la frecuencia de envío y del día de la semana o del mes seleccionados en el campo que aparece justo después —ya lo veremos más abajo. |
La fecha final determina el fin del periodo de envío de la tarea a sus destinos finales, y se utiliza principalmente para las campañas estacionales. Por ejemplo, antes del día de San Valentín, tu empresa decide trabajar con un material de merchandising específico que debe ser verificado por el equipo de campo. Esa acción termina el 15 de febrero y solo se repetirá el próximo año. En este caso, debes incluir la fecha final.
Si tu operación prevé la tarea a largo plazo o sin previsión de conclusión, puedes dejarla en blanco, de esa manera se continuará repitiendo de acuerdo con el ciclo que se establezca (mensual, semanal, quincenal).
Este campo determinará el día en el que la programación dejará de repetirse. Presta mucha atención para no confundir la fecha final con el plazo para responder la tarea. Si programas una tarea para que comience el 1 de febrero y termine el 13 del mismo mes, pero determinas que el plazo para responder sea de 15 días, la tarea continuará disponible incluso después de la fecha final.
¿CUÁL ES LA FRECUENCIA DE ENVÍO DE LAS TAREAS?
En este campo defines el ciclo de envío de la tarea. Puedes elegir si la frecuencia va a ser Diaria, Semanal, Quincenal o Mensual.
Si eliges que la frecuencia del formulario sea Diaria, la tarea se enviará todos los días de la semana, incluyendo fines de semana y días festivos. Por lo tanto, este campo está relacionado con el tipo de envío, ya que si se envía atodos los itinerarios o a todos los PDVs con itinerarios, tendrás que verificar si los itinerarios de los empleados fueron creados teniendo en cuenta los fines de semana, festivos y posibles ausencias, así te asegurarás de que la tarea pueda ser realizada.
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Nota En caso de que la tarea sea generada para un empleado que esté ausente en la fecha de la tarea, la tarea será asignada a esta persona en el momento en que realice check-in en el punto de venta. |
Los campos Día de la semana y Día del mes aparecen en la página según la frecuencia. Si es un día de la semana, las opciones son de lunes a domingo. Si eliges la frecuencia mensual, se abrirá una lista con los días del mes.
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Nota La fecha de inicio de la programación se determinará mediante la información introducida en los campos Fecha de inicio, Frecuencia y Día de la semana/mes. El sistema realizará el cálculo en tiempo real y esa información quedará visible arriba de la barra de Status de la programación. |
El plazo para responder la tarea es el número de días que estará disponible para que el empleado pueda responderla. Si no se responde dentro del plazo, la tarea expirará y ya no aparecerá en la App. El plazo comienza a partir del momento en que el sistema crea y envía la tarea a la aplicación.
Para poner un ejemplo, imagínate el siguiente escenario: Estás registrando una tarea con una frecuencia de envío semanal, con la creación de la tarea el lunes y con fecha de inicio el 1 de febrero. Sin embargo, el día en el que la estás registrando es un jueves. Por lo tanto, el plazo para responderla comienza a contar a partir del 5 de febrero, el primer lunes después de la fecha de inicio de la tarea.
Para tareas diarias, te recomendamos colocar un plazo de solo 1 día. Si eliges un plazo de 7 días para una tarea diaria, el sistema seguirá generando la tarea todos los días, incluso si ya ha sido respondida. Este plazo será válido incluso después de la fecha final (en caso de que la hayas definido).
¿DESEAS UTILIZAR EL SURTIDO DE PRODUCTOS?
En esta opción eliges si desea utilizar un surtido de productos que ya esté registrado en el sistema. Está disponible para los tipos de envío de tareas Todos los PDVs seleccionados, Todos los itinerarios y Todos los PDVs con itinerario.
Si eliges no utilizar el surtido, se abrirá una nueva sección en la página, en donde podrás elegir los ítems (productos) que quieres vincular a la tarea.
Esta sección muestra la lista de ítems que conforman la encuesta. Si el objetivo del Formulario de esta tarea está relacionado a productos, líneas, marcas, categorías o supercategorías, deberás seleccionar los ítems en la parte inferior de la pantalla. Involves Stage creará tareas para los ítems que selecciones Si el objetivo del Formulario de esta tarea es Independiente de productos, el sistema no mostrará esta tabla.
En esta pestaña se envían las tareas a los destinatarios, que son el público objetivo de las programaciones, y pueden ser tanto empleados como puntos de venta. La lista de destinatarios se define en la configuración del formulario, en el campo Relacionado al punto de venta, recordando que:
- Si está seleccionado, los destinatarios serán los puntos de venta.
Si una programación se destina a un PDV, la información recolectada durante la visita quedará vinculada al punto de venta, sin importar cuál empleado responda la tarea. Ese es el escenario más común.
- Si no está seleccionado, los destinatarios serán los empleados.
Cuando la programación se destina al empleado es porque se desea obtener información sobre su rutina, como por ejemplo tareas para informar gastos de desplazamiento. En estos casos, el objetivo del formulario debe ser marcado como Otro —información determinada en las configuraciones del formulario.
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¡Atención! Si marcaste el modo de envío como de la tarea con Itinerarios seleccionados, tendrás que seleccionar como destinatario el itinerario específico. Es decir, debes seleccionar el PDV y el empleado al mismo tiempo. |
No importa si los destinatarios son empleados o PDVs, de todos modos podrás seleccionarlos de dos maneras, separados por pestañas dentro de la página. Por selección manual, todos los empleados y puntos de venta listados estarán habilitados para seleccionarlos. Por selección bajo condiciones, existe la posibilidad de filtrar los puntos de venta en condiciones específicas.
Puedes copiar los destinatarios de otra programación. Solo tienes que hacer clic en el enlace Copiar destinatarios al lado de las opciones de selección.
Para incluirlos, solo tienes que seleccionar el punto de venta o empleado habilitando la casilla de verificación al lado del nombre. En este tipo de selección, puedes utilizar los filtros para listar a los destinatarios:
- Nombre
- Macrorregional
- Regional
- Cadena
- Red
- Tipo de PDV
- Perfil del PDV
- Canal del PDV
Esta selección te permite aplicar varios filtros. Supongamos que tienes que enviar una tarea a los PDVs de las cadenas X y Y. Para tal, selecciona el filtro de la cadena X y realiza la búsqueda. Selecciona los puntos de venta de esta cadena que van a recibir la programación y luego filtra la otra cadena y, con el resultado de la búsqueda, selecciona los PDVs.
Durante la selección, se exhibe un contador que muestra cuántos destinatarios están seleccionados hasta el momento. Después de seleccionarlos, adicionalmente habrá tres filtros que modifican el modo de exhibición del listado: El botón Todos los ítems muestra la lista general de destinatarios, el botón Solo los seleccionados muestra los que ya están marcados y el botón Ítems no seleccionados muestra los que no fueron marcados.
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Nota En este tipo de selección, la inserción de los destinatarios solo se produce una vez. Si tienes que insertar uno o más destinatarios, es necesario realizar la inclusión de modo manual. |
Este tipo de selección es muy similar a la primera, sin embargo la principal diferencia es la creación de condiciones de selección que se aplican incluso después haber creado la tarea. Es decir, en caso de que se incluyan nuevos puntos de venta en la operación después de la programación, estos se integrarán automáticamente a la lista de destinatarios.
Los formularios de condiciones presentes en la página funcionan como filtros de búsqueda:
- Macrorregional
- Regional
- Cadena
- Red
- Tipo de PDV
- Perfil de punto de venta
- Canal del PDV
En este tipo de selección, solo puedes escoger un filtro a la vez. Por ejemplo: solo podrás filtrar una cadena, y todos los PDVs que forman parte de esta cadena recibirán la programación. Si tienes que enviar la programación a otra cadena diferente, deberás crear una nueva programación.
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Nota En este tipo de selección no es posible seleccionar dos parámetros diferentes dentro de la misma condición. O sea, es posible seleccionar solamente un ítem en cada filtro. Después de aplicar el filtro, el resultado será el cruce de toda la información. Con cada condición que utilices, estarás delimitando el resultado de los PDVs o empleados que van a recibir la programación. |
CONFIRMACIÓN DE LA PROGRAMACIÓN
El tercer paso en la configuración de la programación de tareas es el Resumen de programación, para que pueda visualizar los ajustes que ha seleccionado previamente y confirmar que todo va según lo previsto.
En esta pantalla puede ver:
- El formulario seleccionado y su finalidad, como por ejemplo: Línea de producto
- Cómo se enviarán las tareas y cuántos TPV se han seleccionado
- Con qué frecuencia se enviarán estas tarea
- La previsión de tareas que se recibirán en el próximo envío
- Fecha límite de respuesta al siguiente envío
- Empleados de baja sin sustituto
- PDV seleccionados sin responsable
VER INFORMACIÓN
Haciendo clic en la opción 'Ver información', podrá comprobar los nombres de los empleados de baja y también los nombres de los TPV sin responsable. En la columna "Acceso", se le redirigirá a la pantalla de vacaciones o de rutas, para que pueda realizar los ajustes necesarios.
IMPORTANTE: La opción "Ver información" sólo está disponible hasta 30.000 PDV's, por encima de 30.000 sólo se puede exportar.
EXPORTAR
Esta opción le permite acceder a un archivo con todos los datos de la tabla, facilitando realizar ajustes o compartir información con otros sectores.
Después de la creación y configuración de la programación, el sistema enviará las tareas de acuerdo con las definiciones que hayan elegido en esta primera etapa.
Para aprender más sobre programación de tareas, consulte estos artículos:
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