Registro de tareas programadas

APLICACIÓN: Las tareas forman parte de las actividades que el empleado de campo desempeña en el punto de venta; las tareas se relacionan directamente con los formularios de encuesta. Después de que configures los formularios, lo siguiente que tienes que hacer es programarlos para que sean enviados al equipo en forma de tareas. PRERREQUISITO: Configuración de formularios, Programación de tareas.

 

Las programaciones de tareas tienen una frecuencia definida y el sistema puede repetirlas de forma automática. Por ejemplo, si tu operación prevé tareas semanales de encuestas de precios de los productos A, B y C en las redes X, Y y Z, la programación es la opción ideal para que el proceso se repita automáticamente a cada semana.

La programación de tareas comienza en la plataforma Web de Involves Stage a través de la ruta: Menú > Encuestas > Programación de tareas. En esta página puedes visualizar todas las programaciones ya están configuradas en el sistema.

 

 

Para programar una tarea nueva, haz clic en el botón Nuevo en la esquina inferior derecha de la pantalla. En la páginaProgramación de tarea encontrarás dos pestañas; en la primera registras los datos de la programación y, en la segunda, las personas que recibirán la tarea.

Conoce a continuación las particularidades de todos los campos que debes llenar en estas páginas y las relaciones que existen entre ellos. Recuerda que algunos campos estarán activados o desactivados según el tipo de envío y el formulario elegido. Además, todos los campos que tienen asterisco (*) son obligatorios.

 

PROGRAMACIÓN DE TAREA

 

STATUS DE LA PROGRAMACIÓN

Puedes mantener una tarea como activa o inactiva en el sistema, evitando que esta sea excluida y garantizando que no se pierda ningún dato. Sin embargo, para que el empleado de campo la pueda ver, la tarea debe estar Activa.

 

¿CUÁL ES EL FORMULARIO?

En este campo tienes que seleccionar el formulario base de la tarea. Este campo define la información que estará disponible en la sección Ítems de la encuesta.

• Recuerda cómo configurar un formulario de encuesta

 

¿QUÉ PERFILES DE ACCESO PUEDEN RESPONDER?

En este campo indicas cuáles son los perfiles de acceso responsables por responder la tarea. La lista que ves en pantalla contiene solamente los perfiles seleccionados durante la creación del formulario.

 

¿PERMITE SELECCIONAR ÍTEMS?

Cuando esta opción está seleccionada, permite que el empleado de campo elija los Ítems de la encuesta que va a responder en la tarea dentro del objetivo del formulario y dentro de los ítems que el back office marque justo abajo.

Un ejemplo en donde esto se puede aplicar son pequeñas tiendas de venta al por menor que no tienen un surtido de productos bien definido. Muchas veces, es posible que el back office no sepa exactamente cuáles son los productos trabajados en la tienda de barrio. Así que, en este caso, si se permite la selección de ítems el promotor puede elegir solamente los productos que estén en la tienda.

 

NOMBRE DE LA PROGRAMACIÓN

En este campo defines el nombre de la programación. Utiliza títulos sencillos y de fácil comprensión, pues será a través de estos títulos que el equipo de campo va a identificar la tarea en la aplicación.

 

GRUPOS DE TAREAS

Involves Stage te permite agrupar las tareas para facilitar la organización dentro de la aplicación. A diferencia de Informar, las programaciones de tarea no tienen una opción de flujo. Los grupos funcionan como carpetas que agrupan tareas que tengan alguna semejanza. En el campo grupos de tareas, por lo tanto, simplemente tienes que elegir el grupo al que va a pertenecer la programación. Si no deseas agruparlas, deja este campo en blanco.

• Aprende a crear un grupo de tareas

 

ENVIAR TAREAS A

En este campo eliges el destinatario de la tarea, que puede ser:

• Todos los PDVs seleccionados: Las encuestas se envían a todos los puntos de venta seleccionados en la pestaña Destinatario de las tareas, incluso los que no están en ningún itinerario. Si a un empleado se le asigna un PDV que ya tiene tareas, este empleado también recibirá la encuesta.
  
  
• Todos los itinerarios: La encuesta se envía a los puntos de venta que hayan sido incluidos en el itinerario de uno o más empleados, incluso a los PDVs que estén en más de un itinerario. Es decir, si dos empleados atienden el mismo punto de venta, ambos recibirán la encuesta. Este es el único formato de programación que permite la combinación con la programación móvil. 
  
  
• Solo PDVs con itinerario: Las encuestas serán enviadas solamente a los puntos de venta que estén en el itinerario de por lo menos un empleado. Si dos o más personas tienen el punto de venta en sus itinerarios, el sistema elige al azar a solo una para que realice la tarea.
  
  
• Itinerarios seleccionados: Es similar al envío para todos los itinerarios. Sin embargo, los destinatarios de las tareas no van a ser los puntos de venta, sino el itinerario exacto del empleado. Es decir, no se elige la frecuencia del envío, sino los días específicos para enviar la tarea.
  
  
• Todos los PDVs en el itinerario del empleado: La tarea es enviada apenas una vez a cada punto de venta que haya sido incluido en el itinerario de uno o más empleados, siguiendo la frecuencia determinada. Por ejemplo, en una frecuencia semanal, si un empleado visita el mismo PDV más de una vez, este recibirá la tarea en la primera visita. Si dos empleados visitan la misma tienda en el mismo periodo, la tarea se le asignará a ambos.

 

El tipo de envío de tarea también modifica la lista de Destinatarios de las tareas.

• Entiende el flujo de registro según el tipo de envío de la tarea

 

¿PROGRAMACIÓN MÓVIL?

Este campo se activa cuando el tipo de envío de la tarea Todos los itinerarios está seleccionado. Si se habilita este campo, el empleado puede buscar un punto de venta en la aplicación e incluirlo en su itinerario. Al hacer check-in (si el formulario lo exige), el empleado podrá responder la tarea.

 

FECHA DE INICIO

En este campo seleccionas la fecha a partir de la cual la programación estará disponible en el sistema. Estará disponible para que los empleados en campo realicen la ejecución siguiendo la fecha de inicio y la información del campo frecuencia de envío.

También puedes programar tareas a largo plazo: puede que en enero ya haya programaciones de tareas para junio, por ejemplo. El procesamiento de la programación de tareas se realiza a las 12:30 a.m. del día siguiente en los servidores de Involves Stage. Por lo tanto, si deseas crear una tarea para el mismo día, utiliza tareas sueltas.

 

¡Atención! Para tareas diarias, el día que pongas será el mismo día de la generación de la tarea. Cuando hablemos sobre frecuencia podrás entenderlo mejor. Para tareas quincenales, semanales o mensuales, la generación de la tarea también va a depender de lo que coloques en la frecuencia de envío y del día de la semana o del mes seleccionados en el campo que aparece justo después —ya lo veremos más abajo.

 

FECHA FINAL

La fecha final determina el fin del periodo de envío de la tarea a sus destinos finales, y se utiliza principalmente para las campañas estacionales. Por ejemplo, antes del día de San Valentín, tu empresa decide trabajar con un material de merchandising específico que debe ser verificado por el equipo de campo. Esa acción termina el 15 de febrero y solo se repetirá el próximo año. En este caso, debes incluir la fecha final.

Si tu operación prevé la tarea a largo plazo o sin previsión de conclusión, puedes dejarla en blanco, de esa manera se continuará repitiendo de acuerdo con el ciclo que se establezca (mensual, semanal, quincenal).

Este campo determinará el día en el que la programación dejará de repetirse. Presta mucha atención para no confundir la fecha final con el plazo para responder la tarea. Si programas una tarea para que comience el 1 de febrero y termine el 13 del mismo mes, pero determinas que el plazo para responder sea de 15 días, la tarea continuará disponible incluso después de la fecha final.

 

¿CUÁL ES LA FRECUENCIA DE ENVÍO DE LAS TAREAS?

En este campo defines el ciclo de envío de la tarea. Puedes elegir si la frecuencia va a ser Diaria, Semanal, Quincenal o Mensual.

Si eliges que la frecuencia del formulario sea Diaria, la tarea se enviará todos los días de la semana, incluyendo fines de semana y días festivos. Por lo tanto, este campo está relacionado con el tipo de envío, ya que si se envía atodos los itinerarios o a todos los PDVs con itinerarios, tendrás que verificar si los itinerarios de los empleados fueron creados teniendo en cuenta los fines de semana, festivos y posibles ausencias, así te asegurarás de que la tarea pueda ser realizada.

 

Nota En caso de que la tarea sea generada para un empleado que esté ausente en la fecha de la tarea, la tarea será asignada a esta persona en el momento en que realice check-in en el punto de venta.

 

DÍA DE LA SEMANA/MES

Los campos Día de la semana y Día del mes aparecen en la página según la frecuencia. Si es un día de la semana, las opciones son de lunes a domingo. Si eliges la frecuencia mensual, se abrirá una lista con los días del mes.

 

Nota La fecha de inicio de la programación se determinará mediante la información introducida en los campos Fecha de inicio, Frecuencia y Día de la semana/mes. El sistema realizará el cálculo en tiempo real y esa información quedará visible arriba de la barra de Status de la programación.

 

PLAZO DE RESPUESTA

El plazo para responder la tarea es el número de días que estará disponible para que el empleado pueda responderla. Si no se responde dentro del plazo, la tarea expirará y ya no aparecerá en la App. El plazo comienza a partir del momento en que el sistema crea y envía la tarea a la aplicación.

Para poner un ejemplo, imagínate el siguiente escenario: Estás registrando una tarea con una frecuencia de envío semanal, con la creación de la tarea el lunes y con fecha de inicio el 1 de febrero. Sin embargo, el día en el que la estás registrando es un jueves. Por lo tanto, el plazo para responderla comienza a contar a partir del 5 de febrero, el primer lunes después de la fecha de inicio de la tarea.

Para tareas diarias, te recomendamos colocar un plazo de solo 1 día. Si eliges un plazo de 7 días para una tarea diaria, el sistema seguirá generando la tarea todos los días, incluso si ya ha sido respondida. Este plazo será válido incluso después de la fecha final (en caso de que la hayas definido).

 

¿DESEAS UTILIZAR EL SURTIDO DE PRODUCTOS?

En esta opción eliges si desea utilizar un surtido de productos que ya esté registrado en el sistema. Está disponible para los tipos de envío de tareas Todos los PDVs seleccionados, Todos los itinerarios y Todos los PDVs con itinerario.

Si eliges no utilizar el surtido, se abrirá una nueva sección en la página, en donde podrás elegir los ítems (productos) que quieres vincular a la tarea.

 

ÍTEMS DE LA ENCUESTA

 

Esta sección muestra la lista de ítems que conforman la encuesta. Si el objetivo del Formulario de esta tarea está relacionado a productos, líneas, marcas, categorías o supercategorías, deberás seleccionar los ítems en la parte inferior de la pantalla. Involves Stage creará tareas para los ítems que selecciones Si el objetivo del Formulario de esta tarea es Independiente de productos, el sistema no mostrará esta tabla.

 

QUIÉN RECIBIRÁ LA TAREA

 

 

En esta pestaña se envían las tareas a los destinatarios, que son el público objetivo de las programaciones, y pueden ser tanto empleados como puntos de venta. La lista de destinatarios se define en la configuración del formulario, en el campo Relacionado al punto de venta, recordando que:

• Si está seleccionado, los destinatarios serán los puntos de venta.

Si una programación se destina a un PDV, la información recolectada durante la visita quedará vinculada al punto de venta, sin importar cuál empleado responda la tarea. Ese es el escenario más común.

• Si no está seleccionado, los destinatarios serán los empleados.

Cuando la programación se destina al empleado es porque se desea obtener información sobre su rutina, como por ejemplo tareas para informar gastos de desplazamiento. En estos casos, el objetivo del formulario debe ser marcado como Otro —información determinada en las configuraciones del formulario.

 

¡Atención! Si marcaste el modo de envío como de la tarea con Itinerarios seleccionados, tendrás que seleccionar como destinatario el itinerario específico. Es decir, debes seleccionar el PDV y el empleado al mismo tiempo.

 

No importa si los destinatarios son empleados o PDVs, de todos modos podrás seleccionarlos de dos maneras, separados por pestañas dentro de la página. Por selección manual, todos los empleados y puntos de venta listados estarán habilitados para seleccionarlos. Por selección bajo condiciones, existe la posibilidad de filtrar los puntos de venta en condiciones específicas.

 

COPIAR DESTINATARIOS

Puedes copiar los destinatarios de otra programación. Solo tienes que hacer clic en el enlace Copiar destinatarios al lado de las opciones de selección.

• Aprende a copiar los destinatarios de otra programación

 

SELECCIÓN MANUAL

 

 

Para incluirlos, solo tienes que seleccionar el punto de venta o empleado habilitando la casilla de verificación al lado del nombre. En este tipo de selección, puedes utilizar los filtros para listar a los destinatarios:

• Nombre
• Macrorregional
• Regional
• Cadena
• Red
• Tipo de PDV
• Perfil del PDV
• Canal del PDV

Esta selección te permite aplicar varios filtros. Supongamos que tienes que enviar una tarea a los PDVs de las cadenas X y Y. Para tal, selecciona el filtro de la cadena X y realiza la búsqueda. Selecciona los puntos de venta de esta cadena que van a recibir la programación y luego filtra la otra cadena y, con el resultado de la búsqueda, selecciona los PDVs. 

Durante la selección, se exhibe un contador que muestra cuántos destinatarios están seleccionados hasta el momento. Después de seleccionarlos, adicionalmente habrá tres filtros que modifican el modo de exhibición del listado: El botón Todos los ítems muestra la lista general de destinatarios, el botón Solo los seleccionados muestra los que ya están marcados y el botón Ítems no seleccionados muestra los que no fueron marcados.

 

Nota En este tipo de selección, la inserción de los destinatarios solo se produce una vez. Si tienes que insertar uno o más destinatarios, es necesario realizar la inclusión de modo manual.

 

SELECCIÓN BAJO CONDICIONES

 

 

Este tipo de selección es muy similar a la primera, sin embargo la principal diferencia es la creación de condiciones de selección que se aplican incluso después haber creado la tarea. Es decir, en caso de que se incluyan nuevos puntos de venta en la operación después de la programación, estos se integrarán automáticamente a la lista de destinatarios.

Los formularios de condiciones presentes en la página funcionan como filtros de búsqueda:

• Macrorregional
• Regional
• Cadena
• Red
• Tipo de PDV
• Perfil de punto de venta
• Canal del PDV

 

En este tipo de selección, solo puedes escoger un filtro a la vez. Por ejemplo: solo podrás filtrar una cadena, y todos los PDVs que forman parte de esta cadena recibirán la programación. Si tienes que enviar la programación a otra cadena diferente, deberás crear una nueva programación.

 

Nota En este tipo de selección no es posible seleccionar dos parámetros diferentes dentro de la misma condición. O sea, es posible seleccionar solamente un ítem en cada filtro. Después de aplicar el filtro, el resultado será el cruce de toda la información. Con cada condición que utilices, estarás delimitando el resultado de los PDVs o empleados que van a recibir la programación.