Concepto de formularios

En la rutina de los equipos de campo los formularios no son ninguna novedad, ya que estos profesionales están acostumbrados a llenar a mano diversos formularios de papel. Con Involves Stage, realizar encuestas se vuelve mucho más fácil y práctico, ya que la información es enviada y registrada en el sistema en pocos pasos a través de la aplicación instalada en el celular. Esto significa que el equipo de back office cuenta con un acceso rápido y centralizado a tu operación en campo, todo en tiempo real.

Los formularios son grupos de preguntas que van a ser respondidas por el equipo de campo, lo que va generando una base de datos para la posterior extracción de informes. Toda la información que desees extraer de tu operación en campo deberá estar en formularios.

La información que debe ser respondida en los formularios la determina el equipo de back office en la versión web de Involves Stage. Puedes personalizar cada encuesta según la realidad de cada empresa, configurándose como un paso importante del proyecto de tu operación, ya que exige un conocimiento de tu negocio y de los procesos realizados por el equipo de campo.

En los formularios puedes crear diversos campos para completarlos en varios formatos, definir el orden de los campos y la dependencia entre ellos, además de poder agregar reglas de validación y otras opciones. Los campos están divididos entre campos para instrucciones y para respuestas:

Campos para instrucción:

• Texto descriptivo
• Imagen ilustrativa 
• Planograma

Campos para respuestas:

• Texto
• Lista de alternativas
• Respuesta única
• Casilla de verificación
• Número entero
• Número decimal
• Foto
• Fecha
• Hora
• Código de barras

Puedes crear formularios de los más diversos tipos. Entre los más comunes se encuentran:

• Acciones de la competencia
• Fotos de antes y después
• Encuestas de precios
• Quiebres o agotados
• Gastos de desplazamiento
• Información de productos
• Share de góndola o participación en anaquel
• Material POP o de merchandising

Los formularios de encuestas en Involves Stage se relacionan con dos conceptos: Tareas e Informes. Cuando construyas un formulario debes definir si va a hacer parte de un proceso de programación de tareas, en el cual el empleado responde una encuesta que fue específicamente programada para él, o si hace parte del menú Informar, para el envío proactivo de información por parte de los empleados en campo.

INFORMAR

Informar es la acción proactiva del equipo de campo para enviar información sobre los puntos de venta. En general, se envían acciones al equipo de back office que no estaban previstas o información relevante sobre los PDVs. Esta acción parte del equipo de campo hacia la empresa y se puede realizar por medio del menú Informar de las aplicaciones de Involves Stage.

Por ejemplo, al encontrar una acción de la competencia, el empleado puede informarlo por la aplicación y tomar una fotografía de la acción para adjuntarla y complementar la información. Otras situaciones que también pueden ser informadas incluyen: daños en el producto o en el expositor, quiebres o agotados, fecha de vencimiento de productos, etc.

TAREAS

Las tareas son actividades de rutina en las que el equipo de back office define la frecuencia de envío para el equipo de campo, si es diaria, semanal o a cuatrisemanal (a cada 4 semanas o 28 días). Al crear una programación de tareas, el sistema la envía automáticamente a la aplicación del empleado. Esta acción parte de la empresa hacia el equipo de campo.

En la programación de tareas, la empresa programa cuáles formularios deben ser respondidos en determinados puntos de venta. Los empleados reciben las tareas y tienen un plazo para responderlas, siguiendo un orden de prioridades definidas por la operación.

Por ejemplo, las tareas son usadas para realizar encuestas de precios de productos semanalmente, envío de información sobre el número de cajas abiertas diariamente, envío de fotos de antes y después de la organización de la góndola, entre otros.

La programación de las tareas no se hace en el menú de formularios, sino en el menú Programación de tareas.

MODELOS DE PREGUNTAS

Los formularios en Involves Stage poseen una funcionalidad llamada Modelos de preguntas, un repositorio de todas las preguntas registradas en el sistema. Con estos modelos es posible encontrar preguntas que tengan el mismo formato y la misma referencia, es decir, la estructura de productos con la que se relaciona el formulario. Al editar una pregunta que ya haya sido registrada anteriormente, la información es alterada en todos los formularios en los que se haya usado.

PRÓXIMOS PASOS

Después de entender el concepto de formularios en Involves Stage, estás listo para comenzar a crear y configurar los formularios de tu operación y para programar las tareas de tu equipo. Obtén más información en los artículos:

• Configurar formulario
• Construir cuestionario
• Validación de respuestas
• Dependencia entre campos
• Programación de tareas