Registro manual de empleados

APLICACIÓN: El registro de empleados es fundamental para el funcionamiento de Involves Stage. El registro en el sistema es una de las primeras configuraciones que se debe realizar en el momento de la implantación. Los empleados registrados serán distribuidos en regionales; los que pertenezcan al equipo de campo recibirán los itinerarios y tareas. PRERREQUISITO: Registro de macrorregionales y regionales, Registro de perfiles de acceso, Permisos del perfil de acceso.

 

El registro de los empleados en Involves Stage puede realizarse de dos maneras: por medio de la importación de la información o de forma manual, incluyéndolos uno a uno en el sistema. La elección entre una u otra manera dependerá de la necesidad de su operación.

El registro manual es recomendado para incluir un número pequeño de nuevos usuarios o para editar empleados que ya hayan sido registrados.

 

El registro manual de un empleado se hace en la web en Involves Stage siguiendo esta ruta:

Menú > Empleados > Empleados

 

 

La página se divide en cuatro pestañas, lugar en el que además de registrar datos importantes de la operación del empleado, es posible registrar informaciones que estarán disponibles para otras áreas de la empresa, como Recursos Humanos. Para crear un registro nuevo, haz clic en el botón Nuevo en la esquina inferior derecha de la página, y recorre las pestañas:

 

 

DATOS GENERALES

• En esta pestaña, deja el Status del empleado como Activo;
• En Datos de acceso, completa la información que influye en el uso del sistema;
• En Datos del empleado, completa los datos de identificación del empleado;
• En Dirección del empleado, completa los datos y también la georreferencia de su residencia.

 

DATOS ADICIONALES

• En Datos diversos, incluye los datos personales del empleado;
• En Materiales entregados, podrás incluir la información sobre los equipos que le fueron cedidos;
• En Datos de remuneración, podrás incluir los datos utilizados por el área de Recursos Humanos de la empresa;
• En RUT (mín. 11 dígitos), incluye el número de documento del empleado en caso de que utilice integración de control de horario en el formato AFD.

 

DOCUMENTOS DEL EMPLEADO

En esta pestaña podrás adjuntar documentos que complementen el registro del empleado, como por ejemplo documento de identificación, registro civil. 

 

CONFIGURAR FILTROS

Por último, en esta pestaña podrás elegir si el empleado va a atender apenas a ciertas cadenas o a todas. Si la opción que se quiere seleccionar es todas, bastará con elegir la opción Todas las cadenas. Si no se elige, la página abre una lista con las cadenas registradas en el sistema para asociarlas al nuevo empleado.

 

En el registro de un nuevo empleado, hay algunos campos obligatorios, identificados con un (*). Sin embargo, completar las demás informaciones aumenta aún más el potencial de tu operación. Entre más datos se incluyan sobre cada empleado, habrá más opciones para extraer futuros informes. Conoce las especificaciones de algunos de estos datos:

 

STATUS DEL EMPLEADO

Sin embargo, para que a un empleado se le puedan asignar itinerarios y tareas, su status deberá estar activo en el sistema. Un empleado se deberá dejar como inactivo solamente cuando este no forme más parte de la operación. En lugar de excluirlo, Involves Stage permite que su status sea modificado. De esa manera, su empresa no perderá ningún dato.

 

NOMBRE

El nombre del empleado debe ser único en el sistema. Por ejemplo, si en tu plantilla de empleados hay dos personas llamadas Andrés Rodríguez, escribe sus nombres completos, con un límite de hasta 100 caracteres. 

 

USUARIO

El nombre de usuario será utilizado por el empleado como credencial de acceso en la web y en las aplicaciones de Involves Stage. El empleado también deberá tener un registro único y tiene un número mínimo de cinco (5) caracteres. Este nombre de usuario tiene que ser fácil de recordar y escribir, evitando espacios y caracteres especiales, tales como asteriscos y letras con tildes. 

 

CONTRASEÑA

La contraseña se puede definir de dos formas: manualmente, escribiendo en el campo una contraseña de hasta seis (6) caracteres, o activando la opción Generar contraseña aleatoria. El sistema enviará una contraseña directamente al e-mail del empleado. Involves Stage distingue el uso de mayúsculas y minúsculas, razón por la cual deberías definir un patrón para facilitar la digitación de la contraseña. 

 

E-MAIL

El e-mail es un campo obligatorio en el registro, escribirlo correctamente es particularmente imprescindible si se activa la opción Generar contraseña aleatoria . El e-mail registrado también se utilizará para el envío de informes de operación y para recuperar contraseñas.

 

El empleado nuevo recibirá sus credenciales de acceso al sistema por e-mail, con el nombre de usuario registrado y la contraseña generada automáticamente por el sistema.

 

IDIOMA

La elección del idioma influye en la manera como el usuario interactúa con Involves Stage. Involves Stage está disponible en español, inglés y portugués.

 

ZONA HORARIA

La zona horaria debe ser seleccionada correctamente, pues este influye directamente en los informes del equipo de campo, que muestran la hora actual del lugar en el que se encuentra el empleado. En este campo debes escoger el horario que corresponda a su ciudad siguiendo la notación estándar GMT.

 

PERFIL DE ACCESO

En este campo se elige el perfil de acceso del empleado, previamente definido en el sistema.

 

REGIONALES

En este campo debes asociar el empleado a la regional en la cual se va a desempeñar. Recuerda que las regionales ya deben estar registradas en el sistema en esta etapa y que es posible asociarlo a más de una regional.

 

JORNADA DE TRABAJO

En este campo eliges la Jornada de trabajo del empleado, previamente registrada en el sistema.

 

EQUIPO DE CAMPO

Este campo define si el empleado formará parte del equipo de campo de tu operación. Si sí, deberás permitir el acceso a la aplicación, definido en el campo Acceso móvil. Además, al habilitar este campo,  estarás usando una de tus licencias de Involves Stage.

 

ACCESO MÓVIL

Este campo define si el empleado podrá interactuar con el sistema a través de las aplicaciones de Involves Stage. Si en el campo anterior se dejó sí, este también deberá estar seleccionado como sí.

 

SUPERIOR

También es posible asociar un superior directo a cada empleado. Se presentarán las opciones disponibles de acuerdo con los perfiles de acceso que se registraron previamente en el sistema. 

 

DISPOSITIVO MÓVIL

De forma predeterminada, tu equipo puede acceder a la aplicación en solamente un dispositivo. Por esa razón, el campo Dispositivo móvil registra el modelo de smartphone o tablet que el empleado esté utilizando. Este se habilita solamente cuando está marcado como Equipo de campo y después de iniciar sesión la primera vez en la aplicación.

En el momento del registro el campo no va a aparecer, apenas cuando esté editando los datos del empleado. A su lado se encuentra la opción Desvincular, al hacerle clic, desconectará automáticamente al empleado de la aplicación y habilita el acceso desde un nuevo dispositivo. Deberás hacer este procedimiento cada vez que el empleado acceda a la aplicación desde un nuevo smartphone.

 

  

FILTRAR POR

Involves Stage permite que los perfiles de acceso de nivel jerárquico superior reciban informes parciales de la operación del equipo de campo por e-mail. Al habilitar la opción Recibir e-mail de operación parcial, el campo Filtrar por quedará habilitado para elegir entre Regionales - para recibir informaciones de todas las regionales a las que está relacionado; o Superior - para recibir información sobre sus empleados subordinados.

 

Núm. de Identificación del Empleado

Incluir el Núm. de Identificación del Empleado es opcional. Este campo permite cualquier tipo de caracter. El campo acepta espacios, puntos y guiones.

 

FOTO

Involves Stage permite incluir una foto de los usuarios. Es posible cargarla a través de la aplicación y también en el momento del registro.

 

GEORREFERENCIACIÓN

La dirección del empleado no es una información obligatoria, pero es fundamental si se desea que el sistema procese su georreferencia. Esta opción permite la creación de itinerarios inteligentes a partir de la cercanía geográfica entre los puntos de venta, teniendo como punto de partida la dirección del empleado.

 

 

Nota Al guardar el registro de un nuevo empleado, aparecerá la ventana emergente Contratación del empleado . Aquí es posible seleccionar la fecha de admisión del nuevo usuario, y es posible generar hasta tres alertas en los casos que haya contrataciones temporales o períodos de prueba. Si no conoces la fecha de contratación exacta, introduce la fecha de registro.