Dudas frecuentes: Empleados

¿Cuál es tu duda?

• Despedir empleado
• ¿Cómo contratar nuevamente a un empleado?
• Inactivar empleado
• Eliminar empleado
• Usuario de prueba
• Usuario Administrador
• Desvincular dispositivos en masa
• ¿Qué sucede cuando cambio el perfil de acceso de un empleado?
• ¿Es posible eliminar permisos en masa?
• ¿Cuál es la diferencia entre ID de empleado y ID de empleado de unidad?

Despedir empleado

La acción de despedir inactiva el registro del colaborador y guarda la fecha de la acción y el usuario que la realizó. Cuando un colaborador ya no forma parte de tu equipo, es necesario desactivar su perfil en el sistema. Para hacerlo, sigue estos pasos:

1. Accede a Menú > Empleado en Involves Stage Web.
2. Selecciona al colaborador en la lista y haz clic en Editar.
3. En la pantalla de Datos de acceso, haz clic en el botón Despedir en la esquina inferior derecha de la pantalla.

Los datos del colaborador permanecerán en el sistema para consulta e historial, como las tareas realizadas. Para ver los colaboradores que ya no están activos, selecciona el filtro Solo despedidos en la pantalla de Empleados.

¿Cómo contratar nuevamente a un empleado?

Si un empleado fue despedido y desea volver a contratarlo, simplemente seleccione la opción
¿Solo los despedidos? en la pantalla de Empleados. De esta manera, podrá localizar el registro original del empleado al buscarlo en el sistema y reactivarlo.

Inactivar Empleado 

La opción inactivar empleado es recomendable cuando un usuario no debe recibir itinerarios o tareas. El colaborador con estado inactivo sigue registrado sin perder ningún dato y no será listado en las funcionalidades de Involves Stage. Para realizar esta acción, sigue los pasos a continuación:

1. Accede a Menú > Empleado en Involves Stage Web.
2. Selecciona al colaborador en la lista y haz clic en Editar.
3. En la pantalla de Datos de acceso, cambia el Estado del Empleado  a Inactivo.
4. Después de esta acción, haz clic en el botón Guardar en la esquina inferior derecha de la pantalla.

El nombre del colaborador con estado inactivo aparecerá en la lista de colaboradores, y puedes filtrar solo los inactivos usando el filtro Estado en la pantalla de Empleados.

Diferencia entre despedir e inactivar

Al despedir a un colaborador en Involves Stage, otra persona puede asumir sus rutas. Esta función permite a los líderes tener un control del historial de contratación del colaborador.

Al inactivar un empleado, la opción de asumir sus rutas no estará disponible, y los datos del colaborador permanecerán en el sistema para consulta e historial, como las tareas realizadas.

Eliminar empleado

Eliminar un colaborador en Involves Stage es una acción permanente. Al eliminar un colaborador, se borran el registro y todos los datos asociados, como rutas, visitas e investigaciones. Solo el usuario con permiso de Administrador puede eliminar colaboradores en Involves Stage.

Para realizar esta acción, sigue estos pasos:

1. Accede a Menú > Empleados en Involves Stage Web.
2. Selecciona al colaborador en la lista y haz clic en Editar.
3. En la pantalla de Datos de acceso, haz clic en el botón Eliminar en la esquina inferior derecha de la pantalla.

Usuario de Prueba

El Usuario de Prueba es un colaborador que no cuenta en el número de licencias contratadas. Sus características son:

• Cada entorno puede tener solo un usuario de prueba.
• No aparece en los informes de visitas del panel.
• Se puede usar para probar rutas y tareas, así como en demostraciones comerciales.
• Solo recibe tareas de agenda móvil o encuestas individuales.

Para crear un usuario de prueba:

1. Registra un nuevo colaborador con Acceso móvil y Equipo de campo en No para que no consuma licencias.
2. Abre un ticket para el equipo de soporte, indicando el nombre del colaborador, para habilitarlo como Usuario de Prueba.

¿Por qué no aparece mi usuario de prueba en la Programación de tareas?

Asegúrate de que la agenda esté configurada para Enviar Tareas para Todas los itinerarios con el campo Programación móvil: Sí. El usuario de prueba solo recibe tareas individuales o de agenda móvil.

Usuario Administrador

El Usuario Administrador tiene acceso a las funcionalidades Menú Avanzado, Perfiles de acceso y Administración de licencias. Se recomienda que esta función esté habilitada solo para los líderes del proyecto en la organización.

Para habilitar este usuario, registra al colaborador que tendrá este rol y abre un ticket para el equipo de soporte con el nombre de la persona. Esta acción habilita al usuario como Administrador, sin alterar su perfil de acceso.

Desvincular dispositivos en masa

Es posible desvincular varios dispositivos móviles de colaboradores de campo en la lista de colaboradores. Esta opción está disponible solo para el Usuario Administrador. Sigue estos pasos:

1. Selecciona los usuarios en la lista de Colaboradores.
2. Haz clic en Desvincular dispositivos móviles.
3. Una vez realizada la acción, los colaboradores deben iniciar sesión de nuevo, ya que sus aplicaciones se cerrarán automáticamente.

Si eres un usuario administrador y esta opción no está disponible, abre un ticket para que el equipo de soporte habilite esta función.

¿Qué sucede cuando cambio el perfil de acceso de un empleado?

Al cambiar el perfil de acceso de los colaboradores, el sistema puede desconectar al usuario para sincronizar las modificaciones. Por ello, se recomienda realizar esta acción fuera del horario laboral para minimizar el impacto en la operación.

Es importante saber que todos los colaboradores se desconectan automáticamente de Involves Stage Web durante la madrugada, independientemente de si se han realizado modificaciones o no.

¿Qué sucede cuando se elimina un registro de ausencia?

Al registrar una ausencia, el sistema no generará registros para el colaborador durante el período especificado, y su acceso a la aplicación estará bloqueado. Si se elimina la ausencia, los registros de dicho período no aparecerán. Para fines de reporte, se recomienda mantener activo a otro colaborador para realizar visitas durante la ausencia.

Además, no es posible agregar PDVs en rutas retroactivas para justificarlos vía web. Involves Stage no genera registros relacionados con investigaciones en PDVs asociados a colaboradores ausentes, ya que no tiene sentido generar información cuando el colaborador está inactivo.

¿Es posible eliminar permisos en masa?

Actualmente, las ausencias sólo se eliminan manualmente; no existe ningún proceso de eliminación masiva en Involves Stage.

¿Cuál es la diferencia entre ID de empleado y ID de empleado de unidad?

Actualmente hay dos niveles de almacenamiento de empleados en Involves Stage. El primer nivel es el login del usuario, que almacena la contraseña, el nombre y los datos del empleado. El segundo nivel representa la información específica del empleado para cada ambiente, como la información de las regionales.

Dado que en Involves Stage un empleado puede pertenecer a más de un ambiente, en la integración de la API se utiliza el UserUnitId para garantizar que los datos consultados de un empleado determinado se refieren a un único ambiente. Por otro lado, en la interfaz Web de Involves Stage es necesario introducir un entorno para realizar actividades, por lo que utilizamos el UserId en las importaciones y exportaciones.