Boas práticas para agendamento de tarefas

O agendamento de tarefas é um processo simples, porém, pode parecer confuso pois é nesta etapa em que vários cadastros do sistema convergem: Colaboradores, Pontos de Venda, Produtos, Roteiros e Formulários. Desta forma, o planejamento e desenho de sua operação é fundamental para o sucesso das tarefas agendadas.

Pensando em boas práticas de agendamento de tarefas e criação de formulários, foi criado um webinar repleto de dicas para você mandar bem com a aquipe de campo, ter mais facilidade na hora da extração de dados e realizar o agendamento correto para cada tipo de operação.

A seguir, veja como os diferentes cadastros do Involves Stage (Colaboradores, Pontos de Venda, Produtos, Roteiros e Formulários) se relacionam para o planejamento e o agendamento de tarefas:

No cadastro do colaborador, é importante observar os campos:

• Status do Colaborador, se marcado como Ativo.
• Perfil de Acesso, se indicado ao nível hierárquico que possa atender tarefas.
• Regionais, se cadastrado nas regionais onde pertencem os pontos de venda.
• Equipe de Campo e Acesso Mobile, se possuem permissão para acesso pelo aplicativo.

Em cadastro de pontos de venda e produtos, se a sua operação trabalha com mix de produtos, observe se o cadastro coincide com os itens de pesquisa que serão habilitados para seleção no agendamento da tarefa. Já no cadastro de roteiros, é preciso observar os tipos de roteiros cadastrados para cada colaborador, se periódico, semanal ou quadrissemanal.

Na configuração de formulários é importante observar os campos:

• Objetivo, que irá impactar a lista de itens de pesquisa para seleção no agendamento da tarefa. Ela só será gerada se as informações coincidirem.
• Origem do produto, pois se marcado como concorrente, os produtos da concorrência precisam já estar cadastrados no sistema. Se eles não estiverem, a tarefa não será gerada.
• Quem pode responder irá definir a listagem dos perfis de acesso disponíveis no agendamento.
• Relacionado ao PDV irá definir se a lista de itens de pesquisa será habilitada ou não no agendamento.

Já na página de Agendamento de Tarefas, alguns campos possuem particularidades no cadastro:

• Qual a frequência de envio das tarefas? Se a periodicidade do formulário for escolhida como Diária, a tarefa será enviada todos os dias da semana, inclusive nos finais de semana e feriados. Portanto este campo se relaciona com o tipo de envio da tarefa, pois se for enviado para todos os roteiros ou todos os PDVs com roteiros, é preciso ter o cuidado para que os colaboradores tenham seus roteiros cadastrados com atenção aos finais de semana, feriados e afastamentos, para que a tarefa não seja comprometida.
• Data de Término x Prazo de resposta: A data de término determina o fim do período de envio da tarefa para seus destinos. Já o prazo para resposta da tarefa é o número de dias em que ela estará disponível para o colaborador respondê-la.
• Formulário: O tipo de formulário escolhido irá determinar se o campo Itens de Pesquisa será habilitado. Lembre-se: nos objetivos da configuração do formulário é definido se ele está ligado ou não a produtos.

Checklist

Agora que você revisou as particularidades dos campos e como os cadastros do sistema se relacionam, abaixo estão quatro checklists com o passo a passo do preenchimento do cadastro de tarefas agendadas. Eles estão descritos conforme o tipo de envio das tarefas:

• Todos os PDVs selecionados
• Todos os Roteiros
• Somente PDVs com Roteiro
• Roteiros selecionados
• Cada PDV no Roteiro do Colaborador 

ENVIO PARA TODOS OS PDVS SELECIONADOS

Neste tipo, as pesquisas são enviadas para todos os pontos de venda selecionados na aba Quem receberá a tarefa, inclusive os que não estão em nenhum roteiro. Caso um colaborador assumir um PDV com tarefas, ele receberá a pesquisa.

Estas definições devem ser planejadas já na criação do formulário, relacionando-o ou não aos pontos de vendas. Se for relacionado, a tarefa será gerada para o ponto de venda. Se não, ela será gerada para o colaborador.

Para agendar uma tarefa que será enviada para todos os PDVs selecionados, siga o checklist:

1. Status do agendamento: Marque o status como ativo;
2. Nome do Agendamento: Escolha o nome da tarefa que aparecerá no aplicativo;
3. Grupos de Tarefas: Escolha um grupo de categoria de pesquisa, se houver;
4. Data de Início: Indique a data de início do agendamento, o período inicia sempre no próximo dia;
5. Data de Término: Se contínuo, deixe em branco;
6. Enviar Tarefas para: Selecione a opção Todos os PDVs selecionados;
7. Qual a frequência de envio das tarefas? Selecione a frequência que o agendamento se irá repetir:
   1. Diário;
   2. Semanal, escolhendo o dia da semana para a criação da tarefa;
   3. Quinzenal, selecionando o dia da semana para a criação da tarefa;
   4. Mensal; definindo o dia do mês para a criação da tarefa;
8. Prazo de resposta: Preencha o prazo (em dias) para o colaborador responder a tarefa;
9. Formulário: Escolha o formulário da tarefa;
10. Perfis de Acesso: Escolha o grupo para o qual esta tarefa estará ativa. Na criação do formulário, você já terá selecionado os perfis de acesso que podem atendê-lo, então na lista haverá apenas estes. 
11. Permite selecionar itens?: Se necessário, marque esta opção para permitir que o colaborador possa selecionar quais itens de pesquisa ele irá responder, dentre a lista total de itens.
12. Itens de Pesquisa: Se o formulário envolver produtos, selecione-os na lista Itens de Pesquisa e logo após, clique em Salvar e Continuar.
13. Na aba Quem receberá a tarefa, selecione os pontos de venda e clique em Salvar.
    
    

ENVIO PARA TODOS OS ROTEIROS

Neste tipo, a pesquisa é enviada para os pontos de venda que estiverem selecionados no roteiro de um ou mais colaborador, mesmo para os PDVs com roteiros duplicados. Ou seja, se dois colaboradores atendem o mesmo ponto de venda, ambos receberão a pesquisa.

Para agendar uma tarefa que será enviada para todos os roteiros, siga o checklist:

1. Status do agendamento: Marque o status como ativo;
2. Nome do Agendamento: Escolha o nome da tarefa que aparecerá no aplicativo;
3. Grupos de Tarefas: Escolha um grupo de categoria de pesquisa, se houver;
4. Data de Início: Indique a data de início do agendamento, o período inicia sempre no próximo dia;
5. Data de Término: Se contínuo, deixe em branco;
6. Enviar Tarefas para: Selecione a opção Todos os Roteiros;
7. Qual a frequência de envio das tarefas? O envio para todos os roteiros fixa a periodicidade para diária;
8. Prazo de resposta: Preencha o prazo (em dias) para o colaborador responder a tarefa;
9. Agendamento mobile?: Se marcada esta opção, o colaborador pode buscar um ponto de venda no aplicativo e incluí-lo em seu roteiro. Ao fazer o check-in (se o formulário exigir) ele poderá responder a tarefa; 
10. Formulário: Escolha o formulário da tarefa;
11. Perfil de Acessos: Escolha o grupo para o qual esta tarefa estará ativa. Na criação do formulário, você já terá selecionado os perfis de acesso que podem atendê-lo, então na lista haverá apenas estes. 
12. Permite selecionar itens?: Se necessário, marque esta opção para permitir que o colaborador possa selecionar quais itens de pesquisa ele irá responder, dentre a lista total de itens.
13. Itens de Pesquisa: Se o formulário envolver produtos, selecione-os na lista Itens de Pesquisa e logo após, clique em Salvar e Continuar.
14. Na aba Quem receberá a tarefa, selecione os pontos de venda e clique em Salvar.
    
    

ENVIO PARA SOMENTE PDVS COM ROTEIROS

Este tipo é similar ao envio para todos os roteiros. Porém, o destinatário das tarefas não são os pontos de venda, mas sim o roteiro exato do colaborador. Ou seja, não há a escolha da periodicidade do envio, mas sim os dias específicos para o envio da tarefa.  

Para agendar uma tarefa que será enviada para os roteiros selecionados, siga o checklist:

1. Status do agendamento: Marque o status como ativo;
2. Nome do Agendamento: Escolha o nome da tarefa que aparecerá no aplicativo;
3. Grupos de Tarefas: Escolha um grupo de categoria de pesquisa, se houver;
4. Data de Início: Indique a data de início do agendamento, o período inicia sempre no próximo dia;
5. Data de Término: Se contínuo, deixe em branco;
6. Enviar Tarefas para: Selecione a opção Roteiros Selecionados;
7. Qual a frequência de envio das tarefas? O envio para todos os roteiros fixa a periodicidade para diária, pois o envio da tarefa é feito para dias específicos;
8. Prazo de resposta: Preencha o prazo (em dias) para o colaborador responder a tarefa;
9. Formulário: Escolha o formulário da tarefa;
10. Perfil de Acessos: Escolha o grupo para o qual esta tarefa estará ativa. Na criação do formulário, você já terá selecionado os perfis de acesso que podem atendê-lo, então na lista haverá apenas estes. 
11. Permite selecionar itens?: Se necessário, marque esta opção para permitir que o colaborador possa selecionar quais itens de pesquisa ele irá responder, dentre a lista total de itens.
12. Itens de Pesquisa: Se o formulário envolver produtos, selecione-os na lista Itens de Pesquisa e logo após, clique em Salvar e Continuar.
13. Na aba Quem receberá a tarefa, selecione os roteiros e clique em Salvar.
    
    

ENVIO PARA ROTEIROS SELECIONADOS

Este tipo é similar ao envio para todos os roteiros. Porém, o destinatário das tarefas não são os pontos de venda, mas sim o roteiro exato do colaborador. Ou seja, não há a escolha da periodicidade do envio, mas sim os dias específicos para o envio da tarefa.  

Para agendar uma tarefa que será enviada para os roteiros selecionados, siga o checklist:

1. Status do agendamento: Marque o status como ativo;
2. Nome do Agendamento: Escolha o nome da tarefa que aparecerá no aplicativo;
3. Grupos de Tarefas: Escolha um grupo de categoria de pesquisa, se houver;
4. Data de Início: Indique a data de início do agendamento, o período inicia sempre no próximo dia;
5. Data de Término: Se contínuo, deixe em branco;
6. Enviar Tarefas para: Selecione a opção Roteiros Selecionados;
7. Qual a frequência de envio das tarefas? O envio para todos os roteiros fixa a periodicidade para diária, pois o envio da tarefa é feito para dias específicos;
8. Prazo de resposta: Preencha o prazo (em dias) para o colaborador responder a tarefa;
9. Formulário: Escolha o formulário da tarefa;
10. Perfil de Acessos: Escolha o grupo para o qual esta tarefa estará ativa. Na criação do formulário, você já terá selecionado os perfis de acesso que podem atendê-lo, então na lista haverá apenas estes. 
11. Permite selecionar itens?: Se necessário, marque esta opção para permitir que o colaborador possa selecionar quais itens de pesquisa ele irá responder, dentre a lista total de itens.
12. Itens de Pesquisa: Se o formulário envolver produtos, selecione-os na lista Itens de Pesquisa e logo após, clique em Salvar e Continuar.
13. Na aba Quem receberá a tarefa, selecione os roteiros e clique em Salvar.
    
    

ENVIO PARA CADA PDV NO ROTEIRO DO COLABORADOR

Para este tipo são enviadas pesquisas apenas uma vez para cada ponto de venda que estiver no roteiro de um ou mais colaborador, dentro da frequência determinada. Por exemplo, em uma frequência semanal, se um colaborador visitar o mesmo PDV mais de uma vez, ele só receberá a tarefa na primeira visita. Se dois colaboradores visitarem a mesma loja no mesmo período, ambos recebem a tarefa.

Para agendar uma tarefa que será enviada para somente os PDVs com roteiros, siga o checklist:

1. Status do agendamento: Marque o status como ativo;
2. Nome do Agendamento: Escolha o nome da tarefa que aparecerá no aplicativo;
3. Grupos de Tarefas: Escolha um grupo de categoria de pesquisa, se houver;
4. Data de Início: Indique a data de início do agendamento, o período inicia sempre no próximo dia;
5. Data de Término: Se contínuo, deixe em branco;
6. Enviar Tarefas para: Selecione a opção Cada PDV no roteiro do colaborador;
7. Qual a frequência de envio das tarefas? Selecione a frequência que o agendamento se irá repetir:
   1. Diário;
   2. Semanal, escolhendo o dia da semana para a criação da tarefa;
   3. Quinzenal, selecionando o dia da semana para a criação da tarefa;
   4. Mensal; definindo o dia do mês para a criação da tarefa;
8. Prazo de resposta: Preencha o prazo (em dias) para o colaborador responder a tarefa;
9. Formulário: Escolha o formulário da tarefa;
10. Perfil de Acessos: Escolha o grupo para o qual esta tarefa estará ativa. Na criação do formulário, você já terá selecionado os perfis de acesso que podem atendê-lo, então na lista haverá apenas estes. 
11. Permite selecionar itens?: Se necessário, marque esta opção para permitir que o colaborador possa selecionar quais itens de pesquisa ele irá responder, dentre a lista total de itens.
12. Na aba Quem receberá a tarefa, selecione os pontos de venda e clique em Salvar.