Cadastro de tarefas agendadas

APLICAÇÃO: As tarefas fazem parte das atividades que o colaborador de campo desempenha no ponto de venda e estão diretamente relacionadas aos formulários de pesquisa. Após a configuração dos formulários, o passo seguinte é fazer o agendamento, enviados para a equipe como tarefas. PRÉ-REQUISITO: Configuração de formulários, Agendamento de Tarefas.

 

As tarefas agendadas são aquelas que possuem uma periodicidade, podendo ser repetidas de forma automática pelo sistema. Por exemplo, se sua operação prevê tarefas semanais de pesquisa de preços dos produtos A, B e C nas redes X, Y e Z, o agendamento é opção ideal para que o processo se repita toda semana de forma automática.

O agendamento de tarefas começa na Web no caminho: Menu > Pesquisas > Agendamento de Tarefas. Nessa página, você pode visualizar todos os agendamentos já configurados no sistema.

 

 

Para agendar uma nova tarefa, clique no botão Novo, no canto inferior direito da tela. Na página Agendamento de tarefa há duas abas, onde na primeira são cadastrados os dados do agendamento e na segunda, quem receberá a tarefa.

Conheça abaixo as particularidades de cada campo que deve ser preenchido nestas páginas e as relações entre eles. Lembre-se que alguns campos são habilitados ou não conforme o tipo de envio da tarefa e o formulário escolhido. E que todos os que possuem asterisco (*) são de preenchimento obrigatório.

 

AGENDAMENTO DE TAREFA

 

STATUS DO AGENDAMENTO

Você pode manter uma tarefa ativa ou inativa no sistema, evitando que ela seja excluída e algum dado seja perdido. Porém, para que ela seja visualizada pelo colaborador de campo ela deve estar marcada como Ativo.

 

QUAL O FORMULÁRIO?

Neste campo você seleciona o formulário que será a base da tarefa. Este campo influencia as informações disponíveis na seção Itens da Pesquisa.

• Lembre-se como configurar um formulário de pesquisa

 

QUAL PERFIL DE ACESSO PODERÁ RESPONDER?

Neste campo você indica quais os perfis de acesso serão responsáveis por atender a tarefa. A lista apresentada irá conter apenas os perfis já selecionados na criação do formulário.

 

PERMITE SELECIONAR ITENS?

Esta opção, quando selecionada, permite ao colaborador de campo escolher Itens de Pesquisa que ele irá responder na tarefa dentro do objetivo do formulário e dentro dos itens que o back office marcar logo abaixo.

Um cenário onde isso faz muito sentido: pequenas lojas do varejo costumam não ter um mix de produtos bem definido. Muitas vezes, o back office não tem como saber exatamente com quais produtos o mercadinho do bairro está trabalhando. Então, neste caso, permitir selecionar itens dará a liberdade para o promotor responder somente sobre os produtos que estão na loja.

 

NOME DO AGENDAMENTO

Neste campo você define o nome do agendamento. Utilize títulos simples e de fácil compreensão, pois será como a equipe de campo irá visualizar a tarefa no App.

 

GRUPOS DE TAREFAS

O Involves Stage permite que as tarefas sejam agrupadas para facilitar a organização no aplicativo. Diferente do Reportar, as tarefas agendadas não possuem a opção de fluxo. Os grupos funcionam então como pastas, onde as tarefas com alguma similaridade podem ser agrupadas. No campo grupos de tarefas, portanto, você apenas irá escolher a qual grupo o agendamento irá pertencer. Se você não quiser agrupar, basta deixar este campo em branco.

• Saiba como criar um grupo de tarefas

 

ENVIAR TAREFAS PARA

Neste campo você escolhe o destinatário da tarefa, que pode ser:

• Todos os PDVs selecionados: As pesquisas são enviadas para todos os pontos de venda selecionados na aba Destinatário das Tarefas, inclusive os que não estão em nenhum roteiro. Caso um colaborador assumir um PDV com tarefas, ele receberá a pesquisa.
  
  
• Todos os Roteiros: A pesquisa é enviada para os pontos de venda que estiverem selecionados no roteiro de um ou mais colaborador, mesmo para os PDVs com roteiros duplicados. Ou seja, se dois colaboradores atendem o mesmo ponto de venda, ambos receberão a pesquisa. Este é o único formato de agendamento que permite a combinação com Agendamento Mobile. 
  
  
• Somente PDVs com Roteiro: São enviadas pesquisas apenas para os pontos de venda que estiverem no roteiro de pelo menos um colaborador. Se duas ou mais pessoas estiverem com o ponto em seus roteiros o sistema escolhe de forma aleatória apenas um para realizar a tarefa.
  
  
• Roteiros selecionados: É similar ao envio para todos os roteiros. Porém, o destinatário das tarefas não são os pontos de venda, mas sim o roteiro exato do colaborador. Ou seja, não há a escolha da periodicidade do envio, mas sim os dias específicos para o envio da tarefa.
  
  
• Cada PDV no roteiro do colaborador: A tarefa é enviada apenas uma vez para cada ponto de venda que estiver no roteiro de um ou mais colaborador, dentro da frequência determinada. Por exemplo, em uma frequência semanal, se um colaborador visitar o mesmo PDV mais de uma vez, ele só receberá a tarefa na primeira visita. Se dois colaboradores visitarem a mesma loja no mesmo período, ambos recebem a tarefa.

 

O tipo de envio da tarefa também altera a lista de Destinatários das Tarefas.

• Compreenda o fluxo de cadastro conforme o tipo de envio da tarefa selecionado.

 

AGENDAMENTO MOBILE?

Este campo é ativado quando o tipo de envio da tarefa Todos os Roteiros está selecionado. Se marcado este campo, o colaborador pode buscar um ponto de venda no aplicativo e incluí-lo em seu roteiro. Ao fazer o check-in (se o formulário exigir) ele poderá responder a tarefa.

 

DATA DE INÍCIO

Neste campo você seleciona a data a partir da qual o agendamento estará disponível no sistema. Ela será visível para os colaboradores em campo executarem de acordo com a combinação da data de início e as informações do campo periodicidade de envio.

Você pode, inclusive, programar tarefas a longo prazo: em janeiro, já pode ter tarefas agendadas para junho, por exemplo. O processamento do agendamento de tarefas acontece às 0h30 do próximo dia nos servidores do Involves Stage. Por isso, se você quiser criar uma tarefa para o mesmo dia, utilize tarefas avulsas.

 

Atenção! Para tarefas diárias, o dia preenchido será o mesmo dia da geração da tarefa. Quando chegarmos na periodicidade você vai entender melhor. Para tarefas quinzenais, semanais ou mensais, a geração da tarefa também vai depender do que for preenchido na periodicidade de envio e do dia da semana ou do mês selecionados no campo que surge logo após - veremos abaixo.

 

DATA DE TÉRMINO

A data de término determina o fim do período de envio da tarefa para seus destinos e é utilizada, principalmente, para campanhas sazonais. Por exemplo, antes do dia dos namorados, sua empresa trabalha com um material de merchandising específico que precisa ser verificado pela equipe de campo. Essa ação termina no dia 13 de junho e só será repetida no ano que vem. Neste caso, preencha a data de término.

Se sua operação prevê a tarefa a longo prazo ou sem previsão de término, você pode deixá-lo em branco, assim ela irá continuar repetindo de acordo com o ciclo de periodicidade que você definir (mensal, semana, quinzenal).

Este campo determinará quando o agendamento deixará de se repetir. Cuidado para não confundir a data de término com o prazo para responder a tarefa. Se você tiver uma tarefa que começa no dia 1 de junho e tem como data de término o dia 13 mas o prazo para responder for de 15 dias, a tarefa continuará disponível mesmo após a data de término.

 

QUAL A FREQUÊNCIA DE ENVIO DAS TAREFAS?

Neste campo você define o ciclo de envio da tarefa. Você pode escolher se a frequência será Diária, Semanal, Quinzenal ou Mensal.

Se a periodicidade do formulário for escolhida como Diária, a tarefa será enviada todos os dias da semana, inclusive nos finais de semana e feriados. Portanto este campo se relaciona com o tipo de envio da tarefa, pois se for enviado para todos os roteiros ou todos os PDVs com roteiros, é preciso ter o cuidado para que os colaboradores tenham seus roteiros cadastrados com atenção aos finais de semana, feriados e afastamentos, para que a tarefa não seja comprometida.

Nota Caso a tarefa seja gerada para um colaborador que esteja afastado na data da tarefa, ela ainda será atribuída a ele no momento em que realizar check-in no ponto de venda.

 

DIA DA SEMANA/MÊS

Os campos Dia da Semana e Dia do Mês surgem na página conforme a periodicidade. Se for dia da semana, as opções são os dias de segunda a domingo. Já a periodicidade mensal abre a lista dos dias do mês.

 

Nota A data para início do agendamento será determinada pelas informações inseridas nos campos Data de Início, Frequência e Dia da semana/mês. O sistema fará o cálculo em tempo real e essa informação ficará visível sobre a barra de Status do Agendamento.

 

PRAZO DE RESPOSTA

O prazo para resposta da tarefa é o número de dias em que ela estará disponível para o colaborador respondê-la. Caso não seja cumprida, a tarefa irá expirar e não aparecerá mais no App. O prazo inicia a partir do momento em que o sistema cria e envia a tarefa para o aplicativo.

Por exemplo, imagine o seguinte cenário: Você está cadastrando uma tarefa com periodicidade de envio semanal, com a criação da tarefa na segunda-feira e com data de início dia 01 de junho. Porém, esta data é uma quinta-feira. Logo, o prazo para a resposta começa a contar a partir do dia 05 de junho, a primeira segunda-feira após a data do início da tarefa.

Para tarefas diárias, a recomendação é preencher o prazo apenas como 1 dia. Se você marcar o prazo de 7 dias para uma tarefa diária, o sistema vai seguir gerando a tarefa todos os dias, mesmo que ela já tenha sido respondida. Este prazo valerá inclusive após a data de término, caso seja preenchida.

 

DESEJA UTILIZAR MIX DE PRODUTOS?

Nesta opção você escolhe se deseja usar um mix de produto já cadastrado no sistema. Ela está disponível para os tipos de envio de tarefas Todos os PDVs selecionados, Todos os Roteiros, Todos os PDVs com roteiro e Cada PDV no roteiro do colaborador.

Se você escolher não utilizar o mix, uma nova seção é disponibilizada na página, onde você escolhe quais itens (produtos) você quer vincular à tarefa.

 

ITENS DE PESQUISA

 

 

Esta seção apresenta a lista de itens que podem fazer parte da pesquisa. Se o objetivo do Formulário desta tarefa for relacionado a produtos, linhas, marcas, categorias ou supercategorias, você deverá selecionar os itens na parte da inferior da tela. O Involves Stage criará tarefas para os itens que você selecionar. Se o objetivo do Formulário desta tarefa for Independente de produtos, o sistema não exibirá esta tabela.

 

QUEM RECEBERÁ A TAREFA

 

 

Nesta aba ocorre o envio das tarefas para os destinatários, eles são o alvo dos agendamentos e podem ser tanto colaboradores quanto pontos de venda. A lista de destinatários é definida na configuração do formulário, no campo Relacionado ao ponto de venda, lembrando que:

• Se ele estiver selecionado, os destinatários serão os pontos de venda.

Ao direcionar um agendamento para um PDV, as informações coletadas na visita vão ficar vinculadas ao ponto de venda e sem importar qual colaborador vai responder a tarefa. Este é o cenário mais comum.

• Se ele não estiver selecionando, os destinatários serão os colaboradores.

Quando o agendamento é direcionado ao colaborador é porque você quer informações sobre a rotina dele, como por exemplo, tarefas para informar gastos com deslocamento. Nestes casos, o objetivo do formulário deve ser marcado como Outro - informação determinada nas configurações do formulário.

 

Atenção! Caso você tenha marcado o modo de envio da tarefa com Roteiros Selecionados, você vai escolher como destinatário o roteiro específico. Ou seja, você seleciona o PDV e o colaborador ao mesmo tempo.

 

Não importa se os destinatários são colaboradores ou PDVs, de qualquer forma eles poderão ser selecionados de duas maneiras, separados por abas dentro da página. Por seleção manual, todos os colaboradores e pontos de venda listados estão prontos para serem selecionados. Por seleção sob condições, há a possibilidade de filtrar os pontos de venda em condições específicas.

 

COPIAR DESTINATÁRIOS

Você pode copiar os destinatários de outro agendamento. Basta clicar sobre o link Copiar destinatários, ao lado das opções de seleção.

• Saiba como copiar os destinatários de outra tarefa

 

SELEÇÃO MANUAL

 

 

Para incluir, basta selecionar o ponto de venda ou colaborador marcando com um check ao lado do nome. Neste tipo de seleção, você pode utilizar os filtros para listar os destinatários:

• Nome
• Macrorregional
• Regional
• Bandeira
• Rede
• Tipo de PDV
• Perfil do PDV
• Canal do PDV

Esta seleção permite que você aplique vários filtros. Por exemplo, uma tarefa será direcionada para os PDVs das bandeiras X e Y. Então, selecione o filtro da bandeira X e faça a busca. Selecione os pontos de venda desta bandeira que vão receber o agendamento e depois filtre a outra bandeira e, com o resultado da busca, selecione os PDVs. 

Durante a seleção, há um contador demonstrando quantos destinatários estão selecionados até o momento. Após selecioná-los, há ainda três filtros para exibir a lista: O botão Todos os Itens mostra a lista geral de destinatários, o botão Somente Selecionados exibe os que já estão marcados e o botão Itens não selecionados mostra os que não foram marcados.

 

Nota Neste tipo de seleção, a inserção dos destinatários ocorre apenas uma vez. Se um ou mais destinatários precisam ser inseridos, é necessário realizar a inclusão manualmente.

 

SELEÇÃO SOB CONDIÇÕES

 

 

Este tipo de seleção é muito similar à primeira, porém a principal diferença é a criação de condições de seleção que se aplicam mesmo após a criação da tarefa. Ou seja, se novos pontos de venda forem incluídos na operação após o agendamento, eles serão automaticamente integrados à lista de destinatários.

Os formulários de condições presentes na página funcionam como os filtros de pesquisa:

• Macrorregional
• Regional
• Bandeira
• Rede
• Tipo de PDV
• Perfil de Ponto de Venda
• Canal do PDV

 

Neste tipo de seleção, você só poderá escolher um filtro por vez. Por exemplo: você só poderá filtrar uma bandeira e todos os PDVs que fazem parte desta bandeira receberão o agendamento. Se você precisar enviar o agendamento para outra bandeira diferente, deverá criar um novo agendamento.

 

Nota Neste tipo de seleção não é possível selecionar dois parâmetros diferentes dentro da mesma condição. Ou seja, é possível selecionar apenas um item em cada filtro. O resultado dos pontos de venda filtrado será o cruzamento de todas as informações. Para cada condição utilizada, você delimita o resultado dos PDVs ou colaboradores que irão receber o agendamento.