Cadastro manual de roteiros periódicos

APLICAÇÃO: Os roteiros no Involves Stage permitem que você tenha uma visão clara e objetiva da roteirização da equipe de campo, proporcionando programar as atividades e agendamento de tarefas. No sistema podem ser cadastrados tanto roteiros periódicos quanto agendados. PRÉ-REQUISITO: Cadastro de colaboradores, Conceitos e tipos de roteiros.

Existem três tipos de roteiros no Involves Stage:  periódicos, agendados e do tipo carteira.

Os roteiros periódicos são aqueles que possuem uma regularidade e ciclos que podem ser semanais, quinzenais ou quadrissemanais. Além disso, existem duas formas de cadastro: manual e por importação de template.

 

O cadastro manual de roteiros é feito na funcionalidade Roteiros e Visitas:

Menu > Roteiros e Visitas > Roteiros

 

COMO CADASTRAR ROTEIROS PERIÓDICOS MANUALMENTE

 

Para cadastrar ou editar um novo roteiro, na tela inicial de Roteiros clique sobre o nome do colaborador e depois no botão Editar, no canto inferior direito da tela. Você será levado para a página de Roteiro, para a edição específica dos roteiros deste colaborador.

Na parte superior da tela você encontra o nome e foto do colaborador, seguido do campo onde você escolhe o tipo de roteiro, se periódico ou agendado. Neste caso, selecione a opção Roteiros Periódicos.

Siga os passos:

1. Escolha o tipo de roteiro periódico.
2. Selecione a periodicidade do roteiro, se semanal, quinzenal ou quadrissemanal.
3. Clique no ícone do lápiz em para editar.
4. Selecione os pontos de venda que farão parte de cada dia do roteiro.
5. Em Ordenar PDVs você pode alterar a ordem da lista e pode incluir o horário de entrada e saída

O cadastro do roteiro ocorre dia a dia, em campos parecidos como um calendário. É possível visualizar todos os campos na mesma tela ou então separá-los por semanas, clicando nas abas com o número da semana. As semanas são apresentadas em ciclos, com cores diferentes e a identificação da data atual.

 

 

Se você optar por cadastrar horários de entrada e saídas dos pontos de venda, as horas de trabalho previstas devem aparecer no campo Previsto no mês. Essa informação, apesar de não obrigatória, ajuda a guiar o colaborador em campo, além de estabelecer alertas de atraso.

 

 

PERIODICIDADE DO ROTEIRO

A Periodicidade do Roteiro são ciclos em quais os roteiros se repetem. Ou seja, se aqueles roteiros determinados por semana se repetiram a cada semana então a periodicidade será semanal. Se for quinzenal o ciclo será então de 2 semanas e quadrissemanal de 4 semanas.  A definição da periodicidade vai depender da variedade de roteiros de cada colaborador.

Veja aqui o exemplo:

• Se o padrão de roteiros se repete todas as semanas então a periodicidade será semanal.

• Se a agenda da semana 1 for diferente da semana 2, e esse padrão se repetir a cada 2 semanas, então será quinzenal.

 

•  Se a agenda das semanas1, 2, 3 e 4 forem diferentes, então será quadri-semanal.

 

 

Atenção! A opção selecionada neste campo determina os demais campos apresentados na página, portanto lembre-se de fazer este passo no início do cadastro! Se você precisar alterar a periodicidade do roteiro após tê-lo preenchido, somente os pontos de venda da semana atual irão permanecer, os demais serão excluídos.

 

 

SELEÇÃO DOS PONTOS DE VENDA

A inclusão dos pontos de venda nos roteiros pode ser feita de duas formas: em lista, selecionando os PDVs pelo nome cadastrado no sistema, ou então por mapa, selecionando os PDVs por meio de sua geolocalização. Lembre-se que apenas os pontos de venda disponíveis para inclusão são aqueles que fazem parte da mesma regional do colaborador. Além disso, a roteirização por mapa depende que tantos os colaboradores quanto os pontos de venda estejam georreferenciados no sistema.

 

EDITAR ROTEIRO POR LISTA

Para começar a inclusão dos pontos de venda, selecione um dia da semana clique no ícone Editar Roteiro, representado por um lápis. O pop-up que irá abrir na tela possui duas abas: Selecionar PDVs e Ordenar PDVs. Em Selecionar PDVs você encontra todas as lojas disponíveis para inclusão, podendo buscá-las por diversos filtros. Ao lado do nome do ponto de venda, clique no ícone para adicionar ao roteiro e no ícone para remover.

 

 

Na aba Ordenar PDVs ficam listados todos os pontos de venda selecionados na aba anterior. Você pode alterar a ordem da lista, basta pressionar o cursor do mouse sobre o nome do ponto de venda e arrastá-lo para outra posição. Você também pode incluir o horário de entrada e saída - para poder gerar relatórios de tempo e alertas para atrasos, e também incluir uma descrição sobre o ponto de venda - este espaço pode ser usado para inserir mais informações ou detalhes sobre o PDV, pois será visualizado pelo colaborador no aplicativo. Após confirmar as informações, basta clicar no botão Salvar.

 

 

Pronto! Você já pode incluir os pontos de venda de outro dia da semana. Caso deseje excluir um único PDV da lista do dia, clique no ícone de exclusão (x) ao lado do nome. Para excluir todos os PDVs do dia, há também o ícone de lixeira para retirar todos da lista.

 

Há também o ícone  Copiar Roteiro, que possibilita duplicar a mesma lista de PDVs para outros dias da semana, para não haver retrabalho no cadastro.

Para isso, basta clicar no ícone Copiar Roteiro. No pop-up que surgirá na tela você pode indicar para quais dias você deseja copiar a lista de pontos de venda. Dê um check nas datas para quais deseja copiar e então clique no botão Copiar.

 

 

EDITAR ROTEIRO POR MAPA

Para incluir os pontos de venda por meio do mapa, é preciso garantir que eles estejam georreferenciados no seu cadastro, caso contrário eles não irão aparecer no mapa para seleção. Garantindo isso, clique no ícone Roteirização através do mapa. Você será levado para a página Mapa, onde você pode navegar pelo Google Maps.

 

 

Na parte superior da tela você pode usar os filtros de pesquisa para buscar os pontos de venda por Rede, Bandeira, Tipo de PDV, Canal do PDV, Estado, Cidade e também por um raio de busca. O mapa é centralizado na residência do colaborador, assim você pode planejar um roteiro mais ágil para sua operação. Após utilizar os campos do filtro, clique em Pesquisar.

Depois disso, os pontos de venda filtrados devem aparecer no mapa. Eles são apresentados em cores diferentes:

• Verde: PDV já incluído no roteiro do dia.
• Roxo: PDV já incluso no roteiro de outro dia.
• Laranja: PDV dentro do raio de proximidade e apto para inclusão no roteiro.
• Vermelho: PDV já incluso no roteiro de outro colaborador.

Para incluir o ponto de venda no roteiro do dia clique no ícone do PDV e no pop-up com as informações dele clique no botão Adicionar ao Roteiro. Para excluir, clique novamente nele e depois no botão Remover do Roteiro.

 

 

Após selecionar todos os roteiros, clique no botão Otimizar Rota. O sistema apresenta três possibilidades para a roteirização por mapa:

• Rota original: apresenta a lista na ordem de seleção dos pontos de venda.
• Menor distância: apresenta a lista na ordem de menor distância entre os pontos de venda.
• Menor tempo de deslocamento: apresenta a lista na ordem em que o colaborador irá deslocar-se em menos tempo. Lembre-se que o trânsito não é levado em conta neste caso.

 

 

Em ambas as rotas, o Involves Stage calcula automaticamente a quilometragem que será percorrida e o tempo de deslocamento. Escolha a rota que fará mais sentido para sua operação e clique em Confirmar. Pronto, os pontos de venda foram inseridos no roteiro do dia, para voltar à página do roteiro clique no botão Voltar.

Pronto! O seu colaborador já possui um roteiro periódico e pode receber tarefas. Caso necessite criar uma tarefa única para ele, você pode também criar um roteiro agendado.

 

FILTROS DE PESQUISA

Na página da funcionalidade você encontra diversos filtros de pesquisa para busca de informações específicas, como:

• Nome do Colaborador
• Nome do Colaborador Superior
• Número da Loja
• Ponto de Venda
• Perfil de Acesso
• Perfil de Colaborador
• Período, pelo tipo de roteiro
• Se o colaborador Tem Roteiro
• Macrorregional
• Regional
• Bandeira
• Tipo do PDV
• Estado
• Se Colaborador Compartilhado
• Atualizado após, selecionando uma data após a mudança de roteiro
• Atualizado antes, selecionando uma data antes de uma mudança de roteiro
• Se o colaborador faz parte da Equipe de Campo

A página também apresenta no seu rodapé dois botões, com duas finalidades:

• Zerar Roteiro: Ao clicar nele, todas as informações inseridas no roteiro do colaborador são excluídas. Cuidado com esta ação, pois ela não pode ser desfeita.
• Assumir Roteiros: Esta funcionalidade está disponível apenas para os usuários cadastrados como Equipe de Campo. Ela possibilita o colaborador com acesso à Web a assumir o roteiro de outros colaboradores para si.