Impacto de edição de formulários

Após a criação dos formulários e sua aplicação nas tarefas e reportes, a edição dos seus campos, inativação e exclusão, afetam outras funcionalidades do sistema e deve ser feito com cuidado.

Lembre-se que os formulários no Involves Stage possuem uma funcionalidade chamada Modelos de questões, um repositório de todas as questões cadastradas no sistema. Com ele, é possível compartilhar questões que possuam o mesmo formato e a mesma referência, ou seja, a estrutura de produtos à qual o formulário está relacionado. Ao editar uma questão que já tenha sido cadastrada anteriormente, as informações são alteradas em todos os formulários onde ela foi inserida.

Conheça abaixo o impacto causado pela edição dos formulários.

EDIÇÃO DOS CAMPOS DE CADASTRO

A maior parte dos campos de cadastro do formulário podem ser editados sem grande impacto nas tarefas já agendadas. Abaixo, você conhece os campos mais críticos:

NOME DO FORMULÁRIO

Cada formulário é único no sistema, portanto não pode haver dois formulários com o mesmo nome. Ao copiá-lo, note que seu nome é acrescido da palavra Cópia. Isso ocorre para identificá-lo nos Modelos de questões e na extração de relatórios. Mas cuidado, se a intenção em mudar o nome do formulário é alterar suas principais configurações, o indicado é criar outro formulário ou então uma cópia.

OBJETIVO

Não é indicado alterar o campo Objetivo do formulário. Isso porque irá alterar a estrutura de produtos ao qual este formulário está relacionado, e ao fazer isso, todos os demais campos devem sofrer alterações. O indicado é criar um novo formulário.

QUEM PODE RESPONDER

Ao alterar o perfil de acesso dos usuários que podem responder a pesquisa você pode limitar o acesso a um formulário que já faz parte de uma tarefa agendada. Portanto, tenha cuidado ao modificar este campo.

NOME NO APLICATIVO

Ao alterar o nome de um formulário, nenhuma outra funcionalidade é impactada diretamente. Ao ocorrer a sincronização entre o dispositivo móvel da equipe de campo e o sistema, por exemplo, o nome do formulário é alterado no menu Reportar.

EXIBIR FOTO DO PRODUTO

Esta opção depende de uma permissão concedida no cadastro de perfil de acesso dos usuários. Para isso, os grupos de usuários precisam ter as permissões Sincronizar Foto da Linha de Produto e Sincronizar Foto de Produto ativas em Permissões do Perfil de Acesso para Celulares, cadastrado no perfil de acesso.

EDIÇÃO DO QUESTIONÁRIO

A edição das questões do formulário é um ponto crítico, principalmente se o formulário já faz parte de uma tarefa agendada. Abaixo, você conhece os campos mais críticos:

EDITAR QUESTÃO

Se o formulário já possui respostas em uma tarefa agendada, o sistema permite apenas a edição do Nome do campo e Nome da pergunta. Isso porque as demais informações mudariam a sua estrutura. O sistema também limita a edição do campo Nome do campo, já que duas questões não podem ter o mesmo nome e referência iguais. Tenha cuidado ao alterar as informações de uma questão, principalmente se ela for utilizada em outro formulário.

INATIVAR QUESTÃO

O sistema permite inativar as questões de formulários mesmo que eles já façam parte de uma tarefa agendada. Ao fazer isso, a questão deixa de aparecer no aplicativo e no agendamento do colaborador assim que o App for sincronizado com o sistema, ou seja, quando ele estiver conectado à internet.

Porém, ao fazer isso corre-se o risco de colaboradores que estejam trabalhando offline não tenham suas pesquisas atualizadas. Desta forma, recomenda-se que essa alteração seja feita fora do horário de trabalho, dando tempo ao aplicativo do colaborador sincronizar com o sistema antes de começar suas tarefas.

Quanto aos relatórios gerados pelo formulário, as repostas da questão, mesmo inativa, continuam no sistema sem nenhuma alteração.

EXCLUIR QUESTÃO

O Involves Stage permite a exclusão de questões. Se a questão do formulário já possuir respostas, ao excluí-la, não será mais possível visualizar as respostas em Respostas de pesquisas, apenas em Painel de pesquisa > Visualizar pesquisa.

INCLUIR QUESTÃO

Da mesma forma que a inativação de uma questão, a inclusão de uma nova será feita assim que o aplicativo do colaborador for sincronizado com o sistema. Lembre-se que ao alterar as questões do formulário, o relatório gerado pelas pesquisas também sofrem alterações. Já as repostas da nova questão passam a fazer parte dos relatórios gerados pelo formulário normalmente.

CÓPIA

Por padrão, a cópia de um formulário recebe a identificação "Nome do Formulário (Cópia)" e recebe o status inativo. Todas as configurações permanecem iguais, inclusive os questionários e as regras de validação e campos de dependência. Porém, ele torna-se um novo questionário.

A edição das configurações precisa da mesma atenção já descritas acima, como os campos Nome do formulário e Objetivo. Se o formulário original já está em uso em uma tarefa agendada, as questões copiadas não podem ser editadas. Recomenda-se inativá-las e cadastrar novas questões.

INATIVAÇÃO

Para inativar um formulário ele não pode estar sendo usado em nenhuma tarefa agendada. Se este for o caso, é preciso excluir todos os agendamentos que o utilizam para só depois alterar o status do formulário para Inativo.

Ao inativar um formulário, ele não fará mais parte das opções no cadastro de tarefas agendadas. Os relatórios gerados pelo formulário continuam no sistema, sem nenhuma alteração.

Conheça os passos para inativar e excluir um formulário.

EXCLUSÃO

O Involves Stage permite a exclusão apenas de formulários que não possuem respostas. Ou seja, se um formulário está ou esteve em uma tarefa e obteve ao menos uma resposta, ele não pode ser excluído, apenas alterado seu status para inativo. Após excluído, o formulário não pode ser recuperado.

Conheça os passos para inativar e excluir um formulário.