Impacto de edición de formularios

Tras crear los formularios y aplicarlos en las tareas e informes, la edición de sus campos, desactivación y exclusión afectan otras funcionalidades del sistema, por eso se debe hacer con mucho cuidado.

Los formularios en Involves Stage poseen una funcionalidad llamada Modelos de preguntas, un repositorio de todas las preguntas registradas en el sistema. Con estos modelos es posible encontrar preguntas que tengan el mismo formato y la misma referencia, es decir, la estructura de productos con la que se relaciona el formulario. Al editar una pregunta que ya haya sido registrada anteriormente, la información es alterada en todos los formularios en donde se haya insertado.

Conozca abajo el impacto que causa la edición de los formularios.

EDICIÓN DE LOS CAMPOS DE REGISTRO

La mayoría de los campos de registro del formulario se pueden editar sin ningún impacto significativo en las tareas que ya hayan sido programadas. A continuación podrá conocer los campos más críticos:

NOMBRE DEL FORMULARIO

Cada formulario es único en el sistema, por lo que no puede haber dos formularios con el mismo nombre. Al copiarlo, tenga en cuenta que a su nombre se le agregará la palabra Copia. Funciona de esta manera para identificarlo en los Modelos de preguntas y en la extracción de informes. Pero cuidado, si al cambiar el nombre del formulario lo que se quiere es modificar sus principales configuraciones, lo que se recomienda es crear otro formulario o, entonces, una copia.

OBJETIVO

No se recomienda alterar el campo Objetivo del formulario. Eso modificará la estructura de productos con la que se relaciona este formulario y, al hacerlo, todos los otros campos también sufrirán alteraciones. Lo que se recomienda es crear un formulario nuevo.

QUIÉN PUEDE RESPONDER

Al cambiar el perfil de acceso de los usuarios que pueden responder la encuesta, es posible que se limite el acceso a un formulario que ya forma parte de una tarea programada. Por lo tanto, tenga cuidado al modificar este campo.

NOMBRE EN LA APLICACIÓN

Al cambiar el nombre de un formulario, ninguna otra funcionalidad tendrá ningún impacto directo. Cuando se produce la sincronización entre el dispositivo móvil del equipo de campo y el sistema, por ejemplo, el nombre del formulario cambiará en el menú Informar.

EXHIBIR FOTO DEL PRODUCTO

Esta opción depende de un permiso concedido en el registro del perfil de acceso de los usuarios. Para tal, los grupos de usuarios deben tener los permisos Sincronizar foto de la línea de producto y Sincronizar foto de producto, los cuales se activan en Permisos del perfil de acceso para dispositivos móviles, que se pueden editar en el perfil de acceso.

EDICIÓN DEL CUESTIONARIO

La edición de las preguntas del formulario es un punto crítico, sobre todo si el formulario ya forma parte de una tarea programada. A continuación podrá conocer los campos más críticos:

EDITAR PREGUNTA

Si el formulario ya posee respuestas en una tarea programada, el sistema solo permitirá la edición del Nombre del campo y Nombre de la pregunta. Esto se debe a que las demás informaciones cambiarían su estructura. El sistema también limita la edición del campo Nombre del campo, ya que dos preguntas no pueden tener ni el mismo nombre ni la misma referencia. Tenga mucho cuidado al cambiar la información de una pregunta, sobre todo si esta se utiliza en otro formulario.

DESACTIVAR PREGUNTA

El sistema permite desactivar preguntas de los formularios a pesar de que hagan parte de una tarea programada. Al hacerlo, la pregunta deja de aparecer en la aplicación y en la programación del empleado tan pronto como la app de Involves Stage se sincronice con el sistema, es decir, cuando haya conexión a internet.

Sin embargo, al hacerlo se corre el riesgo de que las encuestas de los empleados que estén trabajando offline no sean actualizadas. Es por eso que entonces se recomienda que este cambio se haga fuera del horario de trabajo, dándole tiempo a la aplicación del empleado para que se sincronice con el sistema antes de que comience sus tareas.

En cuanto a los informes que son generados por el formulario, las respuestas de la pregunta, incluso si están inactivas, continuarán en el sistema sin ninguna modificación.

EXCLUIR PREGUNTA

Involves Stage permitirá excluir solamente las preguntas que no tengan respuestas. Si el formulario ya tiene respuestas, las preguntas solo se podrán desactivar.

INCLUIR PREGUNTA

De la misma forma que funciona en la desactivación de una pregunta, la inclusión de una nueva pregunta se hará una vez que la aplicación del empleado se sincronice con el sistema. Recuerde que al cambiar las preguntas del formulario, el informe generado por las encuestas también sufrirá cambios. Ya las respuestas de la nueva pregunta pasan a formar parte de los informes que el formulario genera normalmente.

COPIA

De forma predeterminada, la copia de un formulario recibe la identificación "Nombre del formulario (Copia)" y su status pasa a ser inactivo. Todas las configuraciones permanecen iguales, incluidos los cuestionarios, las reglas de validación y los campos de dependencia. Sin embargo, este se convertirá en un cuestionario nuevo.

En la edición de las configuraciones también se deben tener los mismos cuidados que se describieron anteriormente, como en los campos Nombre del formulario y Objetivo. Si el formulario original ya se usa en una tarea programada, las preguntas copiadas no podrán ser editadas. Se recomienda desactivarlas y registrar preguntas nuevas.

DESACTIVACIÓN

Si se quiere desactivar un formulario, este no podrá estar siendo usado en ninguna tarea programada. Si es este el caso, se deberán eliminar todas las programaciones que lo utilizan, solo así se podrá cambiar el status del formulario a Inactivo.

Si se desactiva un formulario, este ya no hará parte de las opciones en el registro de tareas programadas. Los informes generados por el formulario continúan en el sistema sin ninguna modificación.

Conozca los pasos para desactivar y excluir un formulario.

ELIMINACIÓN

Involves Stage permitirá eliminar solamente los formularios que no tengan respuestas. Es decir, si un formulario está o ya ha estado en una tarea, y contiene por lo menos una respuesta, este no podrá ser eliminado, solamente se podrá modificar su status a inactivo. Después de ser eliminado, el formulario no podrá ser recuperado.

Conozca los pasos para desactivar y eliminar un formulario.