Biblioteca

Durante su rutina de campo, los empleados pueden sentir la necesidad de consultar guías de ejecución, manuales o instrucciones generales para el equipo a través de la funcionalidad Biblioteca. A través de esta funcionalidad, es posible distribuir documentos importantes para tu operación a través de un acceso seguro y rápido. Los archivos quedan organizados en bibliotecas, que funcionan como carpetas, para administrar y dividir el contenido.

Los archivos de la biblioteca se registran en la plataforma Web y se consultan en la App. Como máximo, se pueden almacenar archivos de 15 MB en diversos formatos, siempre y cuando el dispositivo del empleado tenga aplicaciones instaladas que soporten el respectivo formato. Por seguridad y privacidad, los archivos estarán disponibles exclusivamente en la aplicación y no estarán disponibles en la galería del celular.

Por ejemplo, se puede incluir archivos en PDF para documentos, MP3 para audios, MP4 para videos y JPG para imágenes. Estos son formatos comunes que los smartphones y tablets ya tienen aplicaciones nativas para la visualización.

REGISTRO DE ARCHIVOS

El registro de archivos en la Biblioteca se realiza en la plataforma web, a través de la ruta:

Menú > Comunicación y monitoreo > Biblioteca

Al entrar a la página Biblioteca puedes consultar la lista de los archivos que han sido registrados. Para incluir uno nuevo, haz clic en el botón Nuevo que se encuentra en la esquina inferior derecha de la pantalla. En la página Registro de biblioteca, tendrás que subir los archivos, definir los datos y quién podrá consultarlos. Conoce lo que debes escribir en cada campo. Recuerda que los campos con asterisco (*) son de registro obligatorio.

NOMBRE DE LA BIBLIOTECA

Aquí tendrás que escribir el nombre de la biblioteca, que puede tener uno o más archivos. Por ejemplo, es posible organizar los archivos en bibliotecas de imágenes, videos o documentos. No es posible registrar dos bibliotecas o dos temas con el mismo nombre. Te recomendamos asignar títulos cortos para mejorar la visualización en la aplicación. El nombre de la biblioteca tiene un límite de 150 caracteres.

DESCRIPCIÓN

En este campo puedes incluir una descripción para la biblioteca, detallando el tipo de contenido o las instrucciones de uso. La descripción tiene un límite de 1000 caracteres.

COMPARTIR CON

En este campo debes definir quién puede ver los archivos. Es posible elegir entre:

• Todos, para que cualquier empleado tenga acceso.
• Perfil de acceso, para elegir cuál perfil de acceso puede consultar los archivos.
• Empleado, para definir un empleado específico.

Al elegir las opciones Perfil de acceso y Empleado , aparecerá un nuevo campo en pantalla para definir específicamente qué grupo de personas o empleado podrá ver los archivos.

TEMAS

En la sección Temas vas a subir los archivos. Puedes incluir los archivos que sean necesarios, uno a uno.

Haz clic en el botónAgregar para incluir un tema. En los campos que aparezcan en pantalla tendrás que introducir:

• Título del tema, con el nombre del archivo de máximo 150 caracteres;
• Contenido del tema, con una descripción sobre el archivo de máximo 60000 caracteres;
• Archivo, seleccionando el archivo en tu computadora;

Después de completar todos los campos, Haz clic en el botón Guardar. ¡Eso es todo! Tus archivos ya están disponibles para los empleados, y aparecerán la próxima vez que la aplicación se sincronice con el sistema.

VISUALIZACIÓN DE ARCHIVOS

La visualización y descarga de los archivos que conforman la biblioteca podrá ser realizada en la App y en la Web. En la plataforma web, deberás acceder a la lista de bibliotecas disponibles en la página Biblioteca. Simplemente haz clic en el nombre y después en el botón Visualizar.

Ahora bien, la visualización de los archivos en la aplicación se realiza en el menú Biblioteca de la App. 

• Conoce la función Biblioteca en Android