Biblioteca

Durante su rutina de campo, puede que los empleados sientan la necesidad de consultar guías de ejecución, manuales o instrucciones generales para el equipo a través de la funcionalidad Biblioteca. A través de esta funcionalidad, usted podrá proporcionar documentos importantes para su operación a través de un acceso seguro y rápido. Los archivos se organizan en bibliotecas, que funcionan como carpetas, para administrar y dividir el contenido.

Los archivos de la biblioteca se registran en la plataforma web de Involves Stage y se consultan en las aplicaciones de Involves Stage. Como máximo, se pueden almacenar archivos de 15 MB en diversos formatos, siempre y cuando el dispositivo del empleado tenga aplicaciones instaladas que soporten el respectivo formato.

Por ejemplo, usted podrá incluir archivos en PDF para documentos, MP3 para audios, MP4 para videos y JPG para imágenes. Formatos comunes que los smartphones y tablets ya tienen aplicaciones nativas para la visualización.

REGISTRO DE ARCHIVOS

El registro de archivos en la Biblioteca se realiza en la plataforma web de Involves Stage, a través de la ruta:

Menú > Comunicación y Monitoreo > Biblioteca

Al entrar a la página Biblioteca usted podrá consultar la lista de los archivos que han sido registrados. Para incluir uno nuevo, haga clic en el botón Nuevo que se encuentra en la esquina inferior derecha de la pantalla. En la página Registro de biblioteca, usted tendrá que cargar los archivos, definir los detalles y quién podrá consultarlos. Conozca lo que se debe escribir en cada campo. Recuerde que los campos con asterisco (*) son de registro obligatorio.

NOMBRE DE LA BIBLIOTECA

Aquí usted tendrá que escribir el nombre de la biblioteca, que reúne uno o más archivos. Por ejemplo, es posible organizar los archivos en bibliotecas de imágenes, videos o documentos. No es posible registrar dos bibliotecas con el mismo nombre. Se recomienda asignar títulos cortos para mejorar la visualización en la aplicación. El nombre de la biblioteca tiene un límite de 150 caracteres.

DESCRIPCIÓN

En este campo usted podrá incluir una descripción para la biblioteca, detallando el tipo de contenido o las instrucciones de uso. La descripción tiene un límite de 1000 caracteres.

COMPARTIR CON

En este campo usted tendrá que definir quién podrá ver los archivos. Es posible elegir entre:

• Todos, para que cualquier empleado tenga acceso.
• Perfil de acceso, para elegir cuál grupo de usuarios tendrá acceso.
• Empleado, para definir un empleado específico.

Al elegir las opciones Perfil de acceso y Empleado , aparecerá un nuevo campo en pantalla para definir específicamente qué grupo o empleado podrá ver los archivos.

TEMAS

En la sección Temas usted realiza la carga (upload) de los archivos. Puede incluir los archivos que sean necesarios, uno a uno. Haga clic en el botón Agregar para incluir un tema. En los campos que aparezcan en pantalla usted tendrá que incluir:

• Título del tema, con el nombre del archivo de máximo 150 caracteres;
• Contenido del tema, con una descripción sobre el archivo de máximo 60000 caracteres;
• Archivo, seleccionando el archivo en su computadora;

Después de completar todos los campos, haga clic en el botón Guardar. ¡Eso es todo! Sus archivos ya están disponibles para los empleados, y aparecerán la próxima vez que la aplicación se sincronice con el sistema.

VISUALIZACIÓN DE ARCHIVOS

La visualización y descarga de los archivos que conforman la biblioteca podrá ser realizada en las tres plataformas de Involves Stage. En la plataforma web, usted deberá acceder a la lista de bibliotecas disponibles en la página Biblioteca. Simplemente haga clic en el nombre y después en el botón Visualizar.

Ahora bien, la visualización de los archivos en la aplicación se realiza en el menú Biblioteca de las aplicaciones de Involves Stage. Aprenda a hacerlo en los enlaces a continuación:

• Funcionalidades en la app iOS de Involves Stage
• Funcionalidades de la app Android de Involves Stage