Administración de licencias – Involves Stage - Central de Ayuda

APLICACIÓN: Las licencias de Involves Stage representan el número de usos posibles de la aplicación móvil, las cuales están definidas en contrato. El sistema te permite administrar este número según las variaciones de uso de la aplicación por el equipo de campo.

PRERREQUISITOS: App, Concepto de licencias.

Cuando contratas los servicios de Involves Stage, también contratas licencias de uso de la aplicación. Las licencias son el número de usos posibles de la aplicación móvil, que están definidas por contrato.

Los usuarios con perfil de acceso Administrador del sistema pueden administrar las licencias en uso de Involves Stage, a través de la funcionalidad Administración de licencias, siguiendo la ruta:

Menú > Avanzado > Administración de licencias

La página Administración de licencias muestra la información de:

Licencias adquiridas		Se refiere al total de licencias adquiridas. Este es el número máximo de licencias que se ha contratado para el respectivo periodo. Al final del mes, se generará el cobro con base en estos datos.
Licencias distribuidas entre los ambientes		Representa el total de licencias adquiridas y habilitadas para usarlas en la operación, distribuidas entre los diferentes ambientes.
Licencias disponibles		Se refiere al total de licencias contratadas que todavía están disponibles para asignar. Estas licencias no están vinculadas a ningún empleado, ni han sido aún asignada a ningún ambiente.
Adquirir licencias		En caso de que no cuentes con la cantidad de licencias necesarias para tu operación, aquí es donde puedes adquirirlas.
¿Necesitas ayuda?		En esta ventana emergente tienes acceso a algunas preguntas frecuentes que pueden despejar tus dudas rápidamente.

De forma predeterminada, el número presentado por estos indicadores son los que constan en el contrato estándar de Involves Stage, en el mes y el año actuales. También puedes utilizar los filtros de la parte superior de la página para refinar los datos mostrados. Los filtros disponibles son:

Contrato		Puedes seleccionar los diferentes tipos de contrato que posee tu empresa. Dependiendo de los proyectos que desarrolle, una misma empresa puede mantener más de un contrato activo.
Producto		Un mismo contrato puede tener licencias para diferentes productos. Por ejemplo, la licencia estándar de Involves Stage y la licencia de Control de horario. Estos son dos productos distintos, y cada uno tiene un valor contractual diferente.
Mes		Puedes filtrar el número de licencias utilizadas en un mes específico.
Año		Asimismo, también puedes filtrar las licencias utilizadas por año.

ADQUIRIR LICENCIAS

En Involves Stage puedes adquirir más licencias en caso de que tu operación necesite una cantidad mayor de licencias. Para hacerlo, basta hacer clic en el ícono Adquirir licencias.

Si todavía no has utilizado todas las licencias que has adquirido, el sistema te pedirá que confirmes si realmente deseas agregar más licencias, pues todavía cuentas con licencias que no han sido utilizadas.

Después de escoger el número licencias adicionales que quieres adquirir, haz clic en Tramitar adquisición. Así tendrás acceso al recibo de tu solicitud, identificando la cantidad actual y el nuevo total de licencias. Si estás seguro de esta compra, haz clic en Adquirir.

REDUCIR LICENCIAS

El sistema no permite reducir manualmente la cantidad de licencias adquiridas, pero actualizará el número máximo de licencias siempre que comience un nuevo mes, eliminando del contrato las licencias que no fueron utilizadas, lo que significa una reducción del número máximo de licencias disponibles para el siguiente mes.

ATENCIÓN: Recuerde que, al adquirir más licencias en cualquier día del mes actual, vas a pagar por el total de licencias adquiridas, incluso las que no utilizaste. Por el contrario, si terminas el mes con Licencias disponibles, vas a pagar por las Licencias adquiridas, pero tu número máximo para el siguiente mes será el número de Licencias distribuidas entre los ambientes.

CÓMO DISTRIBUIR LICENCIAS POR AMBIENTE

Para modificar la cantidad de licencias utilizadas en tu operación en cada ambiente, puedes digitar el valor en los campos o utilizar los botones para aumentarlas o para reducirlas.

Cuando alteres los números de licencias, observarás que la información de Licencias disponibles y Licencias distribuidas entre los ambientes se modifica automáticamente. Por otro lado, el campo Licencias adquiridas será modificado solo cuando comience un nuevo mes, apenas en el caso de que todavía haya licencias disponibles. Cuando esté completo, haz clic en Guardar. El sistema informa el status del procesamiento en la parte superior de la página.

HISTORIAL DE LICENCIAS

La funcionalidad muestra el registro de todas las modificaciones realizadas en las licencias de Involves Stage y con ella también puedes exportar tus datos. Solo tienes que hacer clic en el menú de Opciones, en la esquina inferior izquierda de la página, que muestra:

Historial de modificaciones
Historial de contratación
Historial de uso
Exportar datos (beta)

Para consultar cualquiera de estos historiales, simplemente haz clic en el botón correspondiente. Aparecerá una ventana emergente en pantalla, con datos del ambiente, número de empleados de campo y fecha de registro. También puedes filtrar los datos por ambiente y fecha. Además, puedes exportar los datos en formato XLSX, haciendo clic en el botón Exportar.

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