Pré-requisitos

Antes de comenzar, asegúrate de contar con lo siguiente:
 

1. ¿Qué es una Cuenta BOT?

Un bot (abreviatura de "robot") es un programa de software que realiza tareas automatizadas, repetitivas y predefinidas. Esto incluye la automatización del inicio de sesión y la realización de funciones empresariales tal como lo haría un usuario humano en las aplicaciones de Retail Link.
 

2. Acceder a la Gestión de Usuarios

Todos los pasos de creación y administración de cuentas BOT se realizan desde el módulo de Gestión de usuarios. Sigue estos pasos para acceder:

• Inicia sesión en Retail Link utilizando tu correo registrado y contraseña.

• Haz clic en tus iniciales (ícono de usuario) en la esquina superior derecha de la pantalla.
• En el menú desplegable, selecciona Mi Perfil. Verás opciones como: Cambiar contraseña, Actualizar Información de la Compañía, Cerrar sesión.
   

• Dentro de "Administrar perfil", selecciona la pestaña Configuración de administrador.
   

• Del submenú que se despliega, selecciona Gestión de usuarios.

• Por seguridad, el site pedirá nuevamente tus credenciales. Ingresa tu ID de usuario y contraseña, luego haz clic en INICIAR SESIÓN.

• Se cargarán todos los usuarios creados bajo esta cuenta administrativa. Verás pestañas de filtro: Activo, Solicitudes pendientes, Rechazada, Pendiente de revisión, Desactivada, Approved, Deleted.
   

3. Identificar los Grupos de Acceso de la Cuenta Existente

Antes de crear la cuenta BOT, debes identificar los códigos de los módulos activos en una cuenta Walmart existente (no BOT). Esos mismos códigos se aplicarán a la nueva cuenta BOT para garantizar que tenga los accesos correctos.

• En la lista de Administración de usuarios, localiza al usuario de la cuenta Walmart que no es BOT.
• Haz clic sobre ese usuario para abrir su perfil.
• Desplázate hasta el final de la página, al lado derecho, y localiza la sección Grupos de Acceso Asignados.
   

• Anota el número de código del módulo activo. Ejemplo: 1403 — MX Carrier Appointment Schedule | Estado: Approved.
• Con ese código, regresa a la sección de Administración de usuarios para crear la cuenta BOT (siguiente sección).

4. Crear la Cuenta BOT — Paso a Paso

Todos los administradores de cuentas de proveedores pueden crear una cuenta BOT. Sigue estos pasos:

• Desde Administración de usuarios, haz clic en AÑADIR USUARIO (esquina superior derecha de la pantalla).

• En la página Agregar usuario, completa todos los campos obligatorios:

•   Selecciona la casilla de verificación: "Esta es una cuenta de usuario de bot" — Este paso es obligatorio para identificar la cuenta como BOT.

• En el campo Pedir acceso completo, escribe el código identificado en la Sección 3. Ejemplo: busca 1403 y selecciona 1403 — MX Carrier Appointment Schedule.
   

• En el campo Justificación del acceso adicional, escribe: "Usuario para Bot" u otra descripción que identifique el propósito.
• Haz clic en AGREGAR USUARIO (esquina superior derecha). Aparecerá un banner de confirmación.

ℹ️  Comportamiento esperado al primer inicio de sesión: El nuevo usuario deberá establecer una contraseña para el nuevo ID. Al ingresar, el site mostrará un aviso indicando que es una cuenta de usuario de bot. Esto es completamente normal y no representa un error. Continúa con los siguientes pasos.

5. Ver el Perfil del BOT y Obtener el Token

Una vez creada la cuenta, puedes consultar sus detalles y acceder al token desde el perfil del BOT:

• Ve a Administración de usuarios.
• Busca al usuario BOT por su dirección de correo electrónico en la barra de búsqueda (no solo por nombre, para evitar problemas de paginación).
• Haz clic en el ícono de puntos suspensivos (…) a la derecha del usuario.
• Selecciona Ver perfil del menú desplegable.

En el perfil del BOT encontrarás los siguientes datos:

• Cuenta de bot: Sí / No
• Fecha de generación del token
• Fecha de vencimiento del token
• Token de bot (parcialmente visible, con ícono para copiar)

6. Generar y Copiar el Token del BOT

• Desde el perfil del usuario BOT, revisa la Fecha de vencimiento del token.
• Si el token caducó, haz clic en Generar token de bot (esquina superior derecha).
   

• Aparecerá un banner confirmando que el nuevo token fue generado correctamente.
   

• Haz clic en el ícono copiar (📋) al lado del campo Token del bot para copiarlo al portapapeles.

• Pega y guarda el token en un lugar seguro antes de cerrar la pantalla.

7. Registrar el Token en Retail analytics (Datamind)

Una vez copiado el token desde Retail Link, regístralo en Retail analytics (Datamind) para activar la integración con la cuenta BOT:

• Ingresa a tu cuenta en Retail analytics (Datamind).
• Navega a la sección de configuración de cuentas BOT (consulta con tu equipo técnico la ruta exacta según la versión deRetail analytics (Datamind) que uses).
• Ingresa los datos de la nueva cuenta BOT: ID de usuario (correo electrónico) y el token copiado.
• Guarda los cambios y realiza una prueba de conexión para verificar que la integración funciona correctamente.

8. Restablecer la Contraseña de una Cuenta BOT

Si necesitas cambiar la contraseña de la cuenta BOT, sigue estos pasos desde la pantalla de inicio de sesión de Retail Link:

1. Desde la pantalla de login, haz clic en "¿Olvidó su ID de usuario o Contraseña?".

2. Ingresa la dirección de correo electrónico del BOT cuya contraseña vas a restablecer.

3. Walmart enviará un código de acceso único (OTP) a esa dirección de correo.
4. Ingresa el código OTP y la nueva contraseña deseada.

5. Si el restablecimiento fue exitoso, verás el mensaje "Contraseña actualizada correctamente". Haz clic en Iniciar sesión.

Buenas prácticas

• Usa una nomenclatura clara para los nombres de ID del BOT (ejemplo: bot_citas_mx@empresa.com) para facilitar la administración.
• Crea una dirección de correo exclusiva por BOT: no se puede reutilizar ni editar el correo de un ID existente.
• Agenda un recordatorio cada 55 días para renovar el token antes de que expire (el portal B2B avisa, pero es mejor anticiparse).
• Cuando busques un BOT en la lista de usuarios, búscalo por correo electrónico, no solo por nombre, para evitar problemas de paginación.
• Guarda el token en una bóveda de contraseñas segura (no en un archivo de texto plano ni en correo).
• Si tienes varios proveedores, crea un BOT específico por proveedor para facilitar la trazabilidad.

Resolución de problemas

❌ Error de autenticación al intentar que el BOT acceda a Retail Link

Verifica que el token no haya expirado (revisa la Fecha de vencimiento del token en el perfil). Si expiró, genera uno nuevo (ver Sección 6). También confirma que el token fue pegado completo, sin espacios extra.

❌ El BOT no aparece en la lista de usuarios

Busca al BOT por su dirección de correo electrónico completa en la barra de búsqueda, no solo por nombre. La lista está paginada y es posible que no aparezca en la primera página.

❌ No encuentro el botón AÑADIR USUARIO

Verifica que tu cuenta tenga perfil de Administrador de cuentas del proveedor. Si no lo tienes, el botón no estará disponible. Contacta a tu responsable de cuenta o a la mesa de ayuda de Retail Link.

 

❌ El BOT inicia sesión pero recibe MFA (código al teléfono)

La cuenta no fue correctamente configurada como BOT. Verifica que se haya marcado la casilla "Esta es una cuenta de usuario de bot" al momento de la creación. Si el ID ya existe sin esa configuración, deberás crear un nuevo ID de usuario.
 

❌ El token se generó pero DATAMIND no lo acepta

Confirma que pegaste el token completo sin caracteres adicionales. Verifica con tu equipo técnico que la versión de DATAMIND que usas acepta el formato actual del token de Retail Link. Caso contrario entra en contacto con nuestro equipo de soporte.

Perguntas Frequentes (FAQ)

1. ¿Quién puede crear una cuenta BOT?

Los administradores de cuentas del proveedor. Si no puedes crear una, contacta la mesa de ayuda de Retail Link:
 

2. ¿Debo registrarme en este nuevo proceso aunque ya tenía un BOT?

Sí. Todos los proveedores deben registrar sus cuentas BOT. Las automatizaciones no funcionarán en cuentas de usuario individuales. Deben estar en cuentas BOT creadas con el proceso de esta guía.
 

3. ¿Puedo editar el correo electrónico de un ID de usuario existente?

No. No es posible editar la dirección de correo de un ID existente. Si se requiere cambiar el correo, deberás crear un nuevo ID de usuario. Si es cuenta BOT, también deberás generar un nuevo token.
 

4. ¿Puedo adjuntar el código SCAC al crear el ID de usuario?

Sí. Si ya creaste el ID sin SCAC, contacta la mesa de ayuda de Retail Link para agregarlo manualmente.
 

5. ¿Qué pasa si mi BOT intenta iniciar sesión con MFA?

Después de varios intentos fallidos, la cuenta se bloqueará. Deben usarse cuentas BOT dedicadas (no cuentas de usuario personales) y autenticarse con el encabezado x-bot-token.
 

6. ¿Dónde se especifica que debo cumplir esta directiva?

Como parte del EULA (Acuerdo de usuario de Retail Link), Walmart tiene el derecho de modificar el proceso de inicio de sesión en cualquier momento. La autenticación basada en tokens es una mejora de seguridad incluida en ese proceso.

Próximos Passos

• Consultar el artículo de Preguntas Frecuentes 
• Configura el recordatorio de renovación del token (cada 55 días).
• Registra el token en DATAMIND y realiza una prueba de conexión (ver Sección 7).
• Comparte esta guía con el equipo técnico de automatización que configurará el encabezado x-bot-token en sus scripts.