Conceptos y tipos de itinerarios

Los itinerarios en Involves Stage te permiten tener una visión clara y objetiva sobre el ruteo del equipo de campo, además de ofrecerte la posibilidad de programar actividades y tareas. Los itinerarios son planificados por el equipo de back office de la empresa en la plataforma web de Involves Stage, y son ejecutados por el equipo de campo a través de las aplicaciones móviles.

Antes de configurar la secuencia de visitas para tus empleados en el sistema, será necesario que definas cuál va a ser el tipo de itinerarios que van a seguir. El sistema tiene tres tipos de itinerarios: periódicos, programados y cartera de clientes.

ITINERARIO PERIÓDICO

Los itinerarios periódicos poseen una regularidad y ciclos que pueden ser semanales, quincenales o mensuales (cada cuatro semanas). No es necesario tener un modelo único de itinerario para toda la operación, sin embargo, cada empleado podrá tener apenas un tipo de itinerario periódico. En total son tres tipos:

• Itinerario periódico semanal: Para empleados que repiten el mismo itinerario de visitas todas las semanas.
• Itinerario periódico quincenal: Para los empleados que alternan entre un itinerario de visitas para una semana y otro diferente para la semana siguiente.
• Itinerario periódico mensual (cada cuatro semanas): Para los empleados que realizan un itinerario de visitas en una semana, uno diferente para la siguiente semana y otros en la tercera y cuarta semanas, volviendo a repetir el primer itinerario en la quinta semana.

Tu operación va a determinar el tipo de itinerario que debes elegir. Por ejemplo: Si un empleado sigue un itinerario considerado como semanal —con puntos de venta que se repiten semanalmente, pero que contempla algunas actividades quincenales o mensuales— el mejor tipo de itinerario para elegir será el quincenal. Esto se debe a que durante la configuración de los itinerarios, debes planificar las actividades a largo plazo. La solución para el ejemplo anterior es dejar todas las visitas en el formato quincenal, duplicando las visitas en las dos semanas y registrando la visita quincenal.

• Aprende a registrar itinerarios periódicos manualmente
• Conoce la importación de itinerarios

CICLOS SEMANALES

Los tipos de itinerarios periódicos se basan en ciclos de semanas. Las semanas en Involves Stage empiezan el domingo y terminan el sábado. Así que cuando estés planificando los itinerarios de tu equipo, debes tener en cuenta el día en el que ocurren las modificaciones:

• Periódico semanal: No hay modificación entre las semanas, pues estas se repiten.
• Periódico quincenal: Los itinerarios completan un ciclo en dos semanas y se dividen en Semana 1 y Semana 2. En el registro del itinerario, el sistema siempre utilizará como base la semana actual para determinar la Semana 1.
• Periódico mensual: Los itinerarios tendrán ciclos divididos en cuatro semanas. En este caso, los ciclos se organizan en Semana 1, Semana 2, Semana 3 y Semana 4. El comportamiento de las semanas será igual al quincenal, pero con la diferencia que incluye dos semanas más.

Por ejemplo, al registrar un itinerario quincenal el jueves 1 de marzo, el sistema identificará como semana 1 el período entre los días 25/02 y 02/03, y como semana 2 entre 04/03 y 09/03. El 11 de marzo se iniciará un nuevo ciclo:

Para dar otro ejemplo, si registras un itinerario el miércoles 7 de marzo, la Semana 1 iría desde el 04/03 al 09/03. Ahora bien, la Semana 2 será entre los días 11/03 y 16/03. El nuevo ciclo comenzará el 18/03:

Por otro lado, el registro de un itinerario mensual, en el que el ciclo se divide en cuatro semanas, quedará de la siguiente manera:

ITINERARIO PROGRAMADO

Además de los itinerarios periódicos, también existen los itinerarios programados. Estos se destinan a las visitas que no se encajan en itinerarios periódicos. Por ejemplo, si un empleado posee un itinerario periódico semanal y ya lo está ejecutando, y necesita realizar una visita única a un punto de venta, deberás crear un itinerario programado para esta única visita.

• Aprende a registrar itinerarios programados manualmente
• Conoce el registro de itinerarios por importación

EXPORTAR

Puedes exportar itinerarios de dos maneras. De todo el equipo, que se utiliza para volver a importar datos, o de un empleado específico. Para exportar los datos del todo el equipo, recorre la siguiente ruta Menú > Itinerarios y visitas > Itinerarios. En la esquina inferior de la pantalla, haz clic en Opciones y elige uno de los informes.

Para exportar los datos de un único empleado, entra al respectivo itinerario, haz clic en Opciones, y por último selecciona uno de los informes. También puedes permitir que el empleado descargue su proprio itinerario a través de la función Mis itinerarios.

En todas las páginas las opciones son:

• Exportar (PDF): Para exportar el itinerario en formato PDF.
• Exportar (XLSX): Para exportar solamente los itinerarios periódicos a una hoja de cálculo.
• Exportar registros: Para exportar los itinerarios periódicos y los programados a una hoja de cálculo.
• Exportar cartera: Para exportar los datos de los itinerarios del tipo Cartera de clientes.