Conceito de formulários

Na rotina das equipes de campo os formulários não são novidade, pois os colaboradores estão acostumados a preencher diversos formulários de papel a mão. Com o Involves Stage o preenchimento das pesquisas torna-se mais fácil e prático, pois em poucos passos no aplicativo instalado no celular as informações são enviadas e registradas no sistema. E em tempo real, a equipe de back office tem acesso rápido e centralizado de sua operação em campo.

Os formulários são grupos de perguntas que serão respondidas pela equipe de campo, gerando um banco de dados para a extração de relatórios. Todas as informações que você quiser extrair da sua operação em campo devem estar em formulários.

As informações a serem preenchidas nos formulários são determinadas pela equipe de back office no Involves Stage Web. Cada pesquisa pode ser personalizada de acordo com a realidade de cada empresa e é um passo importante do projeto de sua operação, pois exige um conhecimento do seu negócio e dos processos realizados pela equipe de campo.

Nos formulários, é possível criar diversos campos para preenchimento em vários formatos, definir a ordem dos campos e a dependência entre eles, além de regras de validação e outras opções. Além disso, existe uma divisão entre os campos que deixa claro o que são campos instrucionais e de resposta. 

A divisão dispõe dos seguintes formatos de preenchimento:

Campos de instrução:

• Texto descritivo
• Imagem ilustrativa
• Planograma

Campos de resposta:

• Texto
• Lista de alternativas
• Escolha única
• Caixa de seleção
• Número inteiro
• Número decimal
• Foto
• Data
• Hora
• Código de barras

Você pode criar formulários dos mais diferentes tipos, os mais comuns são:

• Ações da concorrência
• Fotos antes e depois
• Pesquisa de preço
• Rupturas
• Despesas de deslocamento
• Informações de produtos
• Share de gôndola
• Material de POP

Os formulários de pesquisa no Involves Stage têm relação com dois conceitos: Tarefas e Reportes. Ao construir um formulário você deve definir se ele fará parte de um processo de agendamento de tarefas, onde o colaborador responde uma pesquisa programada para ele; ou fará parte do menu Reportar, para o envio proativo de informações pelos colaboradores em campo.

REPORTAR

Reportar é a ação proativa da equipe de campo no envio de informações sobre os pontos de venda. Em geral, são reportados imprevistos ou informações relevantes sobre os PDVs para a equipe de back office. Esta ação é feita pelo menu Reportar do Involves Stage App, e parte da equipe de campo para a empresa.

Por exemplo, ao encontrar uma ação da concorrência, o colaborador pode reportar pelo aplicativo e fotografar a ação para enviar junto com as informações. Outras situações que podem ser reportadas: danos no produto ou no expositor, rupturas, validade de produtos etc.

TAREFAS

As tarefas são atividades rotineiras, onde a equipe de back office define a periodicidade de envio para a equipe de campo, se diária, semanal ou quadrissemanal. Ao criar uma tarefa agendada, o sistema envia automaticamente para o aplicativo do colaborador. Esta ação parte da empresa para a equipe de campo.

No agendamento das tarefas, a empresa faz a programação de quais formulários devem ser respondidos em determinados pontos de venda. Os colaboradores recebem as tarefas e têm um prazo para responder, seguindo uma ordem de prioridades definidas pela operação.

Por exemplo, as tarefas são usadas para pesquisas de preços de produtos semanalmente, envio de informações sobre o número de caixas abertas diariamente, envio de fotos antes da organização da gôndola, entre outros.

O agendamento das tarefas não é feito no menu de formulários, mas sim no menu Agendamento de Tarefas.

MODELOS DE QUESTÕES

Os formulários no Involves Stage possuem uma funcionalidade chamada Modelos de questões, um repositório de todas as questões cadastradas no sistema. Com ele, é possível compartilhar questões que possuam o mesmo formato e a mesma referência, ou seja, a estrutura de produtos ao qual o formulário está relacionado. Ao editar uma questão que já tenha sido cadastrada anteriormente, as informações são alteradas em todos os formulários onde ela foi inserida.

PRÓXIMOS PASSOS

Após entender o conceito de formulários no Involves Stage, você está pronto para começar a criação e configuração dos formulários de sua operação e a agendar as tarefas de sua equipe. Saiba mais nos artigos:

• Configurar formulário
• Construir questionário
• Validação de respostas
• Dependência entre campos
• Agendamento de tarefas