Importar Puntos de venta

Registrar los puntos de venta es un paso importante en la operación de Involves Stage, ya que son los establecimientos visitados por el equipo de campo. El PDV tiene una relación directa con los itinerarios, regionales, macrorregionales, red y bandera, y demás operaciones de Involves Stage.

En este artículo, vea el paso a paso de cómo hacer una importación de Puntos de Venta en Involves Stage. A continuación, encontrará toda la información necesaria:

• Objetivo de la importación
• Antes de comenzar
• Importar puntos de venta
• Resultado de la Importación
• Actualizar PDVs ya registrados en Involves Stage

Objetivo de la importación

La opción Importar Puntos de Venta tiene como objetivo facilitar el registro y la actualización de los datos de PDVs en Involves Stage. 

Antes de comenzar

Revise la información que debe conocer antes de iniciar este proceso. 

• El registro de PDVs por importación también permite registrar de forma automática en el sistema los datos de Macrorregionales y Regionales, y Red y Bandera.
• La plantilla de importación es una hoja de cálculo en formato XLSX y posee campos similares al registro manual.

Importar puntos de venta

El proceso de importación de puntos de venta posee dos etapas:

• Paso 1: descargar la plantilla, rellenar la hoja con los datos a importar y guardar como un archivo CSV. 
• Paso 2: enviar el archivo para importar en Involves Stage. 

Vea a continuación el paso a paso para realizar las dos etapas de la importación. 

Paso 1 - Rellenar la hoja de cálculo

Para iniciar la importación, siga estos pasos:

1. Acceda a Menú > Puntos de Venta > Puntos de Venta en Involves Stage;
2. Haga clic en el botón Opciones, en la esquina inferior izquierda de la pantalla;
3. Luego, haga clic en Importar;
4. En el pop-up Importar, haga clic en el botón Descargar Plantilla
   
   
    
5. Después de la descarga, abra el archivo modelo en su editor de hojas de cálculo, como Excel o Google Sheets;
6. Rellene los campos obligatorios de la hoja: Nombre del PDV, Bandera, Red, Regional y marque el estado en la columna Activo. Use Sí para el estado activo y No para el estado inactivo del PDV en el sistema.

¿Cómo rellenar la información en la hoja?

Antes de guardar el archivo, es importante verificar los datos de las columnas. Revise a continuación los consejos sobre cómo rellenar las columnas en la hoja de importación de PDVs:

• ID: es el número de identificación del punto de venta en Involves Stage. El sistema define este número usado para la edición masiva de datos. Por lo tanto, deje esta columna en blanco en la primera importación.
• Nombre del PDV: use una nomenclatura que el equipo de campo ya conozca, o que facilite el reconocimiento de la tienda construyendo el nombre del punto de venta con la estructura: nombre de la tienda + número de la tienda + barrio y/o ciudad. Recuerde: cada punto de venta debe ser único.
• Bandera: si la bandera ya está registrada previamente en el sistema, rellene el nombre de la bandera exactamente como está en Involves Stage. Si hay alguna letra diferente en el nombre, el sistema identifica esta bandera como una nueva información.
• Red: Rellene la Red del punto de venta con el nombre correcto ya registrado en el sistema o regístrela junto con la importación de PDVs.
• Tipo de PDV: esta información está relacionada con el formato de ejecución en la tienda, es decir, cómo será expuesto el producto. Por ejemplo, podemos tener una tienda estándar, tienda en centro comercial, tienda de conveniencia, etc.
• Perfil del PDV: el perfil del punto de venta es la definición del rango de facturación. Cada uno puede ser categorizado como Perfil A, Perfil B, Perfil C, o bien Hasta 4 Cajas, Hasta 8 Cajas, etc.
• Canal del PDV: el canal del punto de venta puede usarse para identificar si la tienda es un comercio minorista, mayorista, distribuidor o, entonces, Key Account.
• Regional: rellene la regional con el nombre correcto de una ya registrada en el sistema. Recuerde que cada punto de venta debe estar ligado a una Regional, por lo tanto tenga cuidado con la ortografía correcta.
• CNPJ: el llenado del CNPJ de la empresa es opcional y puede insertar cualquier tipo de carácter. El campo acepta espacios, puntos y barras.
• Dirección: los campos Ciudad, UF, Calle, Número, Complemento, Barrio y Código Postal son opcionales. Esta información se usará para la geolocalización automática. En el campo Código Postal puede insertar cualquier tipo de carácter. El campo acepta espacios, puntos y barras. 
• Latitud y Longitud: la latitud y longitud se generan automáticamente por el sistema, por lo tanto puede dejar estos campos en blanco. Si tiene esta información y desea rellenarla, al momento de la importación debe dejar la opción Georreferenciar registros importados inactiva, porque si está marcada el sistema ignora las coordenadas rellenadas, priorizando datos automáticos generados por la dirección del PDV. 
• Nombre Comercio Minorista y Código Local: Involves Stage permite la integración con el sistema Neogrid, software para gestión de la cadena de suministro. En el registro por importación, dos campos pueden rellenarse: Nombre Comercio Minorista y Código Local, extraídos de su operación con el software. Es necesario tener cuidado para rellenar el campo correctamente, ya que esto afecta el procesamiento de los datos integrados. 
• Activo: este campo se refiere al Estado del punto de venta, y debe registrarse solo como Sí o No. Use Sí para el estado activo y No para el estado inactivo del PDV en el sistema.

Después de rellenar la hoja con toda la información necesaria, guarde una copia del archivo en formato CSV (separado por comas). Si prefiere, haga una copia de seguridad del archivo en XLSX, porque el formato CSV elimina fórmulas y algunos formatos.

Paso 2 - Importar el archivo a Involves Stage

Después de rellenar la información de la plantilla de importación, siga los pasos a continuación:

1. En el pop-up Importar, haga clic en Enviar archivo;
   
   
    
2. Busque en su computadora el archivo en formato CSV (separado por comas);
3. Si desea activar la geolocalización, active la opción Georreferenciar Registros Importados;
   
   
4. Haga clic en el botón Importar;
5. Una barra de progreso indicará el avance de la importación. Es posible dejar la importación cargando en segundo plano y continuar con otras tareas mientras esto ocurre. Si hay una actualización de la página o cierre de esta por algún motivo, no se pierde lo que ya se ha cargado hasta el momento.
6. ¡Listo! Después de estos pasos, los puntos de venta ya estarán registrados en el sistema y podrá definir los itinerarios de su equipo de campo.

Resultado de la Importación

Durante la importación el sistema puede encontrar problemas en el llenado de la hoja. En este caso, puede editar los datos fácilmente en el pop-up Resultado de la Importación o descargar el archivo de errores.

El pop-up Resultado de la Importación presenta el total de ítems importados y el número de registros con errores pendientes y corregidos. Puede editar los campos en rojo, o si prefiere, puede ignorar el punto de venta marcando la opción no importar.

Después de corregir o ignorar los ítems con errores, el botón Importar queda disponible para que haga clic y envíe los registros corregidos y termine su importación.

 

Consulte el artículo cómo acceder al informe de errores para saber más sobre los informes de errores de importación en Involves Stage. 

Actualizar PDVs ya registrados en Involves Stage

Puede ser necesario actualizar los datos de sus puntos de venta ya registrados en Involves Stage. Use la opción de importar PDVs para actualizar varios puntos de venta al mismo tiempo. 

Esta opción reemplaza la información de campos de puntos de venta existentes por la nueva información del archivo de importación. El proceso es el mismo que siguió para importar puntos de venta, pero hay algunas otras cosas a considerar.

• Si necesita cambiar la información de su base de puntos de venta en el futuro, exportará la información ya con los IDs definidos automáticamente por el sistema. Al editar esta información, mantenga la columna ID sin cambios para que el sistema reconozca los datos al importar nuevamente.
• Al editar puntos de venta por importación, tenga cuidado de que no estén en el itinerario de ningún colaborador. Si lo están, el sistema no permitirá su edición.