Registro de PDVs por importación

APLICACIÓN: Ejecutar el registro de los puntos de venta es un paso muy importante para tu operación, ya que estos son los establecimientos que van a ser visitados por el equipo de campo. El PDV guarda una relación directa con itinerarios, regionales, macrorregionales, redes, cadenas y demás operaciones de Involves Stage. PRERREQUISITO: Registro de macrorregionales y regionales, Registro de red y cadena.

 

El registro de los puntos de venta en Involves Stage puede realizarse de dos maneras: de forma manual, agregándolos uno a uno al sistema, o por medio de la importación de información a través de una plantilla descargable. Para elegir entre estas dos formas, debes pensar en tus necesidades o en qué etapa de uso te encuentras, ya sea en la implementación de tu operación o en un proceso de actualización de tus PDVs.

Puedes realizar el registro por importación siguiendo esta ruta: Menú > Puntos de venta > Puntos de venta

 

• Haz clic en el botón Opciones, en la esquina inferior izquierda de la pantalla
• En seguida, haz clic en Importar

 

 

En la ventana emergente Importar, haz clic en el botón Descargar plantilla;

 

 

La plantilla de importación es una hoja de cálculo en el formato XLSX, y los nombres de los campos son similares a los que encuentras en la plataforma web. Algunos de ellos son obligatorios, como Nombre del PDV, Cadena, Red, Regional , cuyos registros deben estar activos. Después de que la hayas descargado, abre la plantilla en tu editor de hojas de cálculo, como Microsoft Excel. Algunos de estos campos requieren especial atención.

 

Conoce cómo puedes llenar cada columna de la plantilla:

 

ID

ID es el número único que identifica al punto de venta en Involves Stage. El propio sistema define este número, que es usado para editar los datos de forma masiva. Así que deja esta columna en blanco en la primera importación.

 

Tip En caso de que tengas que en un futuro tengas que modificar la información de tu base de puntos de venta, en ese momento deberás exportar la información ya con los IDs definidos automáticamente por el sistema. Al editar esta información, no realices ninguna modificación en la columna ID para que el sistema pueda reconocer los datos cuando sean importados nuevamente.

 

NOMBRE DEL PUNTO DE VENTA

Utiliza nombres que tus promotores ya conozcan, o también puedes construir el nombre del punto de venta con la siguiente estructura para facilitar el reconocimiento de la tienda: NOMBRE DE LA TIENDA + NÚMERO DE LA TIENDA + BARRIO y/o CIUDAD. Recuerda: el nombre de cada punto de venta debe ser único.

 

CADENA

Las Cadenas las puedes haber registrado en una fase anterior, de forma manual, o puedes hacerlo cuando estés registrando los PDVs por importación. Algunas cadenas tienen el mismo nombre la red, lo que en estos casos permite que el nombre esté duplicado.

 

¡Importante! Presta mucha atención en este campo: si la cadena ya está registrada en el sistema, ten mucho cuidado cuando vayas a registrar el punto de venta para que el nombre de la cadena quede exactamente como ya está registrado en Involves Stage. Si cualquier letra queda diferente, el sistema identificará esta cadena como una información nueva. Ejemplo: Denin es diferente de Denim. Lo anterior también se aplica para redes, regionales y macrorregionales.

 

RED

Escribe el nombre de la Red del punto de venta de forma correcta, exactamente como ya está registrado en el sistema, o también puedes registrarla cuando estés importando los PDVs.

 

TIPO DE PDV

Clasificar los puntos de venta te puede ser de gran ayuda cuando quieras generar informes segmentados. El tipo de PDV normalmente se relaciona con el formato de ejecución de la tienda, o sea, la forma en que se exponen los productos. Por ejemplo, podemos ter una tienda base, tienda en un centro comercial, tienda de conveniencia, etc.

 

PERFIL DEL PDV

Si hablamos sobre el perfil del punto de venta, nos estamos refiriendo a su rango de facturación. Puedes clasificar cada PDV como Perfil A, Perfil B, Perfil C, o bien Hasta 4 Cajas Registradoras, Hasta 8 Cajas Registradoras, etc.

 

CANAL DEL PDV

El canal del punto de venta lo puedes utilizar para identificar si la tienda es minorista, mayorista, distribuidora o  Key Account.

 

REGIONAL

Escribe el nombre correcto de la regional, usando exactamente el mismo nombre que esté registrado en el sistema. Recuerda que cada punto de venta debe estar vinculado a una regional, así que presta mucho atención cuando estés escribiendo los nombres.

 

¡Importante! Si estás agregando regionales durante el registro por importación, pero no incluyes la macrorregional, el sistema creará una macrorregional con el mismo nombre de la regional. Ejemplo: si defines que la ubicación de un punto de venta es en la regional Avellaneda y dejas el campo de macrorregional vacío, a esta se le asignará el nombre Avellaneda, en vez de Gran Buenos Aires. Ahora bien, si estás editando los puntos de venta por importación, asegúrate de que ningún de estos PDVs esté en el itinerario de ningún empleado. Si están en algún itinerario, el sistema no permitirá su edición.

 

Núm. de Identificación Empresarial

Incluir el Núm. de Identificación Empresarial es opcional y puedes usar cualquier tipo de caracter, ya sean espacios, puntos o guiones.

 

DIRECCIÓN

Los campos Ciudad, Sigla de la división territorial, Dirección, Número, Complemento, Barrio y Código postal son opcionales. Sin embargo, te recomendamos que incluyas esta información, ya que esta información será utilizada para la georreferenciación automática. En el campo Código postal, puedes incluir cualquier tipo de caracter, ya sean espacios, puntos o guiones.

 

LATITUD y LONGITUD

El sistema genera automáticamente la latitud y la longitud, así que estos dos campos los puedes dejar en blanco. En caso de que tengas esta información y desees incluirla, cuando vayas a realizar la importación, no debes habilitar la opción Georreferenciar registros importados, de lo contrario el sistema omitirá las coordenadas que introduzcas e introducirá los datos automáticos generados por la dirección del PDV.

 

NOMBRE DEL RETAIL y CÓDIGO LOCAL

Involves Stage permite realizar integraciones con el sistema NeoGrid, un software para la gestión de la cadena de suministro. En el registro por importación debes llenar dos campos: Nombre del retail y Código local, que pueden ser extraídos de tu operación con el software. Debes tener cuidado para llenar estos campos correctamente, ya que pueden afectar el procesamiento de los datos integrados.

 

ACTIVO

Este campo se refiere al Status del punto de venta, y acepta solo dos opciones, Sí o No. Para que el PDV pueda ser incluido en itinerarios y reciba programaciones, en otras palabras, para que esté disponible para tu operación, debes mantener su status como activo. Cuando un PDV no forme más parte de tu operación, solo en ese momento debes desactivarlo. En lugar de eliminarlo, Involves Stage te permite seleccionar su status. De esa manera, tu empresa no perderá ningún dato.

 

GUARDAR ARCHIVO

Después de que alimentes la hoja de cálculo con toda la información necesaria, guarda una copia del archivo en formato CSV (delimitado por comas). Si prefieres, haz una copia de seguridad del archivo XLSX, pues el formato CSV elimina fórmulas y algunos formatos específicos.

 

 

IMPORTACIÓN

Volviendo a Involves Stage, debes concluir la importación de la siguiente manera:

• En la ventana emergente Importar, haz clic en Seleccionar archivo
• Busca en tu computadora el archivo en formato CSV (delimitado por comas)
• Si deseas activar la georreferenciación, habilita la opción Georreferenciar registros importados
• Haz clic en el botón Importar

 

 

¡Eso es todo! Cuando termines de realizar esos pasos, los puntos de venta estarán registrados en el sistema y podrás crear los itinerarios de tu equipo de campo.

 

¡Importante! El registro de PDVs por importación también te permite registrar automáticamente los datos de macrorregionales y regionales, además de red y cadena.

 

 

CORRECCIÓN DE ERRORES

Durante la importación, es posible que el sistema encuentre errores en los datos de la plantilla. En este caso, puedes editar los datos fácilmente en la misma ventana emergente, o bien descargar el archivo de errores.

• Obtén más información sobre el informe de errores

La ventana emergente Resultado de la importación presenta el número total de ítems importados, el número de errores pendientes y errores corregidos. Puedes editar los campos que están en rojo, o si prefieres puedes ignorar el punto de venta usando la opción no importar.

Tras corregir o ignorar los ítems con errores, puedes hacer clic en el botón Importar para enviar los registros corregidos y concluir la importación.