Registro de PDVs por importación

APLICACIÓN: Registrar los puntos de venta (PDVs) es un paso muy importante para tu operación, ya que serán los establecimientos que tu equipo de campo va a visitar. El PDV se relaciona directamente con los itinerarios, regionales, macrorregionales, red, cadena y las demás operaciones de Involves Stage. PRERREQUISITO: Registro de macrorregionales y regionales, Registro de red y cadena.

 

Puedes registrar puntos de venta en Involves Stage de dos maneras: De forma manual, incluyéndolos uno a uno en el sistema, o importando la información a través de una plantilla disponible para descargar. Para elegir entre estas dos formas, tendrás que pensar en tus necesidades o en la etapa de uso que te encuentres, ya sea en la implantación o actualización de tu operación.

Te recomendamos que uses el registro por importación cuando quieras incluir mucha información al mismo tiempo. 

 

El registro por importación comienza en la plataforma web de Involves Stage:

Menú > Puntos de venta > Puntos de venta

 

• Haz clic en el botón Opciones, en la esquina inferior izquierda de la pantalla;
• En seguida, haz clic en Importar;
• En la ventana emergente Importar, haz clic en el botón Descargar plantilla;
• Espera hasta que se descargue el archivo en el formato XLSX;

 

 

Después de que la hayas descargado, abre la plantilla en tu editor de hojas de cálculo, como Microsoft Excel. La plantilla de importación es una hoja de cálculo en el formato XLSX, y sus campos son similares a los del registro manual. Algunos de ellos son obligatorios, como Nombre, Regional, Cadena y Red, marcados con un asterisco (*). Debes prestar bastante atención a algunos de esos campos mientras los estés llenando.

Conoce las especificaciones de algunos de ellos:

 

ID

ID es el número único que identifica al punto de venta en Involves Stage. El propio sistema define este número, que será usado para editar los datos de forma masiva. Así que deja esta columna en blanco en la primera importación.

Tip En caso de que tengas que alterar la información de tu base de puntos de venta en el futuro, en ese momento deberás exportar la información ya con los IDs definidos automáticamente por el sistema. Al editar esta información, no realices ninguna alteración en la columna ID para que el sistema pueda reconocer los datos cuando sean importados nuevamente.

 

NOMBRE DEL PUNTO DE VENTA

Utiliza nombres que tu promotor ya conozca, o también puedes construir el nombre del punto de venta con la estructura a seguir para facilitar el reconocimiento de la tienda: NOMBRE DE LA TIENDA + NÚMERO DE LA TIENDA + BARRIO y/o CIUDAD. Recuerda: El nombre de cada punto de venta debe ser único.

 

CADENA

Puedes registrar las Cadenas en una fase anterior, de forma manual, o también en el momento en el que registres los PDVs por importación. Algunas cadenas tienen el mismo nombre la red, lo que permite que se pueda duplicar el nombre en estos casos.

¡Importante! Presta bastante atención a este campo: Si la cadena ya está registrada en el sistema, ten mucho cuidado cuando vayas a registrar el punto de venta para que escribas el nombre de la cadena exactamente como lo escribiste en Involves Stage. En caso de que haya cualquier letra diferente en el nombre, el sistema identificará esta cadena como una información nueva. Ejemplo: Denin es diferente de Denim. Lo anterior también se aplica para redes, regionales y macrorregionales.

 

RED

Escribe el nombre de la Red del punto de venta de forma correcta, exactamente como ya está registrado en el sistema, o regístrala en la importación de PDVs.

 

TIPO DE PDV

Clasificar los puntos de venta te puede ser de gran ayuda cuando quieras generar informes segmentados. El tipo de PDV normalmente se relaciona con el formato de ejecución de la tienda, o sea, la forma en que será expuesto el producto. Por ejemplo, podemos ter una tienda modelo, tienda en un centro comercial, tienda de conveniencia, etc.

 

PERFIL DEL PDV

Hablar del perfil del punto de venta es hablar sobre la definición de su rango de facturación. Puedes clasificar cada PDV como Perfil A, Perfil B, Perfil C, o bien Hasta 4 Cajas Registradoras, Hasta 8 Cajas Registradoras, etc.

 

CANAL DEL PDV

El canal del punto de venta lo puedes utilizar para identificar si la tienda es minorista, mayorista, distribuidor o Key Account.

 

REGIONAL

Escribe el nombre correcto de la regional, usando exactamente el nombre de una que ya esté registrada en el sistema. Recuerda que cada punto de venta debe estar vinculado a una regional, así que presta mucho atención cuando digites los nombres.

 

¡Importante! Si estás agregando regionales durante el registro por importación, pero no pones nada en macrorregional, el sistema creará una macrorregional con el mismo nombre de la regional. Ejemplo: Si defines que la ubicación de un punto de venta es en la regional Avellaneda y dejas el campo de macrorregional vacío, a esta se le asignará el nombre Avellaneda, en vez de Gran Buenos Aires. Ahora bien, si estás editando los puntos de venta por importación, asegúrate de que no estén en el itinerario de ningún empleado. Si de hecho están en algún itinerario, el sistema no permitirá editarlo.

 

Núm. de Identificación Empresarial

Incluir el Núm. de Identificación Empresarial es opcional y puedes usar cualquier tipo de caracter, ya sean espacios, puntos o guiones.

 

DIRECCIÓN

Los campos Ciudad, Sigla de la división territorial, Dirección, Número, Complemento, Barrio y Código postal son opcionales. Sin embargo, te recomendamos que los completes, ya que esta información será utilizada para la georreferenciación automática. No hay necesidad que incluyas los campos Ciudad y Sigla de la división territorial simultáneamente.

Si guardas una ciudad sin división territorial, el sistema completará automáticamente esta información. Para ciudades que no sean únicas en la base de datos, se mostrará un mensaje de error, informando que debes ajustar ese dato manualmente en la interfaz web de Involves Stage.

También puedes suministrar solamente la Sigla de la división territorial, o el nombre de la división territorial en sí (que según el país puede ser Provincia, Estado, Departamento, etc.), siempre y cuando mantengas un estándar para registrar las divisiones territoriales. Si registras solamente la división territorial, la información sobre Ciudad quedará en blanco.

Puedes completar el campo Número de la dirección junto al campo Dirección. El sistema identifica las dos formas.  En el campo Código postal, puedes incluir cualquier tipo de caracter, ya sean espacios, puntos o guiones.

 

LATITUD y LONGITUD

El sistema genera automáticamente la latitud y la longitud, así que estos dos campos los puedes dejar en blanco.

En caso de que tengas esta información y desees incluirla, cuando vayas a realizar la importación, no debes habilitar la opción ¿Georreferenciar registros importados?, de lo contrario el sistema omitirá las coordenadas que introduzcas, dándoles prioridad a los datos automáticos generados por la dirección del PDV.

 

NOMBRE DEL RETAIL y CÓDIGO LOCAL

Involves Stage permite realizar integraciones con el sistema NeoGrid, un software para la gestión de la cadena de suministro. En el registro por importación debes llenar dos campos: Nombre del retail y Código local, que pueden ser extraídos de tu operación con el software. Debes tener cuidado para llenar estos campos correctamente, ya que va a afectar el procesamiento de los datos integrados.

 

ACTIVO

Este campo se refiere al Status del punto de venta, y acepta solo dos opciones, Sí o No. Para que el PDV aparezca en los itinerarios y reciba programaciones, en otras palabras, para que esté disponible para tu operación, debes mantener su status como activo.

Cuando un PDV no forme más parte de tu operación, solo en ese momento debes desactivarlo. En lugar de eliminarlo, Involves Stage te permite seleccionar su status. De esa manera, tu empresa no perderá ningún dato.

 

GUARDAR ARCHIVO

Después de que alimentes la hoja de cálculo con toda la información necesaria, guarda una copia del archivo en formato CSV (delimitado por comas). Para tu seguridad, haz una copia de seguridad del archivo XLSX, pues el formato CSV elimina fórmulas y algunos formatos específicos.

 

 

IMPORTACIÓN

Volviendo a Involves Stage, puedes volver a la página en donde te detuviste o, sino, volver a comenzar el proceso:

Menú > Puntos de venta > Puntos de venta

• Haz clic en el botón Opciones, en la esquina inferior izquierda de la pantalla;
• En seguida, haz clic en Importar;
• En la ventana emergente Importar, haz clic en el botón Seleccionar archivo;
• Busca en tu computadora el archivo en formato CSV (delimitado por comas);
• Confirma si el archivo que seleccionaste es el correcto;
• Si deseas activar la georreferenciación de los puntos de venta, marca la opción ¿Georreferenciar registros importados?
• Haz clic en el botón Enviar.

 

 

¡Eso es todo! Cuando termines de realizar esos pasos, los puntos de venta estarán registrados en el sistema y podrás definir los itinerarios de tu equipo de campo.

¡Importante! El registro de PDVs por importación también te permite registrar automáticamente en el sistema los datos de macrorregionales y regionales, y red y cadena.

 

INFORMES DE ERRORES

Durante la importación, puede que el sistema encuentre errores en los datos de la plantilla. En este caso, Involves Stage generará un informe de errores. Aprende qué debes hacer en el artículo

• Informe de errores de importación