Registrar itinerarios programados

Consulte en el artículo: 

• ¿Qué son los itinerarios programados?
• Cómo registrar itinerarios programados
• Elige el tipo de itinerario
• Agrega itinerarios en una fecha fija 
• Visitar en cualquier fecha
• Programa visitas que se van a repetir

¿Qué son los itinerarios programados?

Los itinerarios programados son usadas para las visitas que no se encajan en los itinerarios periódicos. No existe un límite para incluir puntos de venta en itinerarios programados, sin embargo el sistema no permite que un mismo PDV esté listado para visita en ambos itinerarios.

Por ejemplo, si un empleado tiene un itinerario periódico semanal asignado, ya lo está ejecutando, y necesita realizar una visita única a un punto de venta, puedes crear un itinerario programado para esta única visita.

Cómo registrar itinerarios programados

El registro manual de itinerarios se realiza en la funcionalidad Itinerarios y visitas a través de la ruta:

Menú > Itinerarios y visitas > Itinerarios

Para registrar o editar un itinerario nuevo, haz clic en el nombre de un empleado y en seguida en el botón Editar, en la esquina inferior derecha de la pantalla. Llegarás a la página Itinerario realizar la respectiva edición para este empleado, siguiendo los pasos:

1. Selecciona la opción Itinerarios programados.
2. Selecciona si deseas agregar el itinerario en el Calendario o si prefieres en Visitar en cualquier fecha.
3. Selecciona los puntos de venta que van a entrar en el itinerario.

Elige el tipo de itinerario

En la parte superior de la pantalla, encontrarás el nombre y la foto del empleado, seguidos del tipo de itinerario, si va a ser periódico o programado. En este caso, selecciona la opción Itinerarios programados. Recuerda que el sistema no permite que un mismo PDV sea listado en las visitas programadas y en las periódicas al mismo tiempo.

En el calendario tienes tres posibilidades para realizar el registro:

• Crear ruteo a través del mapa
• Edición del itinerario o Agregar Itinerario
• Programar visitas que se repiten

Al elegir Crear ruteo por el mapa llegarás a la página Mapa, en donde podrás explorarlo usando la interfaz de Google Maps. Recuerda que para usar esta opción , debes asegurarte de que los puntos de venta estén georreferenciados en sus registros, de lo contrario no aparecerán en el mapa.

• Aprende a crear rutas usando el mapa

Agrega itinerarios en una fecha fija 

Si prefieres que el empleado cumpla un itinerario en días específicos, selecciona el día en el campo Seleccione la fecha y haz clic en el botón Agregar itinerario. 

En la ventana emergente Agregar itinerario verás dos pestañas. En Seleccionar PDVs estarán todas las tiendas disponibles, y puedes refinar la lista usando los filtros. Puedes usar para agregar el PDV al itinerario o para eliminarlo.

En la pestaña Ordenar PDVs puedes reorganizar la lista, solo tienes que hacer clic al nombre del punto de venta y, sin soltarlo, arrástralo a la posición deseada.

También tienes la opción de incluir la hora de entrada y salida —para poder generar informes de tiempo y alertas para retrasos, y también incluir una descripción sobre el punto de venta—. Puedes utilizar este espacio para introducir más información o detalles sobre el PDV, ya que estos van a ser los datos que serán visualizados por los empleados en la App. Después de confirmar la información, simplemente haz clic en el botón Guardar. 

Visitar en cualquier fecha

Al registrar un itinerario programado, puedes optar por configurar determinados puntos de venta (PDVs) con la funcionalidad Visitar en cualquier fecha. Esta opción permite que los PDVs estén disponibles en el itinerario del empleado sin una fecha específica definida. Es decir, se pueden visitar en cualquier momento, según la necesidad o conveniencia de la rutina de trabajo.

Esta funcionalidad es útil cuando se desea mantener visitas flexibles, pero es importante recordar que puede afectar a los informes y visualizaciones en el panel BI, ya que los PDVs siguen activos en la planificación.

Para eliminar estos PDVs del itinerario diario, es necesario eliminar manualmente la configuración de Visitar en cualquier fecha.

Programa visitas que se van a repetir

Es posible que quieras programar visitas que se repiten todos los meses. Con esta opción puedes tener una visión más clara de la agenda de visitas de cada persona del equipo, simplificando la planificación y dejándote más tiempo para que te enfoques en la ejecución.

Para hacerlo, haz clic en Programar visita. A continuación debes llenar los siguientes campos en la nueva página:

• Punto de venta, buscando la tienda por nombre;
• Fecha de la visita, eligiendo la fecha;
• ¿Con qué frecuencia se repite la visita?

Si necesitas que la visita se repita, elige el número de veces que se va a repetir y si va a ser mensual o semanalmente. Elige también el día de la repetición y hasta cuándo va:

También puedes incluir más detalles, como el horario de salida y de entrada al PDV y observaciones importantes para el equipo de campo sobre esta tienda. Después solo tendrás que escoger entre:

• Guardar esta visita y programar una nueva, para crear otra visita en una fecha diferente
• Guardar visita, para finalizar el registro