Registro manual de itinerarios periódicos

Los itinerarios en Involves Stage te permiten tener una visión clara y objetiva sobre el ruteo del equipo de campo, además de ofrecerte la posibilidad de programar actividades y tareas. El sistema tiene tres posibles tipos de itinerarios: periódicos, programados y del tipo cartera de clientes.

Los itinerarios periódicos poseen una regularidad y ciclos que pueden ser semanales, quincenales o mensuales (cada cuatro semanas). Además, existen dos formas de registro: manual y por importación de plantilla.

El registro manual de itinerarios se realiza en la funcionalidad Itinerarios y visitas a través de la ruta:

Menú > Itinerarios y visitas > Itinerarios

En la página de la funcionalidad hay diversos filtros de búsqueda para encontrar información específica, como por ejemplo:

• Nombre del Empleado
• Nombre del Superior
• Núm. del PDV
• Punto de venta
• Perfil de acceso
• Perfil del empleado
• Período, por tipo de itinerario
• Si el empleado Tiene itinerario
• Macrorregional
• Regional
• Cadena
• Tipo de PDV
• División territorial
• Si es Empleado compartido
• Actualizado después, seleccionando una fecha después del cambio de itinerario
• Actualizado antes, seleccionando una fecha antes de un cambio de itinerario
• Si el empleado forma parte del Equipo de campo

Al final de la página hay dos botones que tienen dos finalidades diferentes:

• Borrar itinerarios: Al hacerle clic, se elimina toda la información introducida en el itinerario del empleado. Ten cuidado con esta acción ya que no podrá revertirse.
• Asumir itinerarios: Esta funcionalidad solo está disponible para los usuarios registrados como Equipo de campo. Esta permite que el empleado tenga acceso a la plataforma web de Involves Stage y pueda asumir el itinerario de otros empleados.

Para registrar o editar un itinerario nuevo, haz clic en el nombre de un empleado y en seguida en el botón Editar, en la esquina inferior derecha de la pantalla. Llegarás a la página Itinerario, para editar específicamente a este empleado, siguiendo los pasos:

1. Elige el tipo de itinerario periódico.
2. Selecciona la frecuencia del itinerario, si va a ser semanal, quincenal o mensual.
3. Selecciona los puntos de venta que van a formar parte de cada uno de los días del itinerario.

TIPO DE ITINERARIO

En la parte superior de la pantalla, estará el nombre y la foto del empleado, seguidos del campo en donde eliges el tipo de itinerario, si va a ser periódico o programado. En este caso, selecciona la opción Itinerarios periódicos.

FRECUENCIA DEL ITINERARIO

Al lado está el campo Frecuencia del itinerario, en donde eliges si va a ser semanal, quincenal o mensual (cada cuatro semanas). La opción seleccionada en este campo determinará los demás campos mostrados en la página, así que recuerda hacer este paso al principio del registro. Si necesitas cambiar la frecuencia del itinerario después de que lo hayas definido, solo permanecerán los puntos de venta de la semana actual , los demás serán excluidos.

Si decides registrar los horarios de entrada y de salida de los puntos de venta, las horas de trabajo previstas deberán aparecer en el campo Previsto para el mes. Esta información, a pesar de que no es obligatoria, ayuda a guiar al empleado en campo, y también define alertas de retraso.

SELECCIÓN DE LOS PUNTOS DE VENTA

El registro del itinerario se realiza día por día, en campos que se asemejan a los de un calendario. Es posible ver todos los campos en la misma pantalla o bien separarlos por semanas, haciendo clic en las pestañas con el número de la semana. Las semanas se presentan en ciclos, con diferentes colores e identificados con la fecha actual.

Es posible incluir puntos de venta en los itinerarios de dos formas: en lista, seleccionando los PDVs por el nombre registrado en el sistema, o bien por mapa, seleccionando los PDVs por medio de su geolocalización. Recuerda que los puntos de venta que van a estar disponibles para su respectiva inserción serán los PDVs que formen parte de la misma regional del empleado. Además, el ruteo por mapa depende de que tanto los puntos de venta como los empleados estén georreferenciados en el sistema.

EDITAR ITINERARIO POR LISTA

Para comenzar a incluir los puntos de venta, selecciona un día de la semana haciendo clic en el ícono Editar itinerario, representado por un lápiz. La ventana emergente que va a aparecer tendrá dos pestañas: Seleccionar PDVs y Ordenar PDVs. En la pestaña Seleccionar PDVs hay filtros para buscar los puntos de venta. Después de filtrarlos, haz clic en el ícono  para agregarlos al itinerario. Para eliminarlos del itinerario, simplemente haz clic en el ícono  .

En la pestaña Ordenar PDVs se muestran todos los puntos de venta seleccionados en la pestaña anterior. Para cambiar el orden de la lista, simplemente hazle clic al nombre del punto de venta y, sin soltarlo, arrástralo a otra posición. También podrás incluir la hora de entrada y salida —para poder generar informes de tiempo y alertas para retrasos, y también incluir una descripción sobre el punto de venta—. Este espacio se puede utilizar para introducir más información o detalles sobre el PDV, ya que el empleado podrá consultarlos a través de la aplicación. Después de confirmar la información, simplemente haz clic en el botón Guardar.

¡Eso es todo! Ya puedes incluir los puntos de venta de otro día de la semana. Si deseas eliminar un único PDV de la lista del día, haz clic en el ícono (x) al lado de cada nombre. Para eliminar todos los PDVs del día debes usar el ícono de la papelera para retirarlos de la lista. También está el botón Copiar itinerario, que permite duplicar la misma lista de PDVs a otros días de la semana, para que así no haya retrabajo durante el registro.

Para ello, simplemente haz clic en el botón Copiar Itinerario. En la ventana que va a aparecer en pantalla, podrás indicar a cuáles días deseas copiar la lista de puntos de venta.  Habilita las fechas a las que deseas copiarlos y haz clic en el botón Copiar.

EDITAR ITINERARIO POR MAPA

Para incluir los puntos de venta por medio del mapa, debes asegurarte de que estén georreferenciados en sus registros, de lo contrario estos no aparecerán en el mapa para su respectiva selección. Después de que lo hayas confirmado, haz clic en el ícono Crear ruteo a través del mapa. Llegarás a la página Mapa y podrás navegar por medio de Google Maps.

En la parte superior de la pantalla hay filtros de búsqueda para encontrar puntos de venta por Red, Cadena, Tipo de PDV, Canal del PDV, División Regional, Ciudad y también por un radio de búsqueda. El mapa tomará la residencia del empleado como centro, así puedes crear itinerarios más ágiles para tu operación. Después de utilizar los campos del filtro, haz clic en Buscar.

Después de eso, deberán aparecer los puntos de venta filtrados en el mapa. Estos se muestran en colores diferentes:

• Verde: PDV ya incluido en el itinerario del día.
• Morado: PDV ya incluido en el itinerario de otro día.
• Naranja: PDV dentro del radio de proximidad y apto para ser incluido en el itinerario.
• Rojo: PDV ya incluido en el itinerario de otro empleado.

Para incluir el punto de venta en el itinerario del día, haz clic en el ícono del PDV. Acto seguido, haz clic en el botón Agregar al itinerario en la ventana emergente que presenta información sobre el PDV en cuestión. Para eliminarlo, vuelve a hacerle clic y, a continuación, haz clic en el botón Eliminar del itinerario.

Después de seleccionar todos los itinerarios, haz clic en el botón Optimizar ruta. El sistema presenta tres posibilidades para el ruteo por mapa:

• Ruta original: Muestra la lista en el orden en que se seleccionaron los puntos de venta.
• Menor distancia: Muestra la lista en el orden de menor distancia entre los puntos de venta.
• Menor tiempo de desplazamiento: Muestra la lista en el orden en que el empleado va a gastar menos tiempo en su recorrido. En este caso, recuerda que no se considerará el tráfico.

En ambas rutas, Involves Stage calcula automáticamente el kilometraje que será recorrido y el tiempo de desplazamiento. Selecciona la ruta que más le convenga a tu operación y haz clic en Confirmar. Eso es todo, los puntos de venta fueron agregados al itinerario del día; para volver a la página del itinerario, haz clic en el botón Volver.

¡Eso es todo! Tu empleado ya tiene un itinerario periódico y podrá recibir tareas. Si necesitas crear una tarea única para este empleado, también podrás crear un itinerario programado.