Registro de itinerarios por importación

Involves Stage tiene tres tipos de itinerarios: periódicos, programados y del tipo cartera. Además, existen dos formas de registro: manual y por importación de plantilla. Recuerda cómo se hace el registro de modo manual:

• Registro manual de itinerarios periódicos
• Registro manual de itinerarios programados
• Registro manual de cartera

Te recomendamos que uses el registro por importación cuando quieras incluir mucha información al mismo tiempo, podrás hacerlos en la funcionalidad Itinerarios y visitas, en el camino:

Menú > Itinerarios y visitas > Itinerarios

Tienes la posibilidad de registrar nuevos itinerarios por importación, o entonces editar los que ya están registrados en el sistema. Para tal, haz clic en el botón Opciones en la esquina inferior izquierda de la pantalla, que presentará cuatro funciones:

• Importar: Para importar datos en el sistema.
• Exportar (PDF): Para exportar la información registrada en el sistema en formato PDF.
• Exportar (XLSX): Para exportar los datos registrados en el formato de hoja de cálculo editable.
• Exportar Registros: Para exportar los datos registrados en el formato de CSV editable.
• Exportar cartera: Para exportar los datos de los itinerarios del tipo Cartera de clientes.

Ambas opciones Exportar (XLSX) y Exportar registros exportan los itinerarios que ya están registrados en el sistema y son editables. Posteriormente podrán ser reimportados en Involves Stage.

Para registrar nuevos itinerarios o importar actualizaciones, haz clic en el botón Opciones y, a continuación, en Importar. En la ventana emergente de confirmación, deberás elegir uno de los dos modos de importación: por medio de registros o de informe. Conoce las diferencias entre los dos:

IMPORTAR REGISTROS

Este modo de importación se utiliza tanto para los itinerarios periódicos como para los programados. En la hoja de cálculo, las columnas corresponden a los campos de registro y las filas a los puntos de venta y días de las visitas. Al elegir este modo de importación, la ventana emergente Importar muestra el botón Descargar plantilla. Realiza la descarga del archivo XLSX  y completa los datos en el editor de hojas de cálculo de tu preferencia.

Después de completar los datos en la hoja de cálculo, deberás guardar el archivo XLSX en formato CSV (Delimitado por comas). Volviendo a Involves Stage, haz clic en el botón Seleccionar archivo y selecciona el archivo recién editado. Al importar los nuevos datos en el sistema, puedes escoger entre cinco acciones que afectan solamente a los empleados mencionados en la hoja de cálculo:

• No borrar los itinerarios importados (recomendado): El sistema no borra los itinerarios periódicos ni programados del empleado que se está importando y no afecta al resto del sistema.
• Borrar todos los itinerarios (periódicos y programados, incluyendo los que están programados para hoy): El sistema borra los itinerarios periódicos y programados solamente de los empleados que se están importando. Usa esta opción siempre que desees cambiar el tipo de itinerario periódico. Por ejemplo: Para pasar de un itinerario periódico semanal a uno quincenal, debes borrar todos los itinerarios.
• Borrar solo los itinerarios periódicos que están programados para las próximas semanas: El sistema borra los itinerarios periódicos y programados de las próximas semanas, menos los de la semana actual. Esto permite que los empleados concluyan un itinerario para darle inicio a otro.
• Borrar solo los itinerarios periódicos de los días que se están importando: El sistema borra los itinerarios periódicos de los días y de los empleados que se están importando.
• Borrar todos los itinerarios periódicos (excepto los itinerarios programados para hoy) El sistema borra los itinerarios periódicos de los días y de los empleados que se están importando, menos el del día actual. Permitiendo que los empleados concluyan un itinerario para iniciar otro.

IMPORTAR INFORMES

Este modo de importación se utiliza solamente para los itinerarios periódicos. En la hoja de cálculo, las columnas corresponden a los campos de registro y las filas permiten informar en cuáles días de la semana se van a realizar las visitas a los puntos de venta. Al elegir este modo de importación, la ventana emergente Importar muestra el botón Descargar plantilla. Realiza la descarga del archivo XLS y completa los datos en el editor de hojas de cálculo de tu preferencia.

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  Campo	Cómo debe completarse
  Nombre del empleado	Nombre del empleado como consta en su registro en el sistema.
  Semana	Deberás completarlo apenas para itinerarios en el formato quincenal o mensual. Quincenal: Actual (también puedes dejarlo en blanco) Próxima Mensual: Semana 1 Semana 2 Semana 3 Semana 4
  Nombre del PDV	Nombre del punto de venta según consta en su registro en el sistema.
  Tipo	Programado Semanal Quincenal Mensual (cada cuatro semanas)
  Día	Obligatorio para itinerarios periódicos: Lunes Martes Miércoles Jueves Viernes
  Período	Semanal Quincenal Mensual
  Días de la semana	Se puede completar de dos formas: informando el horario de entrada y de salida, o el orden de las visitas: De 07:00 a 09:30 1º

   

  Después de completar los datos en la hoja de cálculo, deberás guardar el archivo XLS. Volviendo a Involves Stage, haz clic en el botón Seleccionar archivo y selecciona el archivo recién editado. Al importar los nuevos datos en el sistema, podrás elegir entre cinco acciones que afectan solamente a los empleados mencionados en la hoja de cálculo:

  • No borrar los itinerarios importados (recomendado): El sistema incluye la nueva información y no borra los itinerarios periódicos ni programados del empleado que se está importando. Este modo no afecta al resto del sistema.
  • Borrar todos los itinerarios (periódicos y programados, incluyendo los que están programados para hoy): El sistema borra los itinerarios periódicos y programados solamente de los empleados que se están importando. Usa esta opción siempre que desees cambiar el tipo de itinerario periódico. Por ejemplo: Para pasar de un itinerario periódico semanal a uno quincenal, debes borrar todos los itinerarios.
  • Borrar solo los itinerarios periódicos que están programados para las próximas semanas: El sistema borra los itinerarios periódicos y programados de las próximas semanas, menos los de la semana actual. Esto permite que los empleados concluyan un itinerario para darle inicio a otro.

   

  INFORMES DE ERRORES

  Durante la importación, es posible que el sistema encuentre errores en los datos de la plantilla. En este caso, Involves Stage generará un informe de errores. Aprende qué debes hacer en el artículo

  • Informe de errores de importación