Registro de itinerarios por importación

Involves Stage tiene tres tipos de itinerarios: periódicos, sueltos y del tipo cartera. Además, existen dos formas de registro: manual y por importación de plantilla. Recuerde cómo se hace su registro de modo manual:

• Registro manual de itinerarios periódicos
• Registro manual de itinerarios sueltos
• Registro manual de cartera

El registro por importación es el recomendado cuando se quiera incluir mucha información al mismo tiempo.

El registro se realiza en la funcionalidad Itinerarios y visitas a través de la ruta:

Menú > Itinerarios y visitas > Itinerarios

Usted tiene la posibilidad de registrar nuevos itinerarios por importación, o entonces editar los que ya están registrados en el sistema. Para tal, haga clic en el botón Opciones en la esquina inferior izquierda de la pantalla, que presentará cuatro funciones:

• Importar: Para importar datos en el sistema.
• Exportar (PDF): Para exportar la información registrada en el sistema en formato PDF.
• Exportar (XLSX): Para exportar los datos registrados en el formato de hoja de cálculo editable.
• Exportar Registros: Para exportar los datos registrados en el formato de CSV editable.
• Exportar cartera: Para exportar los datos de los itinerarios del tipo Cartera de clientes.

Ambas opciones Exportar (XLSX) y Exportar registros exportan los itinerarios que ya están registrados en el sistema y son editables. Posteriormente podrán ser reimportados en Involves Stage.

Para registrar nuevos itinerarios o importar actualizaciones, haga clic en el botón Opciones y, a continuación, en Importar. En la ventana emergente de confirmación, se deberá elegir uno de los dos modos de importación: por medio de registros o de informe. Conozca las diferencias entre los dos:

IMPORTAR REGISTROS

Este modo de importación se utiliza tanto para los itinerarios periódicos como los sueltos. En la hoja de cálculo, las columnas corresponden a los campos de registro y las filas a los puntos de venta y días de las visitas. Al elegir este modo de importación, la ventana emergente Importar muestra el botón Descargar plantilla. Realice la descarga del archivo XLSX  y complete los datos en el editor de hojas de cálculo de su preferencia.

Después de completar los datos en la hoja de cálculo, deberá guardar el archivo XLSX en formato CSV (Delimitado por comas). Volviendo a Involves Stage, haga clic en el botón Escoger archivo y seleccione el archivo recién editado. Al importar los nuevos datos en el sistema, puede escoger entre cinco acciones que afectan solamente a los empleados mencionados en la hoja de cálculo:

• No borrar los itinerarios importados (recomendado): El sistema no borra ni los itinerarios periódicos ni los sueltos del empleado que se está importando y no afecta al resto del sistema.
• Borrar todos los itinerarios (periódicos y sueltos, incluyendo los programados para hoy): El sistema borra los itinerarios periódicos y también los sueltos solamente de los empleados que se están importando. Use esta opción siempre que desee cambiar el tipo de itinerario periódico. Por ejemplo: Para pasar de un itinerario periódico semanal a uno periódico quincenal, es necesario borrar todos los itinerarios.
• Borrar solo los itinerarios periódicos que están programados para las próximas semanas: El sistema borra los itinerarios periódicos y también los sueltos solamente de los empleados que se están importando. Esto permite que los empleados concluyan un itinerario para darle inicio a otro.
• Borrar solo los itinerarios periódicos (periódicos) de los días que están siendo importados: El sistema borra los itinerarios periódicos de los días y de los empleados que se están importando.
• Borrar todos los itinerarios periódicos (excepto los itinerarios programados para hoy): El sistema borra los itinerarios periódicos de los días y de los empleados que se están importando, menos el del día actual. Permitiendo que los empleados concluyan un itinerario para iniciar otro.

IMPORTAR INFORMES

Este modo de importación se utiliza solamente para los itinerarios periódicos. En la hoja de cálculo, las columnas corresponden a los campos de registro y las filas permiten informar en cuáles días de la semana se van a realizar las visitas a los puntos de venta. Al elegir este modo de importación, la ventana emergente Importar muestra el botón Descargar plantilla. Realice la descarga del archivo XLSX  y complete los datos en el editor de hojas de cálculo de su preferencia.

Después de completar los datos en la hoja de cálculo, deberá guardar el archivo XLSX. Volviendo a Involves Stage, haga clic en el botón Escoger archivo y seleccione el archivo recién editado. Al importar los nuevos datos en el sistema, podrá elegir entre cinco acciones que afectan solamente a los empleados mencionados en la hoja de cálculo:

• No borrar los itinerarios importados (recomendado): El sistema incluye la nueva información y no borra los itinerarios periódicos ni sueltos del empleado que se estén importando. Este modo no afecta al resto del sistema.
• Borrar todos los itinerarios (periódicos y sueltos, incluyendo los programados para hoy): El sistema borra los itinerarios periódicos y también los sueltos solamente de los empleados que se están importando. Use esta opción siempre que desee cambiar el tipo de itinerario periódico. Por ejemplo: Para pasar de un itinerario periódico semanal a uno periódico quincenal, es necesario borrar todos los itinerarios.
• Borrar solo los itinerarios periódicos que están programados para las próximas semanas: El sistema borra los itinerarios periódicos y los sueltos solamente de las próximas semanas, menos el de la semana actual. Esto permite que los empleados concluyan un itinerario para darle inicio a otro.

INFORMES DE ERRORES

Durante la importación, puede que el sistema encuentre errores en los datos de la plantilla. En este caso, Involves Stage generará un informe de errores. Sepa cómo proceder en el artículo

• Informe de errores de importación