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APLICACIÓN: Involves Stage te permite hacerles seguimiento a todas las visitas realizadas por los empleados de campo que tengan itinerarios definidos. En la funcionalidad Panel de visitas se muestra información sobre el horario de check-in y check-out, justificación de faltas e informes gerenciales con el número de encuestas realizadas y pendientes, cantidad de fotos tomadas, el tiempo total que el empleado estuvo en el punto de venta, justificaciones y tiempo de retraso, etc. PRERREQUISITOS: Conceptos y tipos de itinerario, Justificación de faltas, Check-in y check-out del equipo de campo. |
Involves Stage te permite monitorear todas las visitas que el equipo de campo realiza en los puntos de venta. Con información detallada sobre el horario de entrada y salida previstas, horario de facturación y check-out, información sobre el PDV y justificaciones de faltas, la funcionalidad Panel de visitas muestra información de carácter gerencial importante sobre el itinerario del equipo.
Puedes ingresar a la funcionalidad a través de la siguiente ruta en la plataforma web:
Menú > Itinerarios y visitas > Panel de visitas
FILTROS
En la página de la funcionalidad, podrás encontrar varios filtros para buscar información detallada por empleado, supervisor, regional, punto de venta, etc. Entiende cómo funcionan los filtros.
Al filtrar los datos de visitas, un contador exhibe el número de fotos de check-in, check-out y de justificaciones filtradas y presentadas en la página. La información facilita el control de cuántas imágenes van a ser exportadas en el informe. Además, la página muestra una alerta, indicando cuándo se sobrepasa el número total de registros que se pueden exportar.
VISITAS
De forma predeterminada, la página del Panel de Visitas muestra la lista de visitas programadas para los empleados que hayan tenido itinerarios en los últimos siete días. Se presenta un resumen de los siguientes datos:
- Empleado
- PDV
- Dirección
- Fecha de la visita
- Hora de entrada
- Hora de salida
- Check-in manual
- Check-out manual
- Check-in GPS
- Check-out GPS
- Falta justificada
- Análisis
- Tipo de itinerario
Al seleccionar una de las visitas listadas la funcionalidad permite cuatro acciones, las cuales están disponibles en los botones de la parte inferior de la página:
- Eliminar justificaciones: facilita el proceso de eliminación de más de un registro. La eliminación se aplicará a los ítems que aparecen en la página. Puedes visualizar 10, 50 o hasta 100 en la misma página.
Al hacer clic en Eliminar justificaciones, el sistema valida si la visita tiene una justificación y la excluye. Si entre los ítems seleccionados existe algún registro de visita realizada o no existe justificación, el sistema no ejecutará ninguna acción.
- Rechazar justificación: registra que la justificación del empleado no fue aprobada.
- Aprobar justificación: registra que la justificación del empleado fue aprobada.
- Justificar: para introducir una justificación de falta en nombre del empleado.
- Visualizar: te redirigirá a una página con información detallada sobre la visita.
Las acciones Rechazar justificación y Aprobar justificación no suponen ningún impacto en los informes de visitas, y tampoco generan notificaciones en el sistema, estos solo prestan auxilio durante el control de la operación. Para acciones sobre la falta de los empleados, es posible configurar una alerta de operación.
Por otro lado, la acción Justificar abre una ventana emergente en pantalla para introducir una justificación de falta, en donde se podrá escribir una observación e insertar una imagen.
TIPOS DE ITINERARIOS
En el panel de visitas hay una columna llamada Tipo de Itinerario, indicando la origen de esa visita.
Consulte la tabla de coincidencias de nombres de tipos para conocer su significado práctico;
| Tipo de Itinerario | Origen |
| Periódico | Visita generada por el sistema (en la madrugada) a partir de un itinerario periódico registrado para ese día. |
| Programado - Web | Visita generada por el sistema (de madrugada) en base a un itinerario programado (calendario o visitar en cualquier fecha) registrado para ese día. |
| Programado - Móvil | Visita incluida en el itinerario a través de móvil (perfil con permiso de búsqueda de PDV). |
| Programado - Sistema |
Visita generada a pedido, cuando se realiza un check-in en un PDV que no tuvo visitas generadas automáticamente ese día. Puede ocurrir:
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DETALLES DE LA VISITA
Para información detallada sobre cada visita, haz clic en el botón Visualizar que se encuentra en la esquina inferior derecha de la pantalla. Llegarás a la página Datos de las visitas.
Debajo de los registros de check-in y check-out están las opciones:
- Eliminar, para eliminar el registro.
- Editar, para editar los registros del empleado.
- Agregar entrada, para registrar una visita en nombre del empleado.
Ahora bien, en la parte inferior de la pantalla, encontrarás las siguientes acciones:
- Cancelar, para volver a la página anterior.
- Próxima visita, para visualizar la siguiente visita registrada por la funcionalidad. La navegación respeta los filtros aplicados y solo permite navegar por los ítems de la página que se está visualizando actualmente.
La página muestra información sobre el nombre del empleado, la fecha y el punto de venta. También hay campos con información detallada sobre:
- Justificaciones, con el tipo justificación, observaciones, fecha, status y foto;
- Información de visitas, con horario de entrada y salida previstas;
- Información sobre el PDV, con los datos de registro del punto de venta;
- Check-in y Check-out, con el horario registrado tanto de modo manual como por el GPS;
- Encuestas realizadas, con la lista de tareas respondidas por el empleado
En la sección Justificación, la cual se muestra cuando aún no se ha realizado ningún check-in, tus opciones son introducir manualmente una justificación para el empleado, o bien aprobar o rechazar la justificación que el empleado registró. Solo tendrás que hacer clic en los botones disponibles.
Ya en la sección Check-in y Check-out puedes eliminar o editar los registros de entrada y salida manuales del empleado. Incluso, también puedes introducir esos datos manualmente, solo tendrás que hacer clic en el botón Agregar entrada.
En Información de visitas, podrás seguir los horarios que el empleado ha registrado en los puntos de venta.
INFORMES
La funcionalidad Panel de visitas también permite extraer informes más detallados:
- Fotos de check-in
- Fotos de justificaciones
- Fotos de check-in y check-out en ZIP
- Informe de check-in
- Informe gerencial
Para descargar los informes, simplemente filtra y selecciona las visitas que deseas exportar, y haz clic en Opciones en la esquina inferior izquierda de la pantalla y elige las que deseas exportar.
FOTOS
Las opciones Fotos de check-in y Fotos de justificaciones permiten descargar el informe en formato PPTX. Las fotos se presentan en diapositivas, en una plantilla personalizada. Por otro lado, la opción Fotos de check-in y check-out en ZIP exportará las fotografías comprimidas y organizadas por carpetas y por el nombre de los archivos.
INFORME DE CHECK-IN
El informe de check-in muestra datos generales sobre el punto de venta visitado, tales como perfil, tipo, dirección, etc. Esta opción de informes no incluye imágenes.
INFORME GERENCIAL
El informe gerencial muestra información detallada sobre las visitas realizadas por el equipo de campo. Allí es posible visualizar el número de encuestas realizadas y pendientes, la cantidad de fotos tomadas, el tiempo total que el empleado estuvo en el punto de venta, justificaciones y tiempo de retraso.
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