Os colaboradores no Involves Stage são os usuários do sistema, ou seja, os funcionários da sua empresa que acessam e utilizam a ferramenta para executar, gerir e realização as ações de inteligência em trade marketing.
Você pode inserir os colaboradores de forma manual ou por importação. Neste artigo, você vai aprender como cadastrar colaboradores por importação no Involves Stage.
- Passo a passo para importar colaboradores
- Template de importação de colaboradores
- Relatório de erros
Passo a passo para importar colaboradores
Para realizar a importação de dados de colaboradores, veja o passo a passo abaixo:
- Acesse o Menu > Colaboradores > Colaboradores no Involves Stage Web;
- Clique no botão Opções, no canto inferior esquerdo da tela;
- Em seguida, clique em Importar;
- No pop-up Importar, clique no botão Baixar Template;
- Aguarde o download do arquivo XLSX;
- Depois de baixar o arquivo de template, abra-o no seu editor de planilhas e preencha os campos;
- Após preencher a planilha com todas as informações necessárias, salve uma cópia do arquivo no formato CSV (separado por vírgulas).
- Em seguida, no pop-up Importar, clique no botão Escolher arquivo;
- Busque no seu computador o arquivo em formato .csv;
- Se desejar ativar a geolocalização do endereço dos colaboradores, marque a opção Georreferenciar Registros Importados?;
- Se desejar enviar dados de login para os novos usuários, marque a opção Enviar login e senha para os e-mails dos colaboradores;
- Clique no botão Enviar.
Template de importação de colaboradores
O template de importação é uma planilha no formato XLSX e possui campos semelhantes aos do cadastro manual de colaboradores.
Preencha os campos obrigatórios, como Nome do Colaborador, Usuário, Usuário Ativo, Perfil de Acesso, Equipe de Campo, Móvel e Data de Admissão.
Veja informações importantes para o preenchimento dos campos no template de importação de colaboradores.
- ID: é um número exclusivo que identifica cada colaborador no Involves Stage. Na primeira importação de colaboradores no sistema, deixe esta opção em branco.
- Nome do colaborador: esta informação deve ser única no sistema. Por isso, priorize o uso do nome completo, com limite de 100 caracteres.
- Usuário: este campo será utilizado pelo colaborador como login de acesso à Web e ao App. Ele também deve ter um registro único e possui o número mínimo de cinco (5) caracteres. Cadastre um login fácil de lembrar e digitar. Evite espaços e caracteres especiais, como asteriscos e cedilha.
- Senha: pode ser definida de duas formas. Você pode inserir no campo uma senha de até seis (6) caracteres ou deixar o campo vazio. Nesta última opção, o sistema envia uma senha diretamente para o e-mail do colaborador. O Involves Stage diferencia o uso de maiúsculas e minúsculas, por isso defina um padrão para facilitar a digitação da senha.
- Usuário ativo: este campo refere-se ao Status do Colaborador, e deve ser cadastrado apenas como Sim ou Não. A opção Não inativa o colaborador do sistema, por isso, recomenda-se utilizar esta opção apenas quando o colaborador não fizer mais parte da operação.
- Temporário: este campo permite informar ao sistema se o colaborador é temporário e deve ser cadastrado apenas como Sim ou Não. Se for marcado sim, o Involves Stage irá gerar alertas para o administrador do sistema possa gerenciar o cadastro do usuário durante este período.
- Perfil de Acesso: preencha o perfil de acesso do colaborador, previamente definido no sistema. Cuidado para preencher o nome correto do perfil de acesso para não haver informações duplicadas.
- Equipe de campo: este campo define se o colaborador fará parte da equipe de campo de sua operação. Ele é preenchido com Sim ou Não. Se sim, é preciso permitir o acesso ao aplicativo, definido no campo Móvel. Além disso, ao marcar este campo você estará habilitando uma de suas licenças do Involves Stage. Recomenda-se que no cadastro em massa de colaboradores este campo seja preenchido com Não, para administrar as licenças de forma individual.
- Regionais: os colaboradores podem ser associados a mais de uma regional e neste campo é possível preencher quais regionais ele irá pertencer. Para mais de uma, é necessário separar o nome da regional por ponto e vírgula (;).
- Colaborador Superior: preencha o nome de um superior previamente cadastrado no sistema e com perfil de acesso superior ao nível hierárquico do novo colaborador. Lembre-se de preencher corretamente o nome do superior para não haver informação duplicada no sistema.
- Jornada de Trabalho: preencha a Jornada de Trabalho do colaborador, previamente cadastrada no sistema. Caso não haja limitação de horário, deixe este campo em branco.
- Móvel: defina se o colaborador poderá interagir com o sistema por meio do App. Se o campo Equipe de Campo for preenchido como Sim, este também deve ser preenchido como sim.
- Compartilhado: é utilizado por agências, e sinaliza se o colaborador será utilizado para mais de uma marca ou cliente. Ele deve ser preenchido com Sim ou Não.
- Fuso horário: estes campos podem ser deixados em branco. O sistema irá identificar automaticamente o padrão do ambiente onde o colaborador utilizará o Involves Stage.
- Idioma: você pode escolher utilizar o sistema nos idiomas Português, Inglês ou Espanhol.
- CPF: o preenchimento é opcional e você pode inserir qualquer tipo de caractere. O campo aceita espaços, pontos e barras.
- E-mail: cadastre o endereço de e-mail corporativo. Este campo é muito importante para a equipe de back office, ele será usado para recebimento de relatórios de operação e também na recuperação de senhas.
- Endereço: recomenda-se o preenchimento dos campos Cidade, UF, Endereço, Número, Complemento, Bairro e CEP para a geolocalização automática. O campo Número do endereço pode ser preenchido junto ao campo Logradouro. As duas formas são identificadas pelo sistema. No campo CEP, você pode inserir qualquer tipo de caractere, como espaços, pontos e barras.
- Latitude e Longitude: deixe estes campos em branco. O Involves Stage irá preenche-los automaticamente através do endereço cadastrado.
- Data de admissão: insira a data de admissão do colaborador. Se você não souber a data correta de contratação, insira a data de cadastro.
Salvar o arquivo
Após preencher a planilha com todas as informações necessárias, salve uma cópia do arquivo no formato CSV (separado por vírgulas). Para sua segurança, faça um backup do arquivo em XLSX, pois o formato CSV remove fórmulas e alguns formatos.
Precisa de ajuda para salvar um arquivo de planilha em formato CSV antes de importar no Involves Stage? Confira estas dicas de CSV do Microsoft Excel.
Pronto! Depois destes passos, os colaboradores já estarão cadastrados no sistema e você poderá definir os roteiros de sua equipe de campo.
Importante!
- Se precisar fazer alterações na base de colaboradores posteriormente, exporte as informações com os IDs atribuídos automaticamente pelo sistema. Ao editar esses dados, não modifique a coluna do ID para o sistema reconhecer as informações durante a próxima importação.
- Você pode cadastrar colaboradores de diferentes níveis hierárquicos na importação. Recomendamos organizar a lista de maneira crescente. Por exemplo: Administradores do Sistema nas primeiras e Promotores nas últimas linhas.
Relatório de erros
Ocorreu um erro ao importar a planilha de colaboradores. E agora?
Durante a importação, o sistema poderá encontrar problemas no preenchimento do template. Neste caso, o Involves Stage irá gerar um relatório de erros. Confira o artigo Relatório de erros de importação.
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