Importar afastamento de colaborador

A funcionalidade Afastamentos permite gerenciar os colaboradores que estão ou serão afastados do trabalho por um período definido. Ao cadastrar um afastamento no Involves Stage, o sistema não irá gerar registros para a equipe durante o período e o acesso ao aplicativo ficará bloqueado.

Confira no artigo:

• Antes de começar
• Cadastrar afastamento por importação
• Template de importação de afastamento
• Relatório de Erros

Antes de começar

• O cadastro de afastamento por importação é recomendado se realizado antes da data de afastamento.
• A partir da versão 2.24.02.03 do Involves Stage Web, também é possível realizar o cadastro de afastamento retroativo via importação, ou seja, importar um afastamento com uma data passada.
• Ao cadastrar afastamento por importação, os dados retroativos são todos mantidos, ou seja, não podem ser excluídos. Desta forma, o recomendado é antecipar o afastamento quando houver um grande número de colaboradores, como em feriados nacionais.

Cadastrar afastamento por importação

Confira o passo a passo para realizar o cadastro de afastamentos por importação:

1. Acesse Menu > Colaboradores > Afastamentos no Involves Web;
2. Clique no botão Opções, no canto inferior esquerdo da tela;
3. Logo após, clique em Importar; ⁣
4. No pop-up Importar, clique no botão Baixar Template;
5. Após o download do arquivo XLSX, abra-o em seu editor de planilhas.

Template de importação de afastamento

O cadastro por importação é feito por meio da planilha no formato XLS e possui colunas com campos para inserir as informações do afastamento. 

Os campos obrigatórios possuem um (*) ao lado do nome. Os dados de cada colaborador são inseridos em uma linha. Veja o que cadastrar em cada campo:

• Nome do colaborador: nome do colaborador como está cadastrado no sistema.
• Regionais: regional a qual pertence o colaborador, se pertencer a mais de uma, separe-as por vírgula.
• Colaborador Superior: nome do colaborador superior, como está cadastrado no sistema.
• Motivo: preencha com um dos motivos aceitos pelo sistema, como Férias, Acidente, Abono, Liberado pelo Supervisor,Atestado Médico, INSS, Licença Maternidade, Licença Paternidade ou Feriado.
• Data de Início: data no formato dd/mm/aaaa.
• Data de Término: Data no formato dd/mm/aaaa.
• Colaborador Substituto: Nome do colaborador que irá substituir as atividades do afastado.
• Observação: Informações pertinentes à operação.

Após preencher o template com as informações dos colaboradores afastados, salve o documento no formato CSV (separado por vírgulas):

De volta à Web, no pop-up Importar, clique no botão Escolher Arquivo e selecione o arquivo recém salvo. Pronto, basta clicar no botão Enviar.

Importante

• A Data de Término é o último dia em que o colaborador irá estar afastado, e não o dia em que ele retornará para as suas funções. Por exemplo, se ele estará afastado até o dia 28/09, ele retorna às funções e terá seu acesso ao sistema somente no dia 29/09.

• O Colaborador Substituto deve pertencer ao mesmo perfil de acesso e da mesma regional que o colaborador afastado. Se ele for marcado para assumir os roteiros, todos os pontos de venda e tarefas pendentes do colaborador afastado serão transferidos para o colaborador substituto como roteiro agendado, a partir do dia seguinte ao cadastro.

Relatório de Erros

Durante a importação, o sistema poderá encontrar problemas no preenchimento do template. Neste caso, o Involves Stage irá gerar um relatório de erros. Saiba como proceder no artigo Relatório de erros de importação.