Importar Pontos de venda

Cadastrar os pontos de vendas é um passo importante na operação do Involves Stage, pois eles são os estabelecimentos visitados pela equipe de campo. O PDV tem uma relação direta entre os roteiros, regionais, macrorregionais, rede e bandeira e demais operações do Involves Stage.

Neste artigo, veja o passo a passo de como fazer uma importação de Pontos de Vendas no Involves Stage. Abaixo, você encontra todas as informações necessárias:

• Objetivo da importação
• Antes de começar
• Importar pontos de venda
• Resultado da Importação
• Atualizar PDVs já cadastrados no Involves Stage

Objetivo da importação

A opção Importar Pontos de Venda tem com objetivo facilitar o cadastro e a atualização dos dados de PDVs no Involves Stage. 

Antes de começar

Confira as informações que você deve saber antes de iniciar este processo. 

• O cadastro de PDVs por importação também permite cadastrar de forma automática no sistema os dados de Macrorregionais e Regionais, e Rede e Bandeira.
• O template de importação é uma planilha no formato XLSX e possui campos semelhantes ao cadastro manual.

Importar pontos de vendas

O processo de importação de pontos de venda possui duas etapas:

• Passo 1: baixar o template, preencher a planilha com os dados a serem importados e salvar como um arquivo CSV. 
• Passo 2: enviar o arquivo para importar no Involves Stage. 

Veja abaixo o passo a passo para realizar as duas etapas da importação. 

Passo 1 - Preencher a planilha

Para iniciar a importação, siga estes passos:

1. Acesse Menu > Pontos de Venda > Pontos de Venda no Involves Stage;
2. Clique no botão Opções, no canto inferior esquerdo da tela;
3. Em seguida, clique em Importar;
4. No pop-up Importar, clique no botão Baixar Template
5. Após o download, abra o arquivo de modelo no seu editor de planilhas, como o Excel ou Google Sheets;
6. Preencha os campos obrigatórios da planilha: Nome do PDV, Bandeira, Rede, Regional e marque o status na coluna Ativo. Use Sim para o status ativo e Não para o status inativo do PDV no sistema.

Como preencher as informações na planilha?

Antes de salvar o arquivo, é importante verificar os dados das colunas. Confira abaixo as dicas de como preencher as colunas na planilha de importação de PDVs:

• ID: é o número de identificação do ponto de venda no Involves Stage. O sistema define este número usado para a edição de dados em massa. Portanto, deixe esta coluna em branco na primeira importação.
• Nome do PDV: use uma nomenclatura que a equipe de campo já conheça, ou então facilite o reconhecimento da loja construindo o nome do ponto de venda com a estrutura: nome da loja + número da loja + bairro e/ou cidade. Lembre-se: cada ponto de venda deve ser único.
• Bandeira: se a bandeira já estiver cadastrada anteriormente no sistema, preencha o nome da bandeira exatamente como já está no Involves Stage. Se houver qualquer letra diferente no nome, o sistema identifica esta bandeira como uma nova informação.
• Rede: Preencha a Rede do ponto de venda com o nome correto já cadastrado no sistema ou cadastre juntamente com a importação de PDVs.
• Tipo do PDV: essa informação está relacionada com o formato de execução na loja, ou seja, como será exposto o produto. Por exemplo, podemos ter uma loja padrão, loja shopping, loja de conveniência etc.
• Perfil do PDV: o perfil do ponto de venda é a definição da faixa de faturamento. Cada um pode ser categorizado como Perfil A, Perfil B, Perfil C, ou então Até 4 Check-outs, Até 8 Check-outs etc.
• Canal do PDV: o canal do ponto de venda pode ser utilizado para identificar se a loja é um varejo, atacado, distribuidor ou, então, Key Account.
• Regional: preencha a regional com o nome correto de uma já cadastrada no sistema. Lembre-se que cada ponto de venda deve estar ligado a uma Regional, portanto tenha cuidado com a grafia correta.
• CNPJ: o preenchimento do CNPJ da empresa é opcional e você pode inserir qualquer tipo de caractere. O campo aceita espaços, pontos e barras.
• Endereço: os campos Cidade, UF, Logradouro, Número, Complemento, Bairro e CEP são opcionais. Estas informações serão utilizadas para a geolocalização automática. No campo CEP você pode inserir qualquer tipo de caractere. O campo aceita espaços, pontos e barras. 
• Latitude e Longitude: a latitude e longitude é gerada automaticamente pelo sistema, portanto você pode deixar estes campos em branco. Caso você tenha estas informações e deseja preenchê-las, no momento da importação você deve deixar a opção Georreferenciar registros importados inativa, pois se marcada o sistema ignora as coordenadas preenchidas, priorizando dados automáticos gerados pelo endereço do PDV. 
• Nome Varejo e Código Local: o Involves Stage permite a integração com o sistema Neogrid, software para gestão da cadeia de suprimentos. No cadastro por importação, dois campos podem ser preenchidos: Nome Varejo e Código Local, extraídos da sua operação com o software. É preciso ter cuidado para preencher o campo corretamente, pois isso afeta o processamento dos dados integrados. 
• Ativo: este campo refere-se ao Status do ponto de venda, e deve ser cadastrado apenas como Sim ou Não. Use Sim para o status ativo e Não para o status inativo do PDV no sistema.

Após preencher a planilha com todas as informações necessárias, salve uma cópia do arquivo no formato CSV (separado por vírgulas). Se preferir, faça um backup do arquivo em XLSX, pois o formato CSV remove fórmulas e alguns formatos.

Passo 2 - Importar o arquivo para o Involves Stage

Após preencher as informações do template de importação, siga os passos abaixo:

1. No pop-up Importar, clique em Enviar arquivo;
2. Busque no seu computador o arquivo em formato CSV (separado por vírgula);
3. Se desejar ativar a geolocalização, ative a opção Georreferenciar Registros Importados;
4. Clique no botão Importar;
5. Uma barra de progresso indicará o andamento da importação. É possível deixar a importação carregando em segundo plano e seguir com outras tarefas enquanto isto ocorre. Se houver atualização da página ou fechamento desta por algum motivo, não há perda do que já foi carregado até o momento.
6. Pronto! Depois desses passos, os pontos de venda já estarão cadastrados no sistema e você poderá definir os roteiros de sua equipe de campo.

Resultado da Importação

Durante a importação o sistema pode encontrar problemas no preenchimento da planilha. Neste caso, você pode editar os dados facilmente no pop-up Resultado da Importação ou baixar o arquivo de erros.

O pop-up Resultado da Importação apresenta o total de itens importados e o número de cadastros com erros pendentes e corrigidos. Você pode editar os campos em vermelho, ou se preferir, pode ignorar o ponto de venda marcando a opção não importar.

Após corrigir ou ignorar os itens com erros, o botão Importar fica disponível para você clicar e enviar os registros corrigidos e terminar a sua importação.

Confira o artigo como acessar o relatório de erros para saber mais sobre os relatórios de erros de importação no Involves Stage. 

Atualizar PDVs já cadastrados no Involves Stage

Pode ser necessário atualizar os dados dos seus pontos de venda já cadastrados no Involves Stage. Use a opção de importar PDVs para atualizar vários pontos de vendas ao mesmo tempo. 

Essa opção substitui as informações de campos de pontos de vendas existentes pelas novas informações do arquivo de importação. O processo é o mesmo que você seguiu para importar pontos de vendas, mas há algumas outras coisas a considerar.

• Caso você precise alterar as informações da sua base de pontos de venda no futuro, você irá exportar as informações já com os IDs definidos automaticamente pelo sistema. Ao editar estas informações, mantenha a coluna ID sem alterações para o sistema reconhecer os dados na hora de importar novamente.

• Ao editar pontos de venda por importação, tenha o cuidado para que eles não estejam no roteiro de nenhum colaborador. Caso ele esteja, o sistema não permitirá sua edição.