Configurar formulário

• Artigo sobre Conceito de formulários

A configuração dos formulários de pesquisa é a base para a criação das tarefas e reportes da equipe de campo. Os formulários são grupos de perguntas que serão respondidas pela equipe de campo, gerando um banco de dados para a extração de relatórios. Todas as informações que você quiser extrair da sua operação em campo devem estar em formulários.

Os formulários são criados na Web por meio do caminho: Menu > Pesquisas > Formulários.

Nesta página você pode visualizar todos os formulários já configurados no sistema. Para criar um novo, clique no botão Novo no canto inferior direito da tela. Na página Editar Formulários você encontra duas abas:

• Configurações, onde são cadastrados os dados, objetivos e permissões. 
• Questionário, onde você cadastra os tipos de pesquisa que serão respondidas.

Conheça abaixo as particularidades de cada campo da aba Configurações. Lembre-se que todos os que possuem asterisco (*) são de preenchimento obrigatório.

STATUS DO FORMULÁRIO

Você pode manter um formulário ativo ou inativo no sistema, evitando que ele seja excluído e algum dado seja perdido. Porém, para que ele seja utilizado em um agendamento e visualizado pelo colaborador de campo, ele deve estar marcado como Ativo.

NOME DO FORMULÁRIO

Neste campo você define o nome do formulário. Utilize títulos simples e de fácil compreensão, pois será como a equipe de back office irá identificá-lo na Web.

TEMA DO FORMULÁRIO

Aqui você define se o formulário estará relacionado a algum nível da estrutura de produtos ou não. É possível relacionar o formulário a apenas uma dentre as seguintes opções:

• Linha de Produto
• Produto (SKU)
• Marca
• Categoria
• Supercategoria
• Outros (não está ligado a nenhuma estrutura)

QUEM PODE RESPONDER

Neste campo são selecionados os perfis de acesso que podem responder o formulário. Por exemplo, em um tipo de pesquisa cuja finalidade seja a auditoria de um ponto de venda, você deve marcar apenas os supervisores, responsáveis por este tipo de tarefa, e não o grupo de usuários promotores.

RELACIONAR RESPOSTAS A UM PDV

Os formulários podem ou não estar associados a um ponto de venda. Assim, toda pesquisa de preço, ruptura, ação da concorrência e outras informações enviadas pela sua equipe estarão automaticamente relacionados ao PDV em que o colaborador de campo fez check-in. Já para formulários que independem de um ponto de venda, como por exemplo a quilometragem feita pela equipe de campo, não faz sentido estar relacionada a apenas um PDV.

VALIDAR CÓDIGO DE BARRAS

Esta opção fica disponível para seleção quando o campo Tema do formulário é preenchido com Produto (SKU) ou Linha de Produto. Ao marcá-la, o sistema passa a validar se o código de barras informado é o mesmo cadastrado nas linhas de produto e produtos (SKUs).

PERMITIR EDITAR E APROVAR RESPOSTAS APÓS ENVIO  

Já esta opção define a permissão dos colaboradores para editar e aprovar as respostas da tarefa após o envio para o sistema. Ao marcá-la, dois novos campos aparecem na tela, onde você define Quem pode editar as respostas e o Prazo para edição das respostas.

QUEM PODE EDITAR AS RESPOSTAS

Neste campo você define quais perfis de acesso tem autonomia para a edição das respostas. Normalmente, os mesmos grupos de usuários cadastrados no campo Quem pode responder têm autonomia para a edição de suas próprias pesquisas.

PRAZO PARA EDIÇÃO DE RESPOSTAS

Caso você queira definir um prazo máximo para a edição das respostas enviadas pelos colaboradores, preencha este campo com o número de horas. Por exemplo, preencha o campo com o valor 12 para definir o prazo de 12 horas para edição. O prazo definido é baseado no horário em que a pesquisa é sincronizada no sistema. Por padrão, recomenda-se deixar este campo em branco.

DEIXAR FORMULÁRIO SEMPRE DISPONÍVEL NO MENU REPORTAR

É neste campo em que você irá definir se o tipo de pesquisa estará disponível no menu Reportar do App. Ao marcar esta opção, sua equipe de campo pode utilizar esse formulário sem a necessidade de receber uma tarefa para isso. Ao marcar esta opção, novos campos aparecem abaixo para que você faça as configurações necessárias para disponibilizar o formulário no menu Reportar.

NOME NO APLICATIVO

Neste campo preencha o título que irá aparecer no App.

DESCRIÇÃO NO APLICATIVO

Você pode ainda inserir uma descrição da pesquisa, que ajudará o colaborador de campo a entender o objetivo dela.

SUPERCATEGORIA

Neste campo você filtra as supercategorias dos itens sobre os quais se pode responder. Para formulários de informações a serem reportadas, é interessante selecionar apenas algumas. Já para as tarefas agendadas selecione todas, pois no agendamento você terá mais liberdade para escolher quais produtos serão respondidos pela equipe de campo.

FLUXO

Neste campo você escolhe o caminho que o colaborador fará dentro do aplicativo para chegar à tela do formulário.

Dependendo do fluxo escolhido o Involves Stage cria telas intermediárias para filtrar as informações e repostas da pesquisa. Se você escolher um fluxo com mais etapas, maior a possibilidade de filtrar as informações nos relatórios. Portanto, caso o portfólio de produtos da sua empresa seja extenso, um fluxo com mais etapas irá facilitar o trabalho da equipe de campo.

No preenchimento do campo, todas as opções de fluxo começam com o PDV, isso significa que o colaborador deve realizar o check-in (entrada) no ponto de venda para ter acesso ao formulário. Se você deixou a opção Exigir check-in no PDV para responder desmarcada, o fluxo irá desconsiderar o PDV.

Por exemplo, ao escolher o fluxo PDV > Marca > Linha de Produto, significa que o usuário irá primeiro realizar o check-in no ponto de venda, depois escolherá uma das marcas cadastradas e só então irá escolher as linhas de produto para responder a pesquisa.

FORMULÁRIO DESTINADO PARA PRODUTOS  

Nestas opções você define se a pesquisa estará relacionada somente às marcas da sua empresa, de marcas concorrentes ou os dois, escolhendo entre:

• Próprio
• Concorrente
• Todos

Para pesquisas de preço selecione Ambos, pois sua empresa provavelmente fará pesquisas de preço de seus produtos e concorrentes no mesmo tipo de formulário. Já para uma pesquisa de ações da concorrência você deve marcar a opção Concorrentes. Assim, a equipe de campo responderá ações da concorrência somente em cima de marcas ou produtos concorrentes.

EXIGIR CHECK-IN NO PDV PARA RESPONDER

Por padrão, ao relacionar um formulário a um ponto de venda é importante marcar a exigência de entrada no ponto de venda para visualizar a pesquisa. Isso significa que para poder responder as pesquisas a equipe deve fazer check-in, garantindo que as informações enviadas sejam devidamente relacionadas ao ponto de venda correto.

PERMITIR SELECIONAR MAIS DE UM ITEM  

Esta opção define a permissão do colaborador em reportar diversos itens de uma só vez. Para ações da concorrência, por exemplo, recomenda-se deixar esta opção desmarcada, para que as ações sejam reportadas uma a uma - marca a marca.

PRÓXIMOS PASSOS

Após preencher todos os campos obrigatórios da aba Configurações, clique no botão Salvar e Continuar. Você será levado para a aba Questionário, cada cadastrar as perguntas do formulário.

• Saiba como construir o seu Questionário neste artigo.