Registro de empleados por importación

Los colaboradores en Involves Stage son los usuarios del sistema, es decir, los empleados de tu empresa que acceden y utilizan esta herramienta para ejecutar y gestionar acciones de inteligencia en trade marketing.

Puedes añadir colaboradores de manera manual o mediante una importación masiva. A continuación, te mostramos cómo realizar el proceso de importación paso a paso.

• Paso a paso para importar colaboradores
• Plantilla de Importación de Empleados
• Informe de errores

Pasos para Importar Colaboradores

Para importar datos de colaboradores, sigue las instrucciones a continuación:

1. Accede al Menú > Empleados > Empleados en Involves Stage Web.
2. Haz clic en el botón Opciones en la esquina inferior izquierda de la pantalla.
3. Luego, selecciona Importar.
4. En el pop-up de Importación, haz clic en Descargar Plantilla para descargar el archivo de ejemplo en formato XLSX.
5. Una vez descargado, abre el archivo en tu editor de hojas de cálculo y completa los campos necesarios.
6. Guarda una copia del archivo en formato CSV (separado por comas).
7. En el pop-up de Importación, haz clic en Elegir archivo y selecciona el archivo CSV en tu computadora.
8. Opcionalmente, puedes marcar la opción Georreferenciar Registros Importados para activar la geolocalización de las direcciones.
9. Si deseas enviar las credenciales de inicio de sesión a los nuevos usuarios, selecciona Enviar login y contraseña a los e-mails de los colaboradores.
10. Finalmente, haz clic en Enviar para completar el proceso.

Plantilla de Importación de Empleados

La plantilla de importación es un archivo en formato XLSX que incluye campos similares a los del registro manual. Asegúrate de llenar los campos obligatorios, como Nombre del Colaborador, Usuario, Estado Activo, Perfil de Acceso, Equipo de Campo, Uso de App Móvil y Fecha de Admisión.

A continuación, se detallan algunos aspectos esenciales para el correcto llenado de los campos.

• ID: número único que identifica a cada colaborador en el sistema. Deja este campo vacío en la primera importación.
• Nombre del empleado: debe ser único en el sistema, utilizando el nombre completo (máximo 100 caracteres).
• Usuario: este campo será el login del colaborador. Debe ser único, sin espacios ni caracteres especiales, y tener un mínimo de cinco caracteres.
• Contraseña: puedes asignar una contraseña de hasta seis caracteres o dejar el campo en blanco para que el sistema envíe una contraseña automáticamente al correo electrónico.
• Usuario Activo: indica el estado del colaborador con Sí o No. La opción "No" desactiva al colaborador en el sistema.
• Temporario: marca Sí o No según corresponda; permite gestionar usuarios temporales.
• Perfil de Acceso: especifica el perfil de acceso del colaborador, previamente configurado en el sistema. Asegúrate de escribirlo correctamente.
• Equipo de Campo: indica con Sí o No si el colaborador forma parte del equipo de campo, lo cual habilita una licencia en el sistema.
• Regionais: define las regiones asignadas, separadas por punto y coma (;) si son varias.
• Colaborador Superior: especifica el nombre de un superior registrado en el sistema.
• Jornada de Trabajo: jornada previamente configurada en el sistema. Deja en blanco si no hay limitación de horario.
• Móvil: indica si el colaborador usará el App con Sí o No.
• Compartilhado: indica si el colaborador trabaja para varias marcas o clientes, con Sí o No.
• Fuso Horário: opcional; el sistema identificará el huso horario automáticamente.
• Idioma: puedes seleccionar entre Portugués, Inglés o Español.
• CPF: opcional; acepta caracteres como puntos y barras.
• E-mail: dirección de correo corporativo, esencial para informes y recuperación de contraseñas.
• Dirección: para la geolocalización automática, se recomienda llenar Ciudad, UF, Dirección, Número, Complemento, Barrio y Código Postal.
• Latitud y Longitud: déjalos en blanco para que el sistema complete estos datos automáticamente.
• Fecha de Admisión: especifica la fecha de ingreso del colaborador.

Guardar el Archivo

Después de completar la plantilla, guarda una copia en CSV. Como medida de seguridad, haz un respaldo en formato XLSX.

¿Necesitas ayuda para guardar un archivo de hoja de cálculo en formato CSV antes de importarlo en Involves Stage? Revisa estos consejos sobre CSV de Microsoft Excel. 

Importante:

• Si necesitas hacer cambios en la base de colaboradores más adelante, exporta la información con los IDs asignados automáticamente por el sistema. Al editar estos datos, no modifiques la columna de ID para que el sistema pueda reconocer la información en la próxima importación.
• Puedes registrar colaboradores de diferentes niveles jerárquicos en la importación. Recomendamos organizar la lista en orden ascendente. Por ejemplo: Administradores del sistema en las primeras filas y Promotores en las últimas.

Informe de errores

¿Ocurrió un error al importar la hoja de cálculo de colaboradores? ¿Y ahora?

Durante la importación, el sistema puede encontrar problemas en el llenado de la plantilla. En este caso, Involves Stage generará un informe de errores. Consulta el artículo Relatório de errores de importación.