Registro de empleados por importación

APLICACIÓN: El registro de empleados es fundamental para el funcionamiento de Involves Stage. Registrarlos en el sistema es una de las primeras configuraciones que se debe realizar en el momento de la implantación. Los empleados registrados serán distribuidos en regionales; los que pertenezcan al equipo de campo recibirán los itinerarios y tareas. PRERREQUISITO: Registro de macrorregionales y regionales, Registro de perfiles de acceso, Permisos del perfil de acceso.

 

El registro de los empleados en Involves Stage puede realizarse de dos maneras: de forma manual, incluyéndolos uno a uno en el sistema, o por medio de la importación de información a través de una plantilla disponible para descargar. La elección entre una u otra forma dependerá de tus necesidades o etapa de uso, ya sea en la implantación o actualización de tu operación.

El registro por importación es lo que se recomienda cuando se desee incluir mucha información al mismo tiempo.

 

El registro de ausencias por importación comienza en la web en Involves Stage

Menú > Empleados > Empleados

 

 

• Haz clic en el botón Opciones, en la esquina inferior izquierda de la pantalla;
• En seguida, haz clic en Importar;
• En la ventana emergente Importar, haz clic en el botón Descargar plantilla;
• Espera hasta que se descargue el archivo en el formato XLSX;

 

 

Después de que se haya descargado, abre la plantilla en tu editor de hojas de cálculo, como Excel. La plantilla de importación es una planilla en el formato XLSX, y sus campos son similares a los del registro manual. Algunos son obligatorios, como Nombre del empleado, Usuario, Usuario activo, Perfil de acceso, Equipo de campo, Móvil y Fecha de admisión, identificados con un (*).

Debes prestar especial atención a algunos de esos campos mientras los estés llenando. Conoce las especificaciones de algunos de ellos:

 

ID

ID es el número único que identifica al empleado en Involves Stage. El propio sistema definirá este número, el cual será usado para la edición de los datos en masa. Por lo tanto, deja esta columna en blanco en la primera importación.

Tip En caso de que tengas que alterar la información de tu base de empleados en el futuro, en ese momento deberás exportar la información ya con los IDs definidos automáticamente por el sistema. Al editar esta información, no realices ninguna alteración en la columna para que el sistema pueda reconocer los datos cuando sean importados nuevamente.

 

NOMBRE DEL EMPLEADO

El nombre del empleado debe ser único en el sistema. Por ejemplo, si en tu plantilla de empleados hay dos personas llamadas Andrés Rodríguez, escribe sus nombres completos, con un límite de hasta 100 caracteres.

 

USUARIO

El nombre de usuario será utilizado por el empleado como credencial de acceso en la web y en las aplicaciones de Involves Stage. El empleado también deberá tener un registro único, que debe tener un número mínimo de cinco (5) caracteres. Registra un nombre de usuario fácil de recordar y escribir, evitando espacios y caracteres especiales, tales como asteriscos y letras con tildes. 

 

CONTRASEÑA

La contraseña se puede definir de dos formas: escribiendo en el campo una contraseña de hasta seis (6) caracteres, o dejándola vacía, para que el sistema envíe una contraseña directamente al e-mail del empleado. Involves Stage distingue el uso de mayúsculas y minúsculas, razón por la cual deberías definir un patrón para facilitar la digitación de la contraseña.

 

USUARIO ACTIVO

Este campo se refiere al Status del empleado, y se deberá registrar apenas como Sí o No. Para que a un empleado se le puedan asignar itinerarios y tareas, su status deberá estar como activo en el sistema. Un empleado se deberá dejar como inactivo solamente cuando este no forme más parte de la operación. En lugar de excluirlo, Involves Stage permite que su status sea modificado. De esa manera, tu empresa no perderá ningún dato.

 

TEMPORAL

Este campo le informa al sistema si el empleado es temporal; debe ser registrado apenas como Sí o No. Si se marca Sí, Involves Stage generará alertas para que el administrador del sistema pueda administrar el registro del usuario durante este período.

 

PERFIL DE ACCESO

En este campo se incluye el perfil de acceso del empleado, previamente definido en el sistema. Presta atención y escribe el nombre correcto del perfil de acceso para no generar información duplicada.

 

EQUIPO DE CAMPO

Este campo define si el empleado formará parte del equipo de campo de tu operación. Se puede responder con Sí o No. Si es Sí, será necesario permitir el acceso a la aplicación, definido en el campo Móvil. Además, al habilitar este campo, estarás usando una de tus licencias de Involves Stage. En el registro de empleados en masa, se recomienda responder No en este campo, para administrar las licencias de forma individual.

 

REGIONALES

Los empleados podrán estar asociados a más de una regional y en este campo es posible incluir las regionales de las que van a formar parte. Cuando sea más de una, será necesario separar el nombre de la regional por punto y coma (;). Recuerda que las regionales ya deben estar registradas en el sistema en esta etapa, y que deberás escribir el nombre correctamente para que no haya información duplicada en el sistema.

 

SUPERIOR

También es posible asociar un superior directo a cada empleado. Escribe el nombre de un superior previamente registrado en el sistema y que tenga perfil de acceso superior al nivel jerárquico del nuevo empleado. Recuerda escribir correctamente el nombre del superior para que no haya información duplicada en el sistema.

 

JORNADA DE TRABAJO

En este campo se elige la Jornada de trabajo del empleado, previamente registrada en el sistema. En caso de que no haya límite de horario, deja este campo en blanco.

 

MÓVIL

Este campo define si el empleado podrá interactuar con el sistema a través de las aplicaciones de Involves Stage. Si en el campo Equipo de campo se deja Sí, este también deberá tener Sí.

 

COMPARTIDO

Este campo es utilizado por agencias, e indica si el empleado va a ser utilizado para más de una marca o cliente. Se debe completar con Sí o No.

 

HUSO HORARIO e IDIOMA

Estos campos se pueden dejar en blanco. El sistema identificará automáticamente lo que fue definido en el ambiente en el que el empleado utilizará Involves Stage. Si un empleado utiliza un idioma diferente al de los demás, elige entre los idiomas Portugués, Inglés o Español.

 

Núm. de Identificación del Empleado

Incluir el Núm. de Identificación del Empleado es opcional. Este campo permite cualquier tipo de caracter. El campo acepta espacios, puntos y guiones.

 

E-MAIL

Recuerda registrar la dirección de e-mail corporativo. Este campo es muy importante para el equipo de back office, pues será utilizado para recibir los informes de la operación y también para recuperar contraseñas.

 

El empleado nuevo recibirá sus credenciales de acceso al sistema por e-mail, con el nombre de usuario registrado y la contraseña generada automáticamente por el sistema.

 

DIRECCIÓN

Los campos Ciudad, División territorial, Dirección, Número, Complemento, Barrio y Código postal son opcionales. Sin embargo, se recomienda completarlos ya que esta información será utilizada para la georreferenciación automática.

El campo Número de la dirección puede ser completado junto al campo Dirección. Las dos formas son identificadas por el sistema. En el campo Código postal, podrás escribir cualquier tipo de caracter, como espacios, puntos y guiones.

 

LATITUD y LONGITUD

Deja estos campos en blanco. Involves Stage los completará automáticamente a través de la dirección registrada.

 

FECHA DE ADMISIÓN

En este campo será necesario escribir la fecha de admisión del empleado. Si no conoces la fecha de contratación exacta, introduce la fecha de registro.

 

Tip Al registrar empleados de diferentes niveles jerárquicos, es importante organizar la lista en orden creciente. Por ejemplo: Administradores del sistema en las primeras líneas y Promotores en las últimas.

 

GUARDAR ARCHIVO

Después de alimentar la planilla con toda la información necesaria, guarda una copia del archivo en formato CSV (delimitado por comas). Para tu seguridad, haz un backup del archivo en XLSX, pues el formato CSV elimina fórmulas y algunos formatos específicos.

 

 

IMPORTACIÓN

Volviendo a Involves Stage, podrás volver a la página en donde te detuviste o, también, volver a comenzar el proceso.

Menú > Empleados > Empleados

• Haz clic en el botón Opciones, en la esquina inferior izquierda de la pantalla;
• En seguida, haz clic en Importar;
• En la ventana emergente Importar, haz clic en el botón Seleccionar archivo;
• Busca en tu computadora el archivo en el formato CSV;
• Confirma si el archivo seleccionado es el correcto;
• Si deseas activar la georreferenciación de la dirección de los empleados, marca la opción ¿Georreferenciar registros importados?;
• Si deseas enviar credenciales de acceso a los nuevos usuarios, marca la opción Enviar usuario y contraseña al e-mail de cada empleado;
• Haz clic en el botón Enviar.

 

¡Listo! Después de estos pasos, los empleados ya estarán registrados en el sistema y podrás definir los itinerarios de tu equipo de campo.

 

INFORMES DE ERRORES

Durante la importación, puede que el sistema encuentre errores en los datos de la plantilla. En este caso, Involves Stage generará un informe de errores. Aprende qué debes hacer en el artículo

• Informe de errores de importación

 

Tip La página de Empleados también permite la edición de los empleados ya registrados, además de la exportación de dos listas: una que contiene todas las informaciones de los empleados registrados, y otra que contiene datos sobre los dispositivos móviles del equipo de campo. Aprende a exportar información sobre el dispositivo móvil