La funcionalidad de Ausencias permite gestionar a los colaboradores que están o estarán ausentes del trabajo por un período definido. Al registrar una ausencia en Involves Stage, el sistema no generará registros para el equipo durante ese periodo y el acceso a la aplicación estará bloqueado.
Consulta este artículo:
- Antes de empezar
- Registrar ausencia por importación
- Plantilla de importación de ausencias
- Informe de Errores
Antes de empezar
- El registro de ausencias por importación es recomendable realizarlo antes de la fecha de ausencia.
- A partir de la versión 2.24.02.03 de Involves Stage Web, también es posible realizar el registro de ausencias retroactivas mediante importación, es decir, importar una ausencia con una fecha pasada.
- Al registrar una ausencia por importación, todos los datos retroactivos son mantenidos y no pueden ser eliminados. Por esta razón, se recomienda anticipar el registro de ausencias cuando haya un gran número de colaboradores ausentes, como en feriados nacionales.
Registrar ausencia por importación
Sigue los pasos a continuación para registrar ausencias por importación:
- Accede a Menú > Empleados> Ausencias en Involves Web.
- Haz clic en el botón Opciones, en la esquina inferior izquierda de la pantalla.
- Luego, haz clic en Importar.
- En el pop-up Importar, haz clic en el botón Descargar Plantilla.
- Después de descargar el archivo XLSX, ábrelo en tu editor de hojas de cálculo.
Plantilla de importación de ausencias
El registro por importación se realiza mediante una hoja de cálculo en formato XLS y contiene columnas con campos para ingresar la información de la ausencia.
Los campos obligatorios tienen un (*) junto al nombre. Los datos de cada colaborador se ingresan en una fila. A continuación, se detalla qué ingresar en cada campo:
- Nombre del empleado: nombre del empleado tal como está registrado en el sistema.
- Regionales: regional a la que pertenece el colaborador; si pertenece a más de una, sepáralas por comas.
- Empleado Superior: nombre del colaborador superior tal como está registrado en el sistema.
- Motivo: selecciona uno de los motivos aceptados por el sistema, como Vacaciones, Accidente, Permiso, Liberado por el Supervisor, Certificado Médico, INSS, Licencia de Maternidad, Licencia de Paternidad o Feriado.
- Fecha de Inicio: fecha en formato dd/mm/aaaa.
- Fecha de Término: fecha en formato dd/mm/aaaa.
- Colaborador Sustituto: nombre del colaborador que asumirá las actividades del ausente.
- Observación: información pertinente a la operación.
Después de completar la plantilla con la información de los colaboradores ausentes, guarda el documento en formato CSV (separado por comas).
De vuelta en Involves Web, en el pop-up Importar, haz clic en el botón Seleccionar Archivo y elige el archivo recién guardado. Luego, haz clic en el botón Enviar.
Importante
- La Fecha de Término es el último día en que el colaborador estará ausente, no el día en que regresará a sus funciones. Por ejemplo, si estará ausente hasta el día 28/09, su regreso al sistema será el 29/09.
- El Colaborador Sustituto debe pertenecer al mismo perfil de acceso y a la misma regional que el colaborador ausente. Si se le asigna para asumir las rutas, todos los puntos de venta y tareas pendientes del colaborador ausente se transferirán al colaborador sustituto como una ruta programada, a partir del día siguiente al registro.
Informe de Errores
Durante la importación, el sistema puede encontrar problemas en el llenado de la plantilla. En este caso, Involves Stage generará un informe de errores. Consulta el artículo Informe de errores de importación para saber cómo proceder.
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