Registro manual de itinerarios sueltos

Los itinerarios en Involves Stage permiten tener una visión clara y objetiva sobre el ruteo del equipo de campo, ofreciendo la posibilidad de programar actividades y tareas. El sistema tiene tres posibles tipos de itinerarios: periódicos, sueltos y del tipo cartera de clientes.

Los itinerarios sueltos se destinan a las visitas que no se encajan en los itinerarios periódicos. No existe un límite para incluir puntos de venta en itinerarios sueltos, sin embargo el sistema no permite incluir un mismo PDV para visita en ambos itinerarios, periódicos y sueltos.

Por ejemplo, si el empleado Andrés posee un itinerario periódico semanal y ya lo está ejecutando, y necesita realizar una visita única a un punto de venta, se deberá crear un itinerario suelto para esta única visita. En el itinerario suelto no hay repeticiones programadas. Además, existen dos formas de registro: manual y por importación de plantilla.

El registro manual de itinerarios se realiza en la funcionalidad Itinerarios y visitas a través de la ruta:

Menú > Itinerarios y visitas > Itinerarios

En la página de la funcionalidad, encontrará diversos filtros de búsqueda para encontrar información específica, como por ejemplo:

• Nombre del Empleado
• Nombre del Superior
• Núm. del PDV
• Punto de venta
• Perfil de acceso
• Perfil del empleado
• Período, por tipo de itinerario
• Si el empleado Tiene itinerario
• Macrorregional
• Regional
• Cadena
• Tipo de PDV
• División territorial
• Si es Empleado compartido
• Actualizado después, seleccionando una fecha después de un cambio de itinerario
• Actualizado antes, seleccionando una fecha antes de un cambio de itinerario
• Si el empleado forma parte del Equipo de Campo

Para registrar o editar un itinerario nuevo, haga clic en el nombre de un empleado y en seguida en el botón Editar, en la esquina inferior derecha de la pantalla. Usted será redirigido a la página Itinerario, para la edición específica de este empleado, siguiendo los pasos:

1. Elija el tipo de itinerario suelto.
2. Defina el itinerario en una fecha fija o cualquier fecha.
3. Seleccione los puntos de venta que van a entrar en el itinerario.

TIPO DE ITINERARIO

En la parte superior de la pantalla, usted encuentra el nombre y la foto del empleado, seguidos del campo en donde se elige el tipo de itinerario, si va a ser periódico o suelto. En este caso, seleccione la opción Itinerarios Sueltos. La página también presenta la lista de Itinerarios Pasados, para ver los itinerarios que ya se han realizado, Itinerarios Futuros, para los próximos itinerarios, y Todos, para una visualización general de los itinerarios.

EJECUTAR ITINERARIO EN FECHA FIJA

Usted puede registrar un itinerario suelto para que sea ejecutado en fechas fijas. En este caso, el itinerario estará disponible para el empleado en días específicos. Para registrar un itinerario en fecha fija, seleccione el día en el campo Fecha y, a continuación, haga clic en el botón Agregar. Espere la ventana emergente que pregunta ¿Cómo desea registrar el itinerario? y elija entre Crear ruteo por la lista de PDVs o Crear ruteo por el mapa.

CREAR RUTEO POR LA LISTA DE PDVs

Al elegir Crear ruteo por la lista de PDVs, la ventana emergente Editar Itinerario muestra la lista de puntos de venta para seleccionar y editar los PDVs elegidos para el itinerario. En la pestaña Seleccionar PDVs, aparecen los filtros para buscar los puntos de venta. Después de filtrarlos, haga clic en el ícono para agregarlos al itinerario. Para eliminarlos del itinerario, simplemente haga clic en el ícono .

En la pestaña Editar PDVs se muestran todos los puntos de venta seleccionados en la pestaña anterior. Para cambiar el orden de la lista, simplemente hágale clic al nombre del punto de venta y arrástrelo a otra posición.

Usted también podrá incluir la hora de entrada y salida —para poder generar informes de tiempo y alertas para retrasos, y también incluir una descripción sobre el punto de venta— este espacio se puede utilizar para introducir más información o detalles sobre el PDV, ya que este será visualizado por el empleado a través de la aplicación. Después de confirmar la información, simplemente haga clic en el botón Guardar.

CREAR RUTEO POR EL MAPA

Al elegir Crear ruteo por el mapa se llegará a la página Mapa, en donde se podrá explorar el mapa por medio de Google Maps. Recuerde que para esa acción será necesario garantizar que los puntos de venta estén georreferenciados en sus registros, de lo contrario estos no aparecerán en el mapa para su respectiva selección.

El mapa tomará la residencia del empleado como centro, así usted podrá crear itinerarios más ágiles para su operación. Después de utilizar los campos del filtro, haga clic en Buscar. Después de eso, deberán aparecer los puntos de venta filtrados en el mapa. Estos se muestran en colores diferentes:

• Verde: PDV ya incluido en el itinerario del día.
• Morado: PDV ya incluido en el itinerario de otro día.
• Amarillo: PDV dentro del radio de proximidad y apto para ser incluido en el itinerario.
• Naranja: PDV ya incluido en el itinerario de otro empleado.

Para incluir el punto de venta en el itinerario del día, haga clic en el ícono del PDV y, en la ventana emergente que presenta información sobre este PDV, haga clic en el botón Agregar al itinerario. Para eliminarlo, vuelva a hacer clic en el PDV y, a continuación, en el botón Eliminar del Itinerario.

Después de seleccionar todos los itinerarios, haga clic en el botón Optimizar ruta. El sistema presenta tres posibilidades para crear el ruteo por el mapa:

• Ruta original: Muestra la lista en el orden en que se seleccionaron los puntos de venta.
• Menor distancia: Muestra la lista en el orden de menor distancia entre los puntos de venta.
• Menor tiempo de desplazamiento: Muestra la lista en el orden en que el empleado va a realizar su recorrido en menos tiempo. En este caso, recuerde que no se considerará el tráfico.

En ambas rutas, Involves Stage calcula automáticamente el kilometraje que será recorrido y el tiempo de desplazamiento. Seleccione la ruta que más le convenga a su operación y haga clic en Confirmar. Eso es todo, los puntos de venta fueron agregados al itinerario del día, para volver a la página del itinerario, haga clic en el botón Volver.

En pantalla aparecerá el cuadro con la fecha fija, y los puntos de venta agregados al itinerario, de la misma forma que sucede en la página de itinerarios periódicos. Usted puede agregar las otras fechas fijas, pues los itinerarios periódicos no tienen restricciones. Sin embargo, el sistema no permite listar un mismo PDV para visitas sueltas y fijas a la vez.

EJECUTAR ITINERARIO EN CUALQUIER FECHA

Usted también podrá configurar un itinerario para que el empleado pueda ejecutarlo en la fecha que más le convenga. De esta forma, el punto de venta aparecerá en el itinerario del día del empleado hasta que este expire o sea cumplido.

El registro de un itinerario que va a ser ejecutado en cualquier fecha es muy parecido a los demás. Se deberá prestar atención a la ventana emergente Editar Itinerario, especialmente a la pestaña Editar PDVs. En la edición de los puntos de venta seleccionados usted podrá elegir dos acciones, además del horario de entrada y de salida. Estas son:

FECHA LÍMITE

Al elegir una fecha límite, usted define cuando esta va a expirar. De esta forma, el punto de venta será excluido del itinerario del empleado, independiente si este lo ha cumplido o no. Si el campo se deja en blanco, el punto de venta se continuará repitiendo en el itinerario hasta que sea excluido por el equipo de back office. Lo recomendado siempre será incluir una fecha límite, pues para un itinerario que se repite con frecuencia lo ideal es definir un itinerario periódico.

EJECUCIÓN ÚNICA

Cuando se selecciona este campo, se permite elegir la acción después de que el empleado haya visitado el punto de venta. Si está habilitado, este desaparecerá del itinerario del empleado. Si no, este continuará en el itinerario, generando más visitas. Una vez más, se deberá prestar atención a la planificación del itinerario; evalúe si la acción beneficia a su operación, pues los itinerarios sueltos también tienen influencia en los informes que genera el sistema.