Configurar formulario

La configuración de los formularios de encuestas es la base para crear las tareas y los informes del equipo de campo. Los formularios son grupos de preguntas que van a ser respondidas por el equipo de campo, lo que va generando una base de datos para la posterior extracción de informes. Toda la información que desees extraer de tu operación en campo deberá estar en los formularios.

Los formularios se crean en la plataforma web de Involves Stage a través de la ruta: Menú > Encuestas > Formularios. 

En esta página puedes visualizar todos los formularios que ya hayas configurado en el sistema. Para crear un formulario nuevo, haz clic en el botón Nuevo que se encuentra en la esquina inferior derecha de la pantalla. En la página Editar formularios encontrarás dos pestañas:

• Configuraciones, en donde  vas a insertar los datos, los objetivos y definir los permisos. 
• Cuestionario, en donde vas a definir los tipos de encuestas que van a ser respondidas.

A seguir, conoce las particularidades de todos los campos en la pestaña Configuraciones. Recuerda que todos los campos que tienen asterisco (*) son obligatorios.

• STATUS DEL FORMULARIO

  Puedes mantener un formulario como activo o inactivo en el sistema, evitando que este sea excluido y perder datos. Sin embargo, para que lo puedas utilizar en una programación y pueda ser visualizado por el empleado de campo, tienes que dejar el status del formulario como Activo.

   

  NOMBRE DEL FORMULARIO

  En este campo le pones nombre al formulario. Utiliza títulos sencillos y de fácil comprensión, pues esa será la manera en que el equipo de back office va a identificar el formulario en la plataforma web de Involves Stage.

   

  TEMA DEL FORMULARIO

  Aquí defines si el formulario va a estar relacionado a algún nivel de la estructura de productos o no. Es posible relacionar el formulario con solo una de las siguientes opciones:

  • Línea de producto
  • Producto (SKU)
  • Marca
  • Categoría
  • Supercategoría
  • Otros (no está vinculado a ninguna estructura)

   

  IMPORTANTE: Esta información es esencial para que la aplicación identifique sobre qué se trata la encuesta. Por este motivo, es posible relacionar el formulario a apenas uno de los niveles de tu estructura de productos, o también construir un formulario que no se relacione con ningún nivel. Cada tipo de encuesta debe guardar relación con un nivel de acuerdo con la información que desees recolectar.   Por ejemplo, si el objetivo de la encuesta es obtener información sobre share de góndola, es posible habilitar la opción Categoría. Ahora bien, para recolectar información sobre quiebre, lo ideal es seleccionar las opciones Línea de producto o Producto (SKU).

   

  QUIÉN PUEDE RESPONDER

  En este campo seleccionas los perfiles de acceso que pueden responder el formulario. Por ejemplo, en un tipo de encuesta cuya finalidad sea la auditoría de un punto de venta, debes habilitar apenas a los supervisores, responsables por este tipo de tarea, y no el perfil de acceso de promotores.

   

  RELACIONAR RESPUESTAS A UN PDV

  Los formularios pueden o no estar asociados a un punto de venta. De esta forma, todas las encuestas de precio, quiebre, acción de la competencia y demás información enviada por tu equipo quedará relacionada automáticamente al PDV en el que el empleado de campo hizo check-in. Ahora bien, para los formularios que no dependen de un punto de venta, como por ejemplo el kilometraje recorrido por el equipo de campo, no tiene sentido que la encuesta esté relacionada a solamente un PDV.

   

  VALIDAR CÓDIGO DE BARRAS

  Podrás seleccionar esta opción cuando incluyas un Producto (SKU) o Línea de producto en el campo Tema del formulario. El sistema validará si el código de barras informado es el mismo que está registrado en las líneas de producto y productos (SKUs).

   

  PERMITIR EDITAR Y APROBAR RESPUESTAS DE ENCUESTAS EN LA WEB DESPUÉS DE ENVIARLAS  

  En esta opción defines si los empleados tienen permiso para editar y aprobar las respuestas de la tarea después de haber sido enviadas al sistema. Cuando la habilites, aparecerán dos campos nuevos en pantalla, en donde vas a definir Quién puede editar las respuestas y el Plazo para edición de las respuestas.

   

  QUIÉN PUEDE EDITAR LAS RESPUESTAS

  En este campo defines cuáles perfiles de acceso tienen autonomía para editar respuestas. Normalmente, los mismos perfiles de acceso registrados en el campo Quién puede responder tienen autonomía para editar sus propias encuestas.

   

  PLAZO PARA EDICIÓN DE RESPUESTAS

  En caso de que quieras definir un plazo máximo para editar las respuestas enviadas por los empleados, completa este campo con el número de horas. Por ejemplo, completa el campo con el valor 12 para definir el plazo de 12 horas para edición. El plazo definido está basado en el horario en el que la encuesta se sincroniza con el sistema. Por defecto, se recomienda dejar este campo en blanco.

   

  DEJAR FORMULARIO SIEMPRE VISIBLE EN EL MENÚ INFORMAR DE LA APLICACIÓN

  En este campo defines si el tipo de encuesta estará disponible en el menú Informar de las aplicaciones de Involves Stage. Al habilitar esta opción, tu equipo de campo puede utilizar el formulario sin necesidad de recibir una tarea específicamente para ese fin. Al habilitar esta opción, aparecerán nuevos campos al final de la página para que realices las configuraciones necesarias, y así el formulario estará disponible en el menú Informar.

   

  NOMBRE EN LA APLICACIÓN

  Aquí escribe el título que va a aparecer en la aplicación.

   

  DESCRIPCIÓN EN LA APLICACIÓN

  También puedes incluir una descripción de la encuesta, eso ayudará al empleado de campo a entender el objetivo de la encuesta.

   

  SUPERCATEGORÍA

  En este campo filtras las supercategorías de los ítems sobre los que se van a responder preguntas. Para formularios de información que deba ser informada, te recomendamos seleccionar solamente algunas. Ahora bien, para las programaciones de tareas, selecciónalas todas, así en la programación vas a tener más libertad para escoger cuáles productos serán respondidos por el equipo de campo.

   

  FLUJO

  En este campo escoges la ruta que el empleado tiene que recorrer dentro de la aplicación para llegar al formulario.

  Dependiendo del flujo que hayas seleccionado, Involves Stage creará pantallas intermedias para filtrar la información y las respuestas de la encuesta. Si te decides por un flujo con más etapas, mayor será la posibilidad de filtrar la información en los informes. Por lo tanto, en caso de que el portafolio de productos de tu empresa sea extenso, un flujo con más etapas facilitará el trabajo del equipo de campo.

  Cuando estés completando el campo, todas las opciones de flujo comienzan con el PDV, eso significa que el empleado debe realizar check-in en el punto de venta para acceder al formulario. Si no habilitaste la opción Exigir check-in en el PDV para responderla , el flujo no considerará el PDV.

  Por ejemplo, si escoges el flujo PDV > Marca > Línea de producto, significa que el usuario realizará primero el check-in en el punto de venta, después escogerá una de las marcas registradas y solo en ese momento escogerá las líneas de producto para responder la encuesta.

   

  FORMULARIO DESTINADO PARA PRODUCTOS  

  En estas opciones defines si la encuesta estará relacionada solamente con las marcas de tu empresa, con marcas de la competencia o con las dos opciones, y tienes la opción para escoger entre:

  • Propio
  • Competidor
  • Todos

  Para las encuestas de precio selecciona Ambos, pues lo más probable es que tu empresa haga encuestas de precio de sus productos y de la competencia en el mismo tipo de formulario. Ya para una encuesta de acciones de la competencia debes habilitar la opción Competidor. Así, el equipo de campo responderá acciones de la competencia solamente con base en marcas o productos competidores.

   

  EXIGIR CHECK-IN EN EL PDV PARA RESPONDERLA

  De forma predeterminada, cuando relacionas un formulario con un punto de venta, es importante exigir check-in en el punto de venta para poder visualizar la encuesta. Eso significa que el equipo debe hacer check-in para poder responder las encuestas, garantizando que la información enviada esté relacionada con el punto de venta correcto.

   

  PERMITIR SELECCIONAR MÁS DE UN ÍTEM  

  Esta opción define si el empleado va a tener permiso para informar diversos ítems de una sola vez. Para acciones de la competencia, por ejemplo, te recomendamos que no habilites esta opción para que las acciones sean informadas una a una —marca a marca.

   

  PRÓXIMOS PASOS

  Después de que completes completar todos los campos obligatorios de la pestaña Configuraciones, haz clic en el botón Guardar y continuar. Vas a ser redirigido automáticamente a la pestaña Cuestionario para registrar las preguntas del formulario.

  • Aprende a construir tu Cuestionario en este artículo.