Validación de respuestas

 

APLICACIÓN: La validación de respuestas en los formularios de encuesta te permite establecer un intervalo de valores para las respuestas esperadas en los cuestionarios. De esta manera puedes definir si el sistema va a rechazar la información o va a alertar al empleado de campo sobre el valor que este proporcionó. De esta forma, la validación ayuda a no cometer errores de escritura o digitación. PRERREQUISITOS: Concepto de formularios, Configuración de formularios.

 

La validación de respuestas de encuesta es una configuración adicional que se puede aplicar a los formularios de encuesta de Involves Stage. Esta opción permite que el sistema acepte o rechace la información registrada por el empleado al responder encuestas. Puedes registrar una validación para cada campo del cuestionario, o registrar todas las que sean necesarias para cada campo.

Puedes utilizar la validación para delimitar los intervalos de precio, por ejemplo. También se puede aplicar a campos sobre cantidad de ventas, aproximaciones a clientes en los puntos de venta u otras situaciones en las que sea posible establecer un número mínimo y un número máximo al digitar las respuestas.

Por lo tanto, la validación se aplica a los campos que tengan números enteros y números decimales en el formato de respuesta. Esta opción no está disponible para las preguntas que no tienen formatos numéricos. Para agregar una validación, ya debes haber creado la base de un formulario y el cuestionario de encuesta, y puedes seguir dos caminos: de forma manual, incluyendo las validaciones individualmente, o por importación a través de una plantilla.

 

REGISTRO MANUAL DE VALIDACIÓN

El registro manual de validaciones es recomendado cuando necesites pocas validaciones para un campo o solamente una. En este proceso, tienes que agregar una validación a la vez. Recuerda que puedes agregar varias validaciones en un mismo campo.

Para iniciar el registro, abre un formulario que ya haya sido creado en el sistema. En la pestaña Cuestionario, elige uno de los campos ya registrados y haz clic en Opciones, el ícono   en la columna a la derecha. Y enseguida en Validación. Recuerda que para registrar una validación al crear un formulario, este ya debe haber sido guardado para que esta opción esté habilitada.

  

 

En la ventana emergente Validación de pregunta, haz clic en el botón Agregar validación.

 

 

A seguir, la ventana emergente mostrará más campos para completar. Valor mínimo, Valor máximo y Permitir envío de valor fuera del rango son campos obligatorios.

 

 

VALOR MÍNIMO Y VALOR MÁXIMO

Para utilizar números decimales en los campos Valor mínimo y Valor máximo deberás utilizar un punto en lugar de coma. Cuando sea un número entero, pero superior a mil, no uses un punto para indicar las unidades de mil, el sistema lo interpretará como una coma decimal. En la aplicación, la coma será insertada automáticamente por el sistema.

Por ejemplo, si una empresa que produce galletas quiere reducir los errores de digitación en los formularios de encuesta de precios, el formulario debe contener una validación con el rango de precios que el producto normalmente tiene en el mercado: mínimo de $ 2,00 y máximo de $ 4,50. En el registro, estos valores deberán ser digitados de la siguiente manera:

Valor mínimo:		2.00
Valor máximo:		4.50

 

En el caso de una operación de venta de productos electrónicos: Si la empresa sabe que uno de sus videojuegos no se vende por menos de $ 1000 ni por más de $ 2000, el formulario de  Encuesta de preciospuede tener los valores de validación de la siguiente manera:

Valor mínimo:		1000
Valor máximo:		2000

 

PERMITIR ENVÍO DE VALOR FUERA DEL INTERVALO

En el campo Permitir envío de valor fuera del intervalo tienes que definir si la validación va a permitir el envío de valores fuera del intervalo indicado.  Si pones no, la respuesta del formulario no podrá ser enviada hasta que el campo sea corregido y completado con el valor dentro del rango establecido. Esta acción ayuda a disminuir los errores de digitación, pero si el precio realmente está fuera del rango, el envío de las respuestas del formulario se verá perjudicado.

Por ejemplo, si el empleado de la empresa de galletas digita un valor de $ 5,00 para el producto, es decir, más de $ 4,50, el sistema no aceptará la respuesta y no permitirá que esta sea enviada hasta que se complete con el número correcto. Fíjate en el mensaje que se muestra en la app:

 

 

Si en el campo Permitir envío de valor fuera del rango dejas sí, el sistema permitirá el envío de valores fuera del intervalo indicado. En este caso, el sistema genera un aviso de que el valor presenta una diferencia y muestra una notificación que indica el intervalo de valores deseado. De esta forma el empleado puede verificar si el valor ha sido completado correctamente o enviar la respuesta de todas maneras, en caso de que el precio en la tienda esté realmente fuera de lo esperado.

Fíjate en los mensajes que se muestran en la app:

 

  

MARCA, CATEGORÍA DE PRODUCTO, LÍNEA DE PRODUCTO Y PRODUCTO

Los otros campos de la ventana emergente Validación de pregunta varían de acuerdo a lo que se haya incluido en el campo Objetivo, en la página de configuración de formularios. Estos campos ayudan a definir el objetivo específico de la validación y pueden relacionarse con la marca, la categoría de producto, la línea de producto e incluso con los SKUs.

Por ejemplo, si el objetivo del formulario está relacionado con la línea de producto, la ventana emergente mostrará los campos marca, categoría y línea de producto. Si el objetivo está relacionado con el SKU, este nivel también va a aparecer como un campo. De esta forma podrás elegir ítems específicos entre todas las estructuras de producto registradas en el sistema.

 

  

Nota En el caso de que dejes estos campos en blanco, todas las categorías, líneas o productos que recibieron la programación de este formulario seguirán la regla de validación. Ahora, si lo que deseas es registrar más de una categoría, línea o producto, tendrás que crear una nueva regla de validación para el campo.

 

REGIONAL

En el campo Regional puedes delimitar la validación de valores a apenas una de las regionales registradas en tu operación. Al fin y al cabo, las preguntas estratégicas de tu operación pueden hacer que el precio del mismo producto sea diferente entre regionales, por ejemplo. Si dejas este campo en blanco, el sistema entenderá que esta validación se aplicará a toda la operación.

 

TIPO

En el campo tipo, también podrás delimitar si la validación de valores se aplica apenas a ítems de marca propia o a los de la competencia.

 

En caso de que desees registrar más de una validación para el mismo campo, solo tendrás que hacer clic en el botón Agregar validación. Después de haberla registrado, haz clic en el botón Guardar. A partir de este momento todos los productos vinculados a la regla pasarán por el proceso de validación. 

  

REGISTRO DE VALIDACIÓN POR IMPORTACIÓN

Te recomendamos usar el registro de validaciones por importación cuando necesites muchas validaciones. En este proceso, tendrás que insertarlas de modo masivo a través de una plantilla estándar del sistema. Este escenario es poco frecuente, pero puede aplicarse si la estrategia de tu empresa es aplicar la regla de validación para toda la información de la categoría, línea de producto o para cada SKU.

Para iniciar el registro, abre un formulario que ya haya sido creado en el sistema. En la pestaña Cuestionario, elige uno de los campos que ya hayas insertado y haz clic en Opciones, el ícono en la columna a la derecha. Y enseguida en Validación. Recuerda que para registrar una validación al crear un formulario, este ya debe haber sido guardado para que esta opción esté habilitada.

 

 

 

En la ventana emergente Validación de pregunta, haz clic en Opciones en la barra inferior, y enseguida en Importar. Aparecerá otra ventana emergente en pantalla y desde allí podrá descargar el archivo XLSX haciendo clic en el botón Descargar plantilla. Después de que se haya descargado, ábrela en tu editor de hojas de cálculo.

 

 

En la hoja de cálculo de la plantilla encontrarás las columnas correspondientes a los campos disponibles en el registro manual. Por ese motivo, vuelve a consultar la explicación anterior para entender cómo completarlos. Recuerda que las marcas, categorías, líneas de producto y SKUs que serán incluidos en la hoja de cálculo ya deben estar registradas en el sistema y deberás digitarlos exactamente como constan en el registro.

 

 

INFORME DE ERRORES

Durante la importación, es posible que el sistema encuentre errores en los datos de la plantilla. En este caso, Involves Stage generará un informe de errores. Aprende qué debes hacer en el artículo

• Informe de errores de importación

 

Nota En la hoja de cálculo, los campos Valor mínimo y Valor máximo aceptan coma para números decimales. Sin embargo, cuando un número entero sea superior a mil, no uses un punto para indicar las unidades de mil. En la aplicación, la coma será insertada automáticamente por el sistema.

 

GUARDAR ARCHIVO

Después de alimentar la hoja de cálculo con toda la información necesaria, recuerda que tienes que eliminar los ejemplos que venían en el documento y guardar una copia del archivo en formato CSV (delimitado por comas).

 

IMPORTACIÓN

Ahora de nuevo en Involves Stage, vuelve a la ventana emergente de importación, haz clic en el botón Seleccionar archivo y selecciona el archivo CSV guardado en tu computadora. Antes de enviarlo, por favor ten en cuenta que existe la opción Borrar todas las validaciones de este campo. Si está habilitada, el sistema borrará las validaciones guardadas anteriormente y registrará solamente las nuevas.

Una vez finalizada la importación, podrás ver el resultado de la importación. Si la importación de todos los datos es exitosa, el registro de las validaciones habrá concluido. Si el sistema encuentra errores en la información incluida en la hoja de cálculo, se generará un informe de errores al final de la importación y tendrás que repetir los pasos anteriores.

 

 

Nota También es posible crear una alerta de encuesta con la misma configuración de las validaciones de respuestas. Estas alertas se envían automáticamente a los destinatarios que desees por e-mail y facilitan el monitoreo de la operación.