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APLICACIÓN: Los formularios de encuestas son la base para la creación de tareas e informes de su operación en Involves Stage. Y es precisamente por medio de los formularios que se define la información que será recolectada por el equipo de campo, tal como las encuestas de precios, acciones de la competencia, share de góndola, etc. |
En la rutina de los equipos de campo, los formularios no son ninguna novedad, ya que los promotores están acostumbrados a llenar a mano diversos formularios de papel. Con Involves Stage, completar encuestas se vuelve mucho más fácil y práctico, pues la información se envía y se registra en el sistema en pocos pasos a través de la aplicación instalada en el celular. Así el equipo de back office cuenta con un acceso rápido y centralizado a su operación en campo, todo en tiempo real.
Los formularios son grupos de preguntas que van a ser respondidas por el equipo de campo, lo que generará una base de datos para la posterior extracción de informes. Toda la información que se desee extraer de la operación en campo deberá estar en formularios.
La información que se debe completar en los formularios es determinada por el equipo de back office en la plataforma web de Involves Stage. Cada encuesta puede ser personalizada de acuerdo con la realidad de cada empresa, y es un paso importante del proyecto de su operación, ya que exige un conocimiento de su negocio y de los procesos realizados por el equipo de campo.
En los formularios existe la posibilidad de crear diversos campos para completarlos en varios formatos, definir el orden de los campos y la dependencia entre ellos, además de reglas de validación y otras opciones. Los formatos más comunes para alimentar los campos son:
- Alfanumérico
- Número entero
- Número decimal
- Fecha
- Casilla de verificación
- Enumerado
- Opción múltiple
- Texto
- Hora
- Imagen
- Planograma
- Código de barras
- Foto
Usted podrá crear formularios de los más diversos tipos. Entre los más comunes se encuentran:
- Acciones de la competencia
- Fotos de antes y después
- Encuestas de precios
- Quiebres o agotados
- Gastos de desplazamiento
- Informaciones de productos
- Share de góndola o participación en anaquel
- Material POP o de merchandising
Los formularios de encuestas en Involves Stage se relacionan con dos conceptos: Tareas e Informes. Al construir un formulario se debe definir si este va a hacer parte de un proceso de programación de tareas, en el cual el empleado responde una encuesta específica para él, o si hace parte del menú Informar, para el envío proactivo de información por los empleados en campo.
INFORMAR
Informar es la acción proactiva del equipo de campo en el envío de informaciones sobre los puntos de venta. En general, al equipo de back office se le informan acciones que no estaban previstas o información relevante sobre los PDVs. Esta acción se hace por medio del menú Informar de las aplicaciones de Involves Stage, y parte del equipo de campo hacia la empresa.
Por ejemplo, al encontrar una acción de la competencia, el empleado puede informar por la aplicación y tomar una fotografía de la acción para enviarla junto con la información. Otras situaciones que también pueden ser informadas incluyen: daños en el producto o en el expositor, quiebres o agotados, fecha de vencimiento de productos, etc.
TAREAS
Las tareas son actividades de rutina en las que el equipo de back office define la frecuencia de envío para el equipo de campo, si es diaria, semanal o a cuatrisemanal (a cada 4 semanas o 28 días). Al crear una tarea programada, el sistema la envía automáticamente a la aplicación del empleado. Esta acción parte de la empresa hacia el equipo de campo.
En la programación de las tareas, la empresa programa cuáles formularios deben ser respondidos en determinados puntos de venta. Los empleados reciben las tareas y tienen un plazo para responderlas, siguiendo un orden de prioridades definidas por la operación.
Por ejemplo, las tareas son usadas para realizar encuestas de precios de productos semanalmente, envío de información sobre el número de cajas abiertas diariamente, envío de fotos de antes y después de la organización de la góndola, entre otros.
La programación de las tareas no se hace en el menú de formularios, sino en el menú Programación de tareas.
MODELOS DE PREGUNTAS
Los formularios en Involves Stage poseen una funcionalidad llamadaModelos de preguntas, un repositorio de todas las preguntas registradas en el sistema. Con estos modelos es posible encontrar preguntas que tengan el mismo formato y la misma referencia, es decir, la estructura de productos con la que se relaciona el formulario. Al editar una pregunta que ya haya sido registrada anteriormente, la información es alterada en todos los formularios en donde se haya insertado.
PRÓXIMOS PASOS
Después de entender el concepto de formularios en Involves Stage, usted está listo para comenzar a crear y configurar los formularios de su operación, y para programar las tareas de su equipo. Conozca más en los artículos:
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