Informe OLAP

APLICACIÓN: La funcionalidad Informe OLAP es una herramienta que permite la consolidación de los datos recolectados por medio de Involves Stage. Los informes ofrecen una visión estratégica de la operación de su empresa a través de gráficos que generan y cruzan diversas informaciones. Después de que sean configurados, incluso pueden hacer parte de la lista de indicadores de su Dashboard para exhibirlos y hacerles seguimiento.  PRERREQUISITO: Indicadores del dashboard, Panel de encuestas.

 

Una de las principales funcionalidades de Involves Stage es la consolidación de la información recolectada por sus empleados durante sus operaciones en campo. Una de ellas es el Informe OLAP, que permite visualizar y cruzar los datos de las encuestas que han sido respondidas. OLAP —del inglés Online Analytical Processing— en español puede entenderse como Procesamiento Analítico En Línea, o sea la capacidad de manipular y analizar grandes volúmenes de datos desde múltiples perspectivas.

Cada cliente tiene una necesidad específica de análisis. De esta forma, el sistema permite que los informes OLAP sean fácilmente personalizados, permitiendo crear diferentes tipos de análisis, cruzando y agrupando diversos tipos de informaciones. Cuando se configuren, estarán disponibles para que otros usuarios del sistema también puedan seguirlos, y será posible agregarlos a su panel de indicadores de su Dashboard.

Para tener acceso a la funcionalidad, será necesario tener el permiso OLAP habilitado para Leer y Escribir en su Perfil de Acceso. La creación y configuración de un informe OLAP se hace en la plataforma web de Involves Stage a través de la ruta:

Menú > Encuestas > Informes > OLAP

 

 

En la parte superior, la página presenta una serie de campos para filtrar los datos y realizar el análisis. Se pueden aplicar múltiples filtros al mismo tiempo y pueden ser utilizados para extraer información específica. El único campo que se debe completar obligatoriamente es Generar informe basado en, en donde se elige el tema principal del gráfico, ya que no es posible cruzar información que provenga de encuestas diferentes. La lista que está disponible en este campo fue generada a partir de los tipos de formularios registrados en su operación.

 

 

En la barra inferior de los Filtros hay cuatro botones que desempeñan diferentes acciones:

• Borrar: Para borrar los datos de todos los filtros seleccionados.
• Cargar OLAP: Permite recuperar la configuración de un gráfico que fue creado anteriormente.
• Filtros avanzados: Si siente la necesidad de agregar un filtro relacionado con el formulario de encuesta seleccionado, utilice este campo para hacerlo.
• Buscar: Para realizar la búsqueda según los campos seleccionados y completados.

 

CREAR INFORME

El montaje de un informe OLAP se parece a las tablas dinámicas de Microsoft Excel. El primer paso es completar el campo Generar Informe Basado en y los demás campos de filtrado. En la pestaña Gráfico, se debe definir el modo de visualización del análisis, si va a ser en columnas, líneas o gráfico de pizza.

 

 

COLUMNAS

Es recomendado para los casos en los que se desee visualizar la información agrupada por alguna variable. Por ejemplo, se puede utilizar para mostrar información sobre la cantidad de quiebres de productos por red y por tienda.

 

LÍNEAS

El gráfico en líneas es el más indicado para los casos en los que el objetivo es ver la evolución de una información a lo largo del tiempo. Por ejemplo, se puede utilizar para ver la cantidad de ventas de determinados productos durante el mes.

 

PIZZA

Por otro lado, el gráfico en pizza se puede usar para informar cuáles son los tipos de acciones de la competencia que ocurren con mayor frecuencia. Este tipo de gráfico es útil en los casos en los que se desee visualizar la distribución absoluta o porcentual de una información.

 

Después de definir el modo de presentación del gráfico, será necesario completar los demás campos de la pantalla: Campos, Series, Categorías, Medidas (Valores), Orden y Límite. Series, Categorías y Medidas deberán ser completados con las variables presentes en Campos, y para eso, simplemente tendrá que arrastrarlas hacia el interior de estos cuadros, haciendo clic en el ícono (+). Conozca abajo los detalles de cada cuadrante.

 

 

CAMPOS

En Campos se encuentran todas las variables que se pueden utilizar para el análisis. La mayoría de esos campos son comunes a todas las encuestas. Si se desea una variable específica, es posible buscar más variables escribiendo su nombre en el campo de búsqueda junto a la palabra Campo.

Para eliminar las variables que fueron arrastradas a cualquiera de los cuadrantes, se debe hacer clic en la variable y mantenerla seleccionada. Al arrastrarla hacia la lista de campos, aparecerá el dibujo de una papelera. Al soltar la variable, esta será eliminada.

 

 

CATEGORÍAS

En este cuadrante se configuran los agrupamientos del gráfico. Estas son las informaciones que aparecerán en el eje X del gráfico. Es posible agrupar la información por una o varias variables.

 

SERIES

Ahora, en Series usted podrá configurar las secciones del agrupamiento. Por ejemplo, si se determina que a cada sección le va a corresponder una leyenda, esta podrá tener un color diferente en el gráfico. En este campo se puede definir una o más series.

 

MEDIDAS (VALORES)

En el cuadrante Medidas se configuran los valores (números) que serán visualizados en el gráfico. Con los números es posible realizar operaciones como conteo, conteo distinto, suma, promedio, mínimo, máximo, moda, porcentaje y último valor. 

 

Nota Recuerde definir las variables correctas para así crear un informe real y completo. Por ejemplo: imagine que durante una semana un mismo punto de venta fue visitado tres veces. En cada visita, el promotor reportó la cantidad de determinado producto en inventario. En la primera visita había tres unidades, en la segunda cinco y en la última dos. La operación suma indicará que hay 10 unidades en inventario, pero esta información no es real. La operación conteo del sistema contará cuántas veces se ha reportado información de inventario de este producto, e informará el valor 3 y, una vez más, esta será una información equivocada. Por otro lado, la opción último valor informará 2 unidades, o sea el valor correcto, pues fue la última información de inventario disponible en el sistema.

 

ORDEN y LÍMITE

El campo Orden le permite ordenar la información obtenida en el gráfico de acuerdo con las variables agregadas en los campos Categorías y Series, o bien siguiendo las variables que se definieron en el campo Medidas. También es posible elegir ordenar los valores de forma ascendente o descendente. En el campo Límite se define la cantidad de valores que se va a mostrar en el gráfico. 

 

Después de definir los parámetros de construcción del informe, haga clic en el botón Buscar en la parte superior de la página.

 

En la pestaña Registros, verá los datos que dieron origen al gráfico, detallados en líneas. También es posible minimizar los campos de la página haciendo clic en el ícono de tres líneas, aumentando el espacio de visualización en la página.

 

EXPORTAR INFORME

Involves Stage le permite exportar los análisis creados en forma de gráficos o registros. En la exportación, se puede elegir entre un archivo PDF o MS Excel. Para tal, haga clic en el botón Exportar en la esquina inferior izquierda de la pantalla y escoja una de las opciones:

 

Gráfico en PDF: El sistema crea un archivo en formato PDF:

 

Gráfico en XLS: El formato guardado se abre en MS Excel:

 

Registro en hoja de cálculo: Exporta la información que dio origen al gráfico:

 

Registro comparativo: Exporta los datos que dieron origen al gráfico de forma comparativa:

 

CREAR DASHBOARD

Después de configurar un gráfico y exportarlo, usted podrá utilizar los mismos parámetros de análisis para crear un indicador para el Dashboard de Involves Stage. De esta forma, usted y otros usuarios pueden seguir este mismo análisis de forma sistemática y directamente en la página inicial de su ambiente en el sistema.

Para transformar el gráfico generado en un Dashboard, haga clic en el botón Crear Nuevo, que se encuentra en la esquina inferior derecha de la pantalla. En la ventana emergente Editar Gráfico, usted podrá definir la configuración general de su nuevo Dashboard, completando los campos:

• Estado: Cambie el estado del Dashboard a activo;
• Título del gráfico: Complete un nombre que identifique fácilmente al indicador;
• Descripción: También se podrá introducir una pequeña descripción del gráfico;
• Quién puede visualizar: Elija quién tendrá acceso al indicador, si todos o un grupo específico de usuarios;
• Período filtrado: Seleccione el período de análisis del indicador, entre el día, la semana, la quincena o el mes actual;
• Fecha dinámica: Si el indicador se basa en un formulario con un campo de tipo fecha, el período filtrado estará vinculado a este campo.
• Mostrar leyenda: Elija entre sí o no;

 

 

Después de completar los campos, haga clic en el botón Confirmar. ¡Listo! Su indicador ya puede formar parte del Dashboard de su operación. Aprenda a administrar el panel en el artículo Indicadores de dashboard.

 

EDITAR ANÁLISIS

Después de crear un gráfico, es posible editarlo sin necesidad de crear uno nuevo. Para ello, acceda de nuevo a la página OLAP. Haga clic en el botón Cargar OLAP , y en la ventana emergente que aparezca en la pantalla, busque el informe por el nombre o por su formulario. Haga clic en su nombre y después en el botón Confirmar. El informe se abrirá en la página.

 

 

Para alterar la información y los parámetros del gráfico, haga clic en el botón Editar. Realice las modificaciones que desea, y después haga clic en el botón Guardar cambios.

 

CREAR DASHBOARD

Después de crear un informe OLAP , usted podrá utilizar los mismos parámetros de análisis para crear un indicador para el Dashboard de Involves Stage. 

• Aprenda a crear un dashboard a partir de un informe OLAP