Alertas de operación – Involves Stage - Central de Ayuda

APLICACIÓN: Las alertas en Involves Stage las puedes utilizar para monitorear tanto la operación como las situaciones inesperadas de la rutina del equipo de campo. Las alertas de operación son preconfiguradas, y el sistema las genera automáticamente cada vez que se registran condiciones específicas.

PRERREQUISITOS: Concepto de formularios, Configuración de formularios.

Las alertas de operación son registros automáticos de Involves Stage. El sistema recibe la información que el empleado de campo envía a través de la aplicación, comprueba si existe alguna de las condiciones y crea una alerta de operación. De esta manera, la gestión de la operación de tu empresa recibe una comunicación en diversas situaciones que merecen atención especial. Estas son las condiciones por defecto para este tipo de alerta:

Check-in inválido
Nivel de batería bajo
Justificación de no-visitas
Entrada con retraso al PDV
Check-out inválido
Registro en el control de horario en un día sin itinerario

Puedes consultar las alertas de operación en la plataforma web de Involves Stage a través de la ruta:

Menú > Alerta > Alertas de operación

En la página Alertas de Operación podrás encontrar la lista de todas las alertas generadas en el sistema durante la última semana. En la parte superior de la página hay seis filtros para ayudarte a encontrar la alerta que deseas. De forma predeterminada se muestran las alertas que tienen el estado abierto y las de los últimos 8 días. Los filtros son:

Empleado
Macrorregional del empleado
Regional del empleado
Punto de venta
Tipo de alerta de operación
Status, si está abierta o resuelta
Fecha

Cuando selecciones una alerta tendrás dos opciones: visualizar y resolver. Puedes seleccionarla para visualizarla y, para resolverlas puedes seleccionar varias alertas para resolverlas de forma masiva.

Además, también podrás recibir algunas de las alertas de operación por e-mail. Puedes configurar el envío de mensajes en la funcionalidad Destinatarios de alertas.

VISUALIZAR

Para consultar una de las alertas generadas, hazle doble clic, o selecciónala y hazle clic al botón Visualizar, en la esquina inferior derecha de la pantalla. En la nueva página, podrás consultar los detalles de cada alerta.

TIPOS DE ALERTAS

ENTRADA CON RETRASO AL PDV

La alerta de entrada con retraso al PDV será registrada cada vez que el horario previsto para la entrada al punto de venta difiera del check-in registrado por el empleado. El sistema generará la alerta después de sincronizar la información del check-in manual. De forma predeterminada, el tiempo de tolerancia para retrasos es de 10 minutos. La página Alerta de entrada con retraso al PDV trae la siguiente información:

Empleado
Día del itinerario
Punto de venta
Entrada prevista
Salida prevista
Entrada realizada
Salida realizada
Detalles de la alerta
Estado de la alerta

CHECK-IN INVÁLIDO

Esta alerta se genera cuando no se haya registrado un check-in por GPS. Si el empleado permanece menos de cinco minutos en el punto de venta, también se generará la alerta de check-in inválido. La página Alerta de check-in inválida trae la siguiente información:

Empleado
Punto de venta
Detalles de la alerta
Día del itinerario
Entrada realizada
Salida realizada
Estado de la alerta
Visualización del PDV en el mapa

Nota

Si todavía no se ha definido la geoposición para el punto de venta y la corriges en el mapa, el sistema verificará la información y corregirá las demás alertas que existan del mismo tipo, incluso de forma retroactiva, considerando los últimos 60 días de operación.

CHECK-OUT INVÁLIDO

Esta alerta se generará cuando haya una diferencia entre el horario de salida del punto de venta realizado a través del check-out manual y el horario y lugar registrados por el GPS. Por ejemplo: si la salida de un punto de venta fue registrada por el GPS a las 11:00 a.m., y el check-out manual se hizo a las 11:20 a.m., se generará la alerta.

De forma predeterminada, el tiempo de tolerancia entre la diferencia entre check-outs es de 10 minutos. La página Alerta de check-out inválido trae la siguiente información:

Empleado
Punto de venta
Detalles de la alerta
Día del itinerario
Entrada realizada
Salida realizada
Estado de la alerta
Visualización del PDV en el mapa

Nota

El check-out por GPS es registrado tan pronto como el empleado se aleje del radio de proximidad del PDV que, por defecto, es de 200 metros, siempre y cuando se haya definido su geoposición durante su registro.

JUSTIFICACIÓN DE NO-VISITA

Esta alerta se generará siempre que el empleado registre una justificación de falta en un punto de venta que estaba previsto en su itinerario. La página Alerta de justificación de no-visita trae la siguiente información:

Empleado
Punto de venta
Fecha de la alerta
Entrada prevista
Salida prevista
Detalles de la alerta
Status de la alerta

TAREAS NO REALIZADAS

La alerta de tareas no realizadas se generará siempre que un empleado salga de un punto de venta sin haber respondido todas las tareas. Al abrir la alerta, la página muestra los datos del punto de venta y del empleado, con fecha y horarios, además de la justificación que se haya registrado.

Para comprobar el volumen total de tareas que fueron justificadas en un punto de venta por el mismo empleado, deberás acceder al Panel de encuestas. En la página de la funcionalidad, podrás filtrar los resultados por PDV, Empleado y ¿Justificada?

Nota

La alerta de tareas no realizadas depende de la configuración del perfil de acceso, específicamente de la configuración de los permisos de las justificaciones de tareas. Recuerda también que las tareas expiradas en las que no se haya registrado ninguna justificación no generarán ninguna alerta.

CONTROL DE HORARIO EN UN DÍA SIN ITINERARIO

Si tu operación tiene habilitado el Control de horario, esta alerta será generada siempre que un empleado incluya un registro del control de horario en la App en fechas en las que no haya ningún itinerario para ese día en particular.

NIVEL DE BATERÍA BAJO

Cuando la batería del dispositivo utilizado por el empleado llegue un valor inferior al 30%, el sistema generará la alerta de nivel de batería bajo. La página de detalles de la alerta trae la siguiente información:

Empleado
Fecha de la alerta
Nivel en el que se generó la alerta
Detalles de la alerta, si está en un nivel crítico o no
Status de la alerta
Gráfico, con el nivel de batería

Nota

En las situaciones en las que el dispositivo sea recargado y alcance el nivel de 30% o más, el sistema resolverá la alerta automáticamente, sin que haya necesidad de acción por parte del back office.

RESOLVER

Cuando consultes una alerta de operación y analices el impacto que va a tener en la operación de su empresa, podrás marcarla como resuelta. De este modo, ya no va a aparecer en la lista de alertas abiertas. Hay dos formas de resolver una alerta: de forma individual o masiva.

Para resolverla de forma individual, hazle clic al botón Resolver, disponible en la página de visualización de detalles de la alerta.

O bien, haciéndole clic a la alerta en la lista general de la página Alertas de operación y luego en el botón Resolver.

EXPORTAR ALERTAS

Además, también tienes la posibilidad de exportar las alertas de operación registradas en el sistema. Para tal:

Filtra las alertas que desees exportar;
Haz clic en Opciones, en la esquina inferior izquierda de la pantalla;
En seguida, haz clic en Exportar;
La hoja de cálculo se descargará automáticamente en el formato XLSX.

La hoja de cálculo en el formato XLSX muestra el nombre del empleado, la regional a la que pertenece, la fecha y el status de la alerta y sus detalles.

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