Cadastro de colaboradores por importação

APLICAÇÃO: O cadastro de colaboradores é fundamental para o funcionamento do Involves Stage e o registro deles no sistema é uma das primeiras configurações a serem feitas no momento da implantação. Os colaboradores cadastrados serão distribuídos em regionais e, aqueles que pertencerem à equipe de campo, irão receber os roteiros e tarefas. PRÉ-REQUISITO: Cadastro de Macrorregionais e Regionais, Cadastro de perfis de acesso, Permissões do perfil de acesso.

 

O cadastro dos colaboradores no Involves Stage pode ocorrer de duas maneiras: de forma manual, inserindo um a um no sistema, ou por meio da importação das informações através de um template disponível para download. A escolha entre uma e outra forma dependerá da sua necessidade ou estágio de uso, seja na implantação ou atualização de sua operação.

O cadastro por importação é indicado para a inserção de muitas informações ao mesmo tempo.

 

O cadastro por importação começa na Web:

Menu > Colaboradores > Colaboradores

 

 

• Clique no botão Opções, no canto inferior esquerdo da tela;
• Em seguida, clique em Importar;
• No pop-up Importar, clique no botão Baixar Template;
• Aguarde o download do arquivo XLSX;

 

 

Após o download, abra o arquivo de template no seu editor de planilhas, como o Excel. O template de importação é uma planilha no formato XLSX e possui campos semelhantes ao cadastro manual. Alguns deles são obrigatórios, como Nome do Colaborador, Usuário, Usuário Ativo, Perfil de Acesso, Equipe de Campo, Móvel e Data de Admissão, marcados com um - Obrigatório.

Alguns desses campos precisam de atenção especial em seu preenchimento. Conheça as especificações de alguns:

 

ID

O ID é o número único que identifica o colaborador no Involves Stage. O próprio sistema irá definir este número e será usado para a edição de dados em massa. Portanto, deixe esta coluna em branco na primeira importação.

Dica Caso você precise alterar as informações da sua base de colaboradores no futuro, você irá exportar as informações já com os IDs definidos automaticamente pelo sistema. Ao editar estas informações, mantenha a coluna ID sem alterações para que o sistema possa reconhecer os dados na hora de importar novamente.

 

NOME DO COLABORADOR

O nome do colaborador deve ser único no sistema. Por exemplo, se houver duas pessoas chamadas André Santos em seu quadro de colaboradores, priorize o preenchimento de seus nomes por completo, com um limite de até 100 caracteres.

 

USUÁRIO

O nome de usuário será utilizado pelo colaborador como login de acesso à Web e ao App. Ele também deve ter um registro único e possui o número mínimo de cinco (5) caracteres. Cadastre um login fácil de lembrar e digitar, evitando espaços e caracteres especiais, como asteriscos e cedilha. 

 

SENHA

A senha pode ser definida de duas formas: inserindo no campo uma senha de até seis (6) caracteres, ou deixando vazio, para que o sistema envie uma senha diretamente para o e-mail do colaborador. O Involves Stage diferencia o uso de maiúsculas e minúsculas, por isso defina um padrão para facilitar a digitação da senha.

 

USUÁRIO ATIVO

Este campo refere-se ao Status do Colaborador, e deve ser cadastrado apenas como Sim ou Não. Para que um colaborador possa receber roteiros e tarefas ele deve estar marcado como ativo no sistema. Um colaborador só deve ser inativado quando não fizer mais parte da operação. Ao invés de excluir, o Involves Stage permite que você escolha o seu status. Assim, sua empresa não perde nenhum dado.

 

TEMPORÁRIO

Este campo permite informar ao sistema se o colaborador é temporário e deve ser cadastrado apenas como Sim ou Não. Se for marcado sim, o Involves Stage irá gerar alertas para o administrador do sistema possa gerenciar o cadastro do usuário durante este período.

 

PERFIL DE ACESSO

Neste campo é preenchido o perfil de acesso do colaborador, previamente definido no sistema. Cuidado para preencher o nome correto do perfil de acesso para não haver informações duplicadas.

 

EQUIPE DE CAMPO

Este campo define se o colaborador fará parte da equipe de campo de sua operação. Ele é preenchido com Sim ou Não. Se sim, é preciso permitir o acesso ao aplicativo, definido no campo Móvel. Além disso, ao marcar este campo você estará habilitando uma de suas licenças do Involves Stage. Recomenda-se que no cadastro em massa de colaboradores este campo seja preenchido com Não, para administrar as licenças de forma individual.

 

REGIONAIS

Os colaboradores podem ser associados a mais de uma regional e neste campo é possível preencher quais regionais ele irá pertencer. Para mais de uma, é necessário separar o nome da regional por ponto e vírgula (;). Lembre-se que as regionais já devem estar cadastradas no sistema nesta etapa, e que você precisa preencher corretamente o nome dela para não haver informação duplicada no sistema.

 

COLABORADOR SUPERIOR

É possível também associar um superior direto a cada colaborador. Preencha o nome de um superior previamente cadastrado no sistema e com perfil de acesso superior ao nível hierárquico do novo colaborador. Lembre-se de preencher corretamente o nome do superior para não haver informação duplicada no sistema.

 

JORNADA DE TRABALHO

Neste campo será preenchida a Jornada de Trabalho do colaborador, previamente cadastrada no sistema. Caso não haja limitação de horário, deixe este campo em branco.

 

MÓVEL

Este campo define se o colaborador poderá interagir com o sistema por meio do App. Se o campo Equipe de Campo for preenchido com sim, este também deve ser preenchido com sim.

 

COMPARTILHADO

Este campo é utilizado por agências, e sinaliza se o colaborador será utilizado para mais de uma marca ou cliente. Ele deve ser preenchido com Sim ou Não.

 

FUSO HORÁRIO 

Estes campos podem ser deixados em branco. O sistema irá identificar automaticamente o padrão do ambiente onde o colaborador utilizará o Involves Stage. Na planilha você pode consultar o padrão internacional GMT de duas formas: pelas linhas dois e três da coluna Fuso Horário ou pela aba timezones, que apresenta a lista completa no sistema. Veja como é fácil:

 

 

IDIOMA

O Involves Stage está disponível em três idiomas. Então, você pode escolher utilizar o sistema nos idiomas Português, Inglês ou Espanhol.

 

CPF

O preenchimento do CPF do colaborador é opcional e você pode inserir qualquer tipo de caractere. O campo aceita espaços, pontos e barras.

 

E-MAIL

Lembre-se de cadastrar o endereço de e-mail corporativo. Este campo é muito importante para a equipe de back office, ele será usado para recebimento de relatórios de operação e também na recuperação de senhas.

O novo colaborador receberá suas credenciais de acesso ao sistema por e-mail, com o nome de usuário e senha cadastrados gerados automaticamente pelo sistema.

ENDEREÇO

Os campos Cidade, UF, Endereço, Número, Complemento, Bairro e CEP são opcionais. No entanto, recomenda-se o preenchimento pois estas informações serão utilizadas para a geolocalização automática.

O campo Número do endereço pode ser preenchido junto ao campo Logradouro. As duas formas são identificadas pelo sistema. No campo CEP, você pode inserir qualquer tipo de caractere, como espaços, pontos e barras.

 

LATITUDE e LONGITUDE

Deixe estes campos em branco. O Involves Stage irá preenche-los automaticamente através do endereço cadastrado.

 

DATA DE ADMISSÃO

Neste campo é necessário inserir a data de admissão do colaborador. Se você não souber a data correta de contratação, insira a data de cadastro.

 

Dica Ao cadastrar colaboradores de diferentes níveis hierárquicos, é importante organizar a lista de maneira crescente. Por exemplo: Administradores do Sistema nas primeiras e Promotores nas últimas linhas.

 

SALVAR ARQUIVO

Após preencher a planilha com todas as informações necessárias, salve uma cópia do arquivo no formato CSV (separado por vírgulas). Para sua segurança, faça um backup do arquivo em XLSX, pois o formato CSV remove fórmulas e alguns formatos.

 

 

IMPORTAÇÃO

De volta ao Involves Stage, você pode voltar na página onde parou ou então recomeçar o processo:

Menu > Colaboradores > Colaboradores

• Clique no botão Opções, no canto inferior esquerdo da tela;
• Em seguida, clique em Importar;
• No pop-up Importar, clique no botão Escolher arquivo;
• Busque no seu computador o arquivo em formato .csv;
• Confirme se o arquivo selecionado está correto;
• Se desejar ativar a geolocalização do endereço dos colaboradores, marque a opção Georreferenciar Registros Importados?;
• Se desejar enviar dados de login para os novos usuários, marque a opção Enviar login e senha para os e-mails dos colaboradores;
• Clique no botão Enviar.

 

 

Pronto! Depois desses passos, os colaboradores já estarão cadastrados no sistema e você poderá definir os roteiros de sua equipe de campo.

 

RELATÓRIOS DE ERROS

Durante a importação, o sistema poderá encontrar problemas no preenchimento do template. Neste caso, o Involves Stage irá gerar um relatório de erros. Saiba como proceder no artigo

• Relatório de erros de importação

 

Dica A página de Colaboradores também permite a edição dos colaboradores já cadastrados e também a exportação de duas listas: uma contendo todas os dados dos colaboradores cadastrados e outra contendo informações sobre dispositivos móveis da equipe de campo. Saiba como exportar informações sobre dispositivo móvel