Cadastro de PDVs por importação

APLICAÇÃO: O cadastro de pontos de vendas é um passo importante em sua operação, pois eles são os estabelecimentos visitados pela equipe de campo. O PDV tem uma relação direta entre os roteiros, regionais, macrorregionais, rede e bandeira e demais operações do Involves Stage. PRÉ-REQUISITO: Cadastro de Macrorregionais e Regionais, Cadastro de Rede e Bandeira.

 

O cadastro dos pontos de venda no Involves Stage pode ocorrer de duas maneiras: de forma manual, inserindo um a um no sistema, ou por meio da importação das informações através de um template disponível para download. O template de importação é uma planilha no formato XLSX e possui campos semelhantes ao cadastro manual.

 

Passo a passo do cadastro por importação:

O cadastro por importação é feito no caminho: Menu > Pontos de Venda > Pontos de Venda

1. Clique no botão Opções, no canto inferior esquerdo da tela;

2. Em seguida, clique em Importar

 

 

3.No pop-up Importar, clique no botão Baixar Template:

 

 

4.  Após o download, abra o arquivo de template no seu editor de planilhas, como o Excel. Alguns dos campos da planilha precisam de atenção especial em seu preenchimento.

 

Nota O template de importação é uma planilha no formato XLSX e possui alguns campos obrigatórios, como Nome do PDV, Bandeira, Rede, Regional e marcar o status na coluna Ativo. Caso queira inativar um PDV da base ao invés de excluir, basta marcar "não" nesta coluna.

 

5. Depois de preencher a planilha com todas as informações necessárias, salve uma cópia do arquivo no formato CSV (separado por vírgulas). Se preferir, faça um backup do arquivo em XLSX, pois o formato CSV remove fórmulas e alguns formatos.

 

 

6. De volta ao Involves Stage, você vai concluir a importação no pop-up:

• No pop-up Importar, clique em Escolher arquivo
• Busque no seu computador o arquivo em formato CSV (separado por vírgula)
• Se desejar ativar a geolocalização, ative a opção Georreferenciar Registros Importados
• Clique no botão Importar

 

 

7. Uma barra de progresso indicará o andamento da importação. É possível deixar a importação carregando em segundo plano e seguir com outras tarefas enquanto isto ocorre. Se houver atualização da página ou fechamento desta por algum motivo, não há perda do que já foi carregado até o momento.

 

8. Pronto! Depois desses passos, os pontos de venda já estarão cadastrados no sistema e você poderá definir os roteiros de sua equipe de campo.

 

Importante! O cadastro de PDVs por importação também permite cadastrar de forma automática no sistema os dados de Macrorregionais e Regionais, e Rede e Bandeira.

 

 

Saiba o que preencher nas colunas da planilha:

 

ID: o ID é o número único que identifica o ponto de venda no Involves Stage. O próprio sistema define este número e é usado para a edição de dados em massa. Portanto, deixe esta coluna em branco na primeira importação.

 

Dica Caso você precise alterar as informações da sua base de pontos de venda no futuro, você irá exportar as informações já com os IDs definidos automaticamente pelo sistema. Ao editar estas informações, mantenha a coluna ID sem alterações para que o sistema possa reconhecer os dados na hora de importar novamente.

 

NOME DO PONTO DE VENDA: utilize uma nomenclatura que seu promotor já conheça, ou então facilite o reconhecimento da loja construindo o nome do ponto de venda com a estrutura: NOME DA LOJA + NÚMERO DA LOJA + BAIRRO e/ou CIDADE. Lembre-se: cada ponto de venda deve ser único.

 

BANDEIRA: o cadastro de Bandeira pode ser feito previamente, de forma manual, ou ainda no momento do cadastro por importação de PDVs. Algumas bandeiras possuem o mesmo nome da Rede, e esta informação pode ser duplicada.

 

Importante! Fique atento com relação a este campo: se a Bandeira já estiver cadastrada no sistema, na hora de cadastrar o ponto de venda, tenha muito cuidado para o que o nome da bandeira seja preenchido exatamente como já está no Involves Stage. Se houver qualquer letra diferente no nome o sistema identifica esta bandeira como uma nova informação. Exemplo: Denin é diferente de Denim. O mesmo vale para informações como rede, regional e macrorregional.

 

REDE: Preencha a Rede do ponto de venda com o nome correto já cadastrado no sistema ou cadastre juntamente com a importação de PDVs.

 

TIPO DO PDV: a classificação dos pontos de venda é uma ação útil na geração de relatórios segmentados. O tipo do PDV normalmente está relacionado com o formato de execução na loja, ou seja, como será exposto o produto. Por exemplo, podemos ter uma loja padrão, loja shopping, loja de conveniência etc.

 

PERFIL DO PDV: o perfil do ponto de venda é a definição da sua faixa de faturamento. Cada um pode ser categorizado como Perfil A, Perfil B, Perfil C, ou então Até 4 Check-outs, Até 8 Check-outs etc.

 

CANAL DO PDV: o canal do ponto de venda pode ser utilizado para identificar se a loja é um varejo, atacado, distribuidor ou, então, Key Account.

 

REGIONAL: preencha a regional com o nome correto de uma já cadastrada no sistema. Lembre-se que cada ponto de venda deve estar ligado a uma Regional, portanto tenha cuidado com a grafia correta.

 

Importante! Se você estiver cadastrando regionais no momento do cadastro por importação mas não preencher a macrorregional, o sistema irá criar uma macrorregional com o mesmo nome da regional. Exemplo: se um ponto de venda é situado na regional Interior Paulista e o campo macrorregional for deixado vazio, ele será preenchido com o nome Interior Paulista, ao invés de Sudeste. Já se estiver editando os pontos de venda por importação, tenha o cuidado para que eles não estejam no roteiro de nenhum colaborador. Caso ele esteja, o sistema não permitirá sua edição.

 

CNPJ: o preenchimento do CNPJ da empresa é opcional e você pode inserir qualquer tipo de caractere. O campo aceita espaços, pontos e barras.

 

ENDEREÇO: os campos Cidade, UF, Logradouro, Número, Complemento, Bairro e CEP são opcionais. No entanto, recomenda-se o preenchimento pois estas informações serão utilizadas para a geolocalização automática. No campo CEP você pode inserir qualquer tipo de caractere. O campo aceita espaços, pontos e barras.

 

LATITUDE e LONGITUDE: a latitude e longitude é gerada automaticamente pelo sistema, portanto você pode deixar estes campos em branco. Caso você tenha estas informações e deseja preenchê-las, no momento da importação você deve deixar a opção Georreferenciar registros importados inativa, pois se marcada o sistema ignora as coordenadas preenchidas, priorizando dados automáticos gerados pelo endereço do PDV.

 

NOME VAREJO e CÓDIGO LOCAL: o Involves Stage permite a integração com o sistema Neogrid, software para gestão da cadeia de suprimentos. No cadastro por importação, dois campos podem ser preenchidos: Nome Varejo e Código Local, extraídos da sua operação com o software. É preciso ter cuidado para preencher o campo corretamente, pois isso afeta o processamento dos dados integrados.

 

ATIVO: este campo refere-se ao Status do ponto de venda, e deve ser cadastrado apenas como Sim ou Não. Lembre-se que para que o PDV possa fazer parte de roteiros, receba agendamentos, enfim, esteja acionado em sua operação, você deve mantê-lo marcado como ativo. Um PDV deve ser apenas inativado quando não fizer mais parte da operação. Ao invés de excluir, o Involves Stage permite que você escolha o seu status. Assim, sua empresa não perde nenhum dado!

 

 

Como corrigir os erros de importação

 

Durante a importação o sistema pode encontrar problemas no preenchimento da planilha. Neste caso, você pode editar os dados facilmente no próprio pop-up ou baixar o arquivo de erros.

• Saiba como acessar o relatório de erros

O pop-up Resultado da Importação apresenta o total de itens importados e o número de cadastros com erros pendentes e corrigidos. Você pode editar os campos em vermelho, ou se preferir, pode ignorar o ponto de venda marcando a opção não importar.

Após corrigir ou ignorar os itens com erros, o botão Importar fica disponível para você clicar e enviar os registros corrigidos e terminar a sua importação.