Cadastro manual de colaboradores

APLICAÇÃO: O cadastro de colaboradores é fundamental para o funcionamento do Involves Stage. O registro no sistema é uma das primeiras configurações a serem feitas no momento da implantação. Os colaboradores cadastrados serão distribuídos em regionais e aqueles que pertencerem à equipe de campo irão receber os roteiros e tarefas. PRÉ-REQUISITO: Cadastro de Macrorregionais e Regionais, Cadastro de perfis de acesso, Permissões do perfil de acesso.

 

O cadastro dos colaboradores no Involves Stage pode ocorrer de duas maneiras: por meio da importação das informações ou de forma manual, inserindo um a um no sistema. A escolha entre uma ou outra maneira dependerá da necessidade de sua operação.

O cadastro manual é recomendado para inserção de novos usuários em pequeno número ou edição de colaboradores já cadastrados.

 

O cadastro manual de um colaborador ocorre na Web:

Menu > Colaboradores > Colaboradores

 

 

A página é dividida em quatro abas, onde além de registrar dados importante da operação do colaborador, é possível cadastrar informações disponíveis para outras áreas da empresa, como o Recursos Humanos. Para começar um novo cadastro, clique no botão Novo, no canto inferior direito da tela e navegue pelas abas:

 

 

DADOS GERAIS

• Nesta aba, marque como Ativo o Status do Colaborador;
• Em Dados de Acesso, preencha as informações que influenciam o uso do sistema;
• Em Dados do Colaborador, preencha os dados de identificação do colaborador;
• Em Endereço do Colaborador, insira os dados e também o geoposicionamento de sua residência.

 

DADOS ADICIONAIS

• Em Dados Diversos, preencha as informações pessoais do colaborador;
• Em Materiais Entregues, você pode inserir informações sobre os equipamentos dispostos a ele;
• Em Dados de Remuneração, você pode incluir os dados utilizados pelo RH da empresa;
• Em PIS, inclua o número do documento do colaborador caso utilize integração de ponto eletrônico no formato AFD.

 

DOCUMENTOS DO COLABORADOR

Nesta aba você pode ainda anexar documentos complementares sobre o cadastro do colaborador, como documento de identificação, comprovante de residência. 

 

CONFIGURAR FILTROS

Por fim, nesta aba você pode escolher se o colaborador atenderá apenas determinadas bandeiras ou todas elas. Se todas, basta marcar com um check a opção Todas as bandeiras. Se desmarcada, a página abre uma lista com as bandeiras cadastradas no sistema para associar ao novo colaborador.

 

No cadastro de um novo colaborador alguns campos são obrigatórios, marcados com um (*). Porém, o preenchimento das demais informações potencializa ainda mais sua operação. Quanto mais dados sobre cada colaborador, mais opções você terá para extrair futuros relatórios. Conheça as especificações de alguns:

 

STATUS DO COLABORADOR

Para que um colaborador possa receber roteiros e tarefas ele deve estar marcado como ativo no sistema. Um colaborador só deve ser inativado quando não fizer mais parte da operação. Ao invés de excluir, o Involves Stage permite que você escolha o seu status. Assim, sua empresa não perde nenhum dado.

 

NOME

O nome do colaborador deve ser único no sistema. Por exemplo, se houver duas pessoas chamadas André Santos em seu quadro de colaboradores, priorize o preenchimento de seus nomes por completo, com um limite de até 100 caracteres. 

 

USUÁRIO

O nome de usuário será utilizado pelo colaborador como login de acesso à Web e ao App. Ele também deve ter um registro único e possui o número mínimo de cinco (5) caracteres. Cadastre um login fácil de lembrar e digitar, evitando espaços e caracteres especiais, como asteriscos e cedilha. 

 

SENHA

A senha pode ser definida de duas formas: inserindo manualmente no campo uma senha de até seis (6) caracteres, ou ativando a opção Gerar senha randômica. O sistema envie uma senha diretamente para o e-mail do colaborador. O Involves Stage diferencia, ainda, o uso de maiúsculas e minúsculas, por isso defina um padrão para facilitar a digitação da senha. 

 

E-MAIL

O e-mail é um campo obrigatório no cadastro e imprescindível o preenchimento correto se a opção Gerar senha randômica estiver ativa. Este e-mail cadastrado será usado também para envio de relatórios de operação e na recuperação de senha.

O novo colaborador receberá suas credenciais de acesso ao sistema por e-mail, com o nome de usuário e senha cadastrados gerados automaticamente pelo sistema.

 

IDIOMA

A escolha do idioma influencia a apresentação do Involves Stage para o usuário. O Involves Stage está disponível nas línguas portuguesa, inglesa e espanhola.

 

FUSO HORÁRIO

O fuso horário preenchido corretamente influenciará nos relatórios da equipe de campo, que mostrará o horário atual da localidade em que se encontra o colaborador. Neste campo você deve escolher o horário da sua cidade, em conformidade com o padrão internacional GMT.

 

PERFIL DE ACESSO

Neste campo é escolhido o perfil de acesso do colaborador, previamente definido no sistema.

 

REGIONAIS

Neste campo você deve associar o colaborador à regional a qual ele irá atuar. Lembre-se que as regionais já devem estar cadastradas no sistema nesta etapa e que é possível associá-lo a mais de uma regional.

 

JORNADA DE TRABALHO

Neste campo será escolhida a Jornada de Trabalho do colaborador, previamente cadastrada no sistema.

 

EQUIPE DE CAMPO

Este campo define se o colaborador fará parte da equipe de campo de sua operação. Se sim, é preciso permitir o acesso ao aplicativo, definido no campo Acesso Mobile. Além disso, ao marcar este campo você estará habilitando uma de suas licenças do Involves Stage.

 

ACESSO MOBILE

Este campo define se o colaborador poderá interagir com o sistema por meio do App. Se o campo anterior foi marcado como sim, este também deve ser preenchido com sim.

 

COLABORADOR SUPERIOR

É possível também associar um superior direto a cada colaborador. As opções disponíveis serão apresentadas de acordo com os perfis de acesso previamente cadastrados no sistema. 

 

DISPOSITIVO MÓVEL

Por padrão a sua equipe pode acessar o aplicativo em apenas um dispositivo. Por isso, o campo Dispositivo móvel registra o modelo do celular ou tablet que o colaborador estiver usando. Ele é habilitado apenas quando ele está sinalizado como Equipe de campo e depois de fazer o primeiro login no aplicativo.

No momento do cadastro o campo não aparecerá, apenas quando você estiver editando os dados do colaborador. Ao lado dele você encontra a opção Desvincular, ao clicar nele você desconecta automaticamente o colaborador do aplicativo e libera o acesso em um novo dispositivo. Você precisa fazer este procedimento toda vez que ele acessar o aplicativo de um novo celular.

 

 

 

FILTRAR POR

O Involves Stage permite que perfis de acesso de nível hierárquico superior recebam, por e-mail, relatórios parciais da operação da equipe de campo. Ao marcar a opção Receber e-mail de Operação Parcial, o campo Filtrar Por será habilitado para escolher entre Regionais - para receber informações de todas as regionais a que está relacionado; ou Colaborador Superior - para receber informações de seus colaboradores subordinados.

 

CPF

O preenchimento do CPF do colaborador é opcional e você pode inserir qualquer tipo de caractere. O campo aceita espaços, pontos e barras.

 

FOTO

O Involves Stage permite inserir uma foto dos usuários. É possível fazer o carregamento pelo aplicativo e também no momento do cadastro.

 

GEOPOSICIONAMENTO

 

O endereço do colaborador não é uma informação obrigatória, mas é fundamental se você deseja fazer o geoposicionamento. Esta opção permitirá a criação de roteiros inteligentes a partir da proximidade entre os pontos de venda, tendo como ponto de partida o endereço do colaborador.

 

 

Nota Ao salvar o cadastro de um novo colaborador, o pop-up Contratação de Colaborador será aberto. Nele é possível selecionar a data de admissão do novo usuário, com a possibilidade de gerar até três alertas, em caso de contratações temporárias ou de períodos de experiências. Se você não souber a data correta de contratação, insira a data de cadastro.