APLICAÇÃO: O cadastro de colaboradores é fundamental para o funcionamento do Involves Stage. O registro no sistema é uma das primeiras configurações a serem feitas no momento da implantação. Os colaboradores cadastrados serão distribuídos em regionais e aqueles que pertencerem à equipe de campo irão receber os roteiros e tarefas. PRÉ-REQUISITO: Cadastro de Macrorregionais e Regionais, Cadastro de perfis de acesso, Permissões do perfil de acesso. |
O cadastro dos colaboradores no Involves Stage pode ocorrer de duas maneiras: por meio da importação das informações ou de forma manual, inserindo um a um no sistema. A escolha entre uma ou outra maneira dependerá da necessidade de sua operação.
O cadastro manual é recomendado para inserção de novos usuários em pequeno número ou edição de colaboradores já cadastrados.
O cadastro manual de um colaborador ocorre na Web:
Menu > Colaboradores > Colaboradores
A página é dividida em quatro abas, onde além de registrar dados importante da operação do colaborador, é possível cadastrar informações disponíveis para outras áreas da empresa, como o Recursos Humanos. Para começar um novo cadastro, clique no botão Novo, no canto inferior direito da tela e navegue pelas abas:
DADOS GERAIS
- Nesta aba, marque como Ativo o Status do Colaborador;
- Em Dados de Acesso, preencha as informações que influenciam o uso do sistema;
- Em Dados do Colaborador, preencha os dados de identificação do colaborador;
- Em Endereço do Colaborador, insira os dados e também o geoposicionamento de sua residência.
DADOS ADICIONAIS
- Em Dados Diversos, preencha as informações pessoais do colaborador;
- Em Materiais Entregues, você pode inserir informações sobre os equipamentos dispostos a ele;
- Em Dados de Remuneração, você pode incluir os dados utilizados pelo RH da empresa;
- Em PIS, inclua o número do documento do colaborador caso utilize integração de ponto eletrônico no formato AFD.
DOCUMENTOS DO COLABORADOR
Nesta aba você pode ainda anexar documentos complementares sobre o cadastro do colaborador, como documento de identificação, comprovante de residência.
CONFIGURAR FILTROS
Por fim, nesta aba você pode escolher se o colaborador atenderá apenas determinadas bandeiras ou todas elas. Se todas, basta marcar com um check a opção Todas as bandeiras. Se desmarcada, a página abre uma lista com as bandeiras cadastradas no sistema para associar ao novo colaborador.
No cadastro de um novo colaborador alguns campos são obrigatórios, marcados com um (*). Porém, o preenchimento das demais informações potencializa ainda mais sua operação. Quanto mais dados sobre cada colaborador, mais opções você terá para extrair futuros relatórios. Conheça as especificações de alguns:
STATUS DO COLABORADOR
Para que um colaborador possa receber roteiros e tarefas ele deve estar marcado como ativo no sistema. Um colaborador só deve ser inativado quando não fizer mais parte da operação. Ao invés de excluir, o Involves Stage permite que você escolha o seu status. Assim, sua empresa não perde nenhum dado.
NOME
O nome do colaborador deve ser único no sistema. Por exemplo, se houver duas pessoas chamadas André Santos em seu quadro de colaboradores, priorize o preenchimento de seus nomes por completo, com um limite de até 100 caracteres.
USUÁRIO
O nome de usuário será utilizado pelo colaborador como login de acesso à Web e ao App. Ele também deve ter um registro único e possui o número mínimo de cinco (5) caracteres. Cadastre um login fácil de lembrar e digitar, evitando espaços e caracteres especiais, como asteriscos e cedilha.
SENHA
A senha pode ser definida de duas formas: inserindo manualmente no campo uma senha de até seis (6) caracteres, ou ativando a opção Gerar senha randômica. O sistema envie uma senha diretamente para o e-mail do colaborador. O Involves Stage diferencia, ainda, o uso de maiúsculas e minúsculas, por isso defina um padrão para facilitar a digitação da senha.
O e-mail é um campo obrigatório no cadastro e imprescindível o preenchimento correto se a opção Gerar senha randômica estiver ativa. Este e-mail cadastrado será usado também para envio de relatórios de operação e na recuperação de senha.
O novo colaborador receberá suas credenciais de acesso ao sistema por e-mail, com o nome de usuário e senha cadastrados gerados automaticamente pelo sistema.
IDIOMA
A escolha do idioma influencia a apresentação do Involves Stage para o usuário. O Involves Stage está disponível nas línguas portuguesa, inglesa e espanhola.
FUSO HORÁRIO
O fuso horário preenchido corretamente influenciará nos relatórios da equipe de campo, que mostrará o horário atual da localidade em que se encontra o colaborador. Neste campo você deve escolher o horário da sua cidade, em conformidade com o padrão internacional GMT.
PERFIL DE ACESSO
Neste campo é escolhido o perfil de acesso do colaborador, previamente definido no sistema.
REGIONAIS
Neste campo você deve associar o colaborador à regional a qual ele irá atuar. Lembre-se que as regionais já devem estar cadastradas no sistema nesta etapa e que é possível associá-lo a mais de uma regional.
JORNADA DE TRABALHO
Neste campo será escolhida a Jornada de Trabalho do colaborador, previamente cadastrada no sistema.
EQUIPE DE CAMPO
Este campo define se o colaborador fará parte da equipe de campo de sua operação. Se sim, é preciso permitir o acesso ao aplicativo, definido no campo Acesso Mobile. Além disso, ao marcar este campo você estará habilitando uma de suas licenças do Involves Stage.
ACESSO MOBILE
Este campo define se o colaborador poderá interagir com o sistema por meio do App. Se o campo anterior foi marcado como sim, este também deve ser preenchido com sim.
COLABORADOR SUPERIOR
É possível também associar um superior direto a cada colaborador. As opções disponíveis serão apresentadas de acordo com os perfis de acesso previamente cadastrados no sistema.
DISPOSITIVO MÓVEL
Por padrão a sua equipe pode acessar o aplicativo em apenas um dispositivo. Por isso, o campo Dispositivo móvel registra o modelo do celular ou tablet que o colaborador estiver usando. Ele é habilitado apenas quando ele está sinalizado como Equipe de campo e depois de fazer o primeiro login no aplicativo.
No momento do cadastro o campo não aparecerá, apenas quando você estiver editando os dados do colaborador. Ao lado dele você encontra a opção Desvincular, ao clicar nele você desconecta automaticamente o colaborador do aplicativo e libera o acesso em um novo dispositivo. Você precisa fazer este procedimento toda vez que ele acessar o aplicativo de um novo celular.
FILTRAR POR
O Involves Stage permite que perfis de acesso de nível hierárquico superior recebam, por e-mail, relatórios parciais da operação da equipe de campo. Ao marcar a opção Receber e-mail de Operação Parcial, o campo Filtrar Por será habilitado para escolher entre Regionais - para receber informações de todas as regionais a que está relacionado; ou Colaborador Superior - para receber informações de seus colaboradores subordinados.
CPF
O preenchimento do CPF do colaborador é opcional e você pode inserir qualquer tipo de caractere. O campo aceita espaços, pontos e barras.
FOTO
O Involves Stage permite inserir uma foto dos usuários. É possível fazer o carregamento pelo aplicativo e também no momento do cadastro.
GEOPOSICIONAMENTO
O endereço do colaborador não é uma informação obrigatória, mas é fundamental se você deseja fazer o geoposicionamento. Esta opção permitirá a criação de roteiros inteligentes a partir da proximidade entre os pontos de venda, tendo como ponto de partida o endereço do colaborador.
Nota Ao salvar o cadastro de um novo colaborador, o pop-up Contratação de Colaborador será aberto. Nele é possível selecionar a data de admissão do novo usuário, com a possibilidade de gerar até três alertas, em caso de contratações temporárias ou de períodos de experiências. Se você não souber a data correta de contratação, insira a data de cadastro. |
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