No Involves Stage, o agendamento de tarefas para colaboradores compartilhados possui algumas especificidades com relação ao planejamento e desenho da operação em campo. O compartilhamento de colaboradores é uma atividade comum nas operações de trade marketing realizadas por agência especializadas, contratadas pela indústria para gerenciar seus promotores.
O que é o colaborador compartilhado?
É o colaborador de campo que atende mais de uma indústria, otimizando a roteirização e o tempo de atuação nos pontos de venda. Este promotor é capaz de atender necessidades específicas de cada marca, seja na diversidade dos produtos, marcas, pontos de venda e regiões em que a indústria está inserida.
Como cadastrar o colaborador compartilhado?
O uso do Involves Stage pelas agências tem grande similaridade com a indústria, possuindo algumas especificidades com relação ao agendamento de tarefas e os cadastros por trás do seu funcionamento, aliados a um bom planejamento e desenho da operação das marcas em campo.
No cadastro do colaborador, é importante observar os campos:
- Status do Colaborador: marcado como Ativo.
- Perfil de Acesso?: indique o nível hierárquico que possa atender tarefas.
- Regionais: cadastrar o colaborador nas regionais onde pertencem os pontos de venda.
- Equipe de Campo e Acesso Mobile: se possuem permissão para acesso pelo aplicativo.
No cadastro de produtos, uma sugestão é cadastrar o cliente da agência como uma marca, isso ajuda a identificá-lo no momento do agendamento e na extração dos relatórios. Lembre-se que uma mesma marca pode estar atrelada a diversos produtos dentro de várias categorias e supercategorias diferentes. Desta forma, toda marca terá seu próprio agendamento, sendo possível mensurar o tempo em que cada colaborador atende cada marca.
Se a sua operação trabalha com mix de produtos, observe se os cadastro de pontos de venda e produtos coincidem com os itens de pesquisa que serão habilitados para seleção no agendamento da tarefa. Já no cadastro de roteiros, é preciso observar os tipos de roteiros cadastrados para cada colaborador, se periódico, semanal ou quadrissemanal.
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Atenção Ao atualizar o seu mix de produtos é preciso atualizar os roteiros dos colaboradores que irão atender a tarefa. Para isso, é necessário exportar e importar o roteiro da equipe de campo. Saiba como fazer isso no artigo Cadastro de roteiro por importação. |
Na configuração de formulários é importante observar os campos:
- Objetivo: este campo irá impactar a lista de itens de pesquisa para seleção no agendamento da tarefa. Ela só será gerada se as informações coincidirem.
- Quem pode responder: irá definir a listagem dos perfis de acesso disponíveis no agendamento.
- Relacionado ao ponto de venda´: irá definir se a lista de itens de pesquisa será habilitada ou não no agendamento.
Já na página de Agendamento de Tarefas, alguns campos possuem particularidades no cadastro:
- Status do agendamento: marque o status como ativo;
- Rótulo: escolha um nome para o agendamento, é este que aparecerá no aplicativo. Uma sugestão é identificar a tarefa com o nome da marca do cliente;
- Grupos de Tarefas: escolha um grupo de categoria de pesquisa, se houver;
- Data de Início: indique a data de início do agendamento, o período inicia sempre no próximo dia;
- Data de Término: se contínuo, deixe em branco;
- Enviar tarefas para: selecione o modo de disparo;
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Nota O modo Roteiros Selecionados é o mais indicado no envio de tarefas para colaborador compartilhado. Este tipo de disparo é similar ao envio para todos os roteiros. Porém, o destinatário das tarefas não são os pontos de venda, mas sim o roteiro exato do colaborador. Ou seja, não há a escolha da periodicidade do envio, mas sim os dias específicos para o envio da tarefa. |
- Qual a frequência de envio das tarefas? Selecione a periodicidade, se diária, semanal, quinzenal ou mensal.
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Atenção O disparo para todos os roteiros fixa a periodicidade para diária, pois o envio da tarefa é feito para dias específicos. Se a periodicidade do formulário for escolhida como Diária, a tarefa será enviada todos os dias da semana, inclusive nos finais de semana e feriados. Portanto, este campo se relaciona com o tipo de disparo, pois se for enviado para todos os roteiros, é preciso ter o cuidado para os colaboradores terem seus roteiros cadastrados com atenção aos finais de semana, feriados e afastamentos, para que a tarefa não seja comprometida. |
- Prazo de resposta: preencha o prazo (em dias) para o colaborador responder à tarefa;
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Atenção Data de Término x Prazo de resposta: A data de término determina o fim do período de envio da tarefa para seus destinos. Já o prazo para resposta da tarefa é o número de dias em que ela estará disponível para o colaborador respondê-la. Por exemplo, em tarefas diárias, o prazo deve ser de 1 dia, as semanais, 6 dias, as quinzenais, 14 dias. Assim, você garante que a tarefa expire antes da nova ser lançada, evitando tarefas duplicadas. |
- Formulário: escolha o formulário da tarefa. O tipo de formulário escolhido irá determinar se o campo Itens de Pesquisa será habilitado. Lembre-se: nos objetivos da configuração do formulário é definido se ele está ligado a produtos ou outros.
- Perfil de Acessos: escolha o grupo para o qual esta tarefa estará ativa. Na criação do formulário, você já terá selecionado os perfis de acesso que podem atendê-lo, então na lista haverá apenas estes.
- Permite selecionar itens?: marque essa opção para permitir o colaborador escolher quais itens de pesquisa ele irá responder. Com esta opção ativada, ele perde a obrigatoriedade em responder à tarefa para todos os produtos.
- Itens de Pesquisa: se o formulário envolver produtos, selecione-os na lista Itens de Pesquisa e logo após, clique em Salvar e Continuar.
- Na aba Destinatário das Tarefas, selecione os roteiros e clique em Salvar.
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