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APLICAÇÃO: Ao agendar tarefas, você tem diferentes opções de envio, além de configurar a frequência de criação desta tarefa. Abaixo explicamos o efeito prático de cada uma das opções do campo Enviar tarefas para, na funcionalidade Agendamento de tarefas. PRÉ-REQUISITO: Agendamento de tarefas, Cadastro de agendamento de tarefas. |
A configuração do agendamento de tarefas é feito no caminho:
Menu > Pesquisa >Agendamento de tarefa> Novo
Uma parte importante da configuração do agendamento de tarefas é o envio destas para que a equipe de campo. No Involves Stage existem cinco opções de envio de tarefas, que repercutem em quem irá recebê-las.
- Enviar tarefas para: Todos os PDVs selecionados
2. Enviar tarefas para: Todos os roteiros
3. Enviar tarefas para: Somente PDVs com roteiro
4. Enviar tarefas para: Roteiros selecionados
5. Enviar tarefas para: Cada PDV no roteiro do colaborador
6. Enviar tarefas para: Todos os Roteiros + Agendamento mobile "sim"
| Enviar tarefa para... | Como funciona? | Quando o sistema cria a tarefa? | Quando utilizar? | Se dois colaboradores visitarem o mesmo PDV, quem receberá a tarefa? |
| 1.Todos os PDVs selecionados |
O sistema criará tarefas para todos os PDVs que estiverem selecionados (passo 2 do |
À meia-noite e meia. | Para tarefas mensais, quinzenais e semanais. Recomendado para quando há muita mudança nos roteiros. |
Se dois ou mais colaboradores tiverem visitas programadas para o mesmo ponto de venda a tarefa será destinada ao primeiro colaborador que tenha recebido este PDV no seu roteiro. Se o PDV for adicionado pelo aplicativo, o primeiro colaborador que estiver online e adicionar o ponto de venda e fizer check-in ficará com a tarefa. |
| 2.Todos os roteiros | O sistema criará tarefas para todos os roteiros. Como a tarefa é criada à meia-noite e meia, se houver alterações no roteiro durante o dia, os PDVs incluídos não vão receber a tarefa. | À meia-noite e meia. | Para tarefas diárias. | Se dois colaboradores atendem o mesmo ponto de venda, ambos receberão a pesquisa. |
| 3.Somente PDVs com roteiro | Nesta opção, o Involves Stage verificará automaticamente quais PDVs estão nos roteiros programado no prazo de dias do agendamento e criará tarefas somente para estes roteiros. Se algum PDVs é adicionado ao roteiro durante o dia, o PDV ficará sem tarefa. | À meia-noite e meia. | Para tarefas mensais, quinzenais e semanais. Recomendado para operações com roteiros periódicos ou poucas mudanças. | Se dois ou mais colaboradores tiverem visitas programadas para o mesmo ponto de venda a tarefa será destinada ao primeiro colaborador que tenha recebido este PDV no seu roteiro. |
| 4.Roteiros selecionados | Aqui, ao invés de selecionar Pontos de Venda, é necessário selecionar o roteiro exato para criação das tarefas. | À meia-noite e meia. | Para tarefas diárias. Recomendado para definir qual promotor irá responder à tarefa, caso existam 2 ou mais promotores com o mesmo PDV no roteiro. | Todos os selecionados. |
| 5.Cada PDV no roteiro do colaborador |
A tarefa é enviada uma vez para cada PDV que estiver no roteiro do colaborador na frequência determinada. Escolhendo esta opção, o sistema requer a vinculação a um Mix de Produtos. O campo Deseja utilizar o Mix de produtos? Muda automaticamente para Sim. |
À meia-noite e meia. | Para tarefas mensais, quinzenais e semanais. Recomendado quando é necessário ter resposta do mesmo PDV de promotores diferentes. |
Todos.
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| 6.Todos os roteiros + Agendamento mobile "sim" |
A única opção de envio de tarefas que permite realizar o agendamento no celular. |
No momento em que o colaborador de campo fizer check-in |
Para tarefas diárias. Recomendado para roteiros que são constantemente alterados durante o dia ou para operações que ocorrem em áreas com baixa cobertura de dados. |
Todos. Se o mesmo colaborador retornar ao PDV no dia seguinte e fizer o check-in novamente, o sistema criará uma nova tarefa no mesmo horário.
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Lembre-se que "Quando o sistema cria a tarefa?" se referem ao horário cadastrado no seu sistema, considerando as variações de cada localidade. A lista atual de fusos horários do Involves Stage segue o padrão internacional GMT. |
Observação: Os agendamentos 1. Todos os PDVs selecionados e 3. Somente PDVs com roteiro disparam uma única tarefa para um promotor (para aquele que tiver a mais tempo o PDV no roteiro). Verifique na tela Painel de Pesquisas filtrando pelo nome do PDV e não pelo nome do promotor, para ver verá quem recebeu a pesquisa. Em 6. Todos os roteiros + Agendamento mobile "sim" marcar o campo como "SIM".
DÚVIDAS FREQUENTES
Tarefas sem responsável
Tarefas desse tipo só podem vir de agendamentos com o modo de disparo 2.Todos os PDVs selecionados, que cria tarefa para ponto de venda que não possui visita programada (não está cadastrado em roteiro).
Atribuição de Tarefas sem responsável
O momento que essa atribuição é feita depende de como o PDV foi adicionado no roteiro do colaborador:
- PDV adicionado via mobile: atribuída no momento do check-in;
- PDV adicionado via web: atribuída imediatamente ao colaborador que recebeu o PDV.
O AGENDAMENTO NÃO GEROU TAREFAS, E AGORA?
Às vezes alguma alteração ou discordância no cadastro dos campos relacionados ao agendamento podem ocasionar que o agendamento não gere a tarefa. As seguintes conferências te ajudaram a descobrir qual pode ter sido o motivo:
- O prazo de resposta do agendamento bate com a data de visita deste PDV?
- Teve alteração no Agendamento?
- Teve alteração no Roteiro?
- Houve alteração no Mix?
- Houve alteração no Colaborador?
- Perfil de acesso do colaborador está selecionado no agendamento?
- No cadastro do Colaborador confira se ele é válido? Está afastado? É tipo teste? É equipe de campo? Está contratado? Está ativo?
- No cadastro PDV em questão é válido? Está ativo? Homologado? Excluído?
- A bandeira selecionada é a mesma cadastrada para o PDV? Verificar se o nome é igual e se não existem outras bandeiras com nome parecido ou excluídas (aplicar essa questão a todos os campos utilizados no Agendamento).
- Verificar se a pesquisa foi gerada, porém, está excluída.
Para aprender mais sobre agendamento de tarefas veja estes artigos:
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