La programación de tareas optimiza las actividades del equipo de campo en el punto de venta. Después de configurar el formulario de la encuesta, se debe configurar la programación de tareas para enviarlas al equipo de campo.
Para aprender más sobre programación de tareas, consulte el artículo Mejorando las encuestas y la programación de tareas.
Requisitos para configurar la Programación de tareas:
- Cree y active los formularios con la información que desea obtener del equipo de campo.
- Registre y active los empleados. Confirme que los empleados no están ausentes del trabajo y que tengan acceso a la aplicación móvil para recibir las tareas.
- Registre los PDVs a los empleados que desea enviar las tareas.
- Los empleados deben tener itinerarios definidos (esto puede variar dependiendo de la opción elegida en Enviar tarea en la configuración de Programación de tareas).
Para programar tareas en Involves Stage, siga los siguientes pasos:
- Crear la Programación de tareas
- Definir la información del formulario
- Configurar el envío de tareas
- Definir fechas y frecuencia
- Definir el uso del Surtido de productos
- Configurar quién recibirá la tarea
1. Crear la Programación de tareas
- Acceda en Menú > Encuestas > Programación de tareas en Involves Stage y haga clic en Nuevo en la parte inferior derecha;
- Defina el Status de la programación. El status se establece automáticamente como Activo, pero puede optar por el status Inactivo haciendo clic en el botón de status. Para que la tarea sea visible para el equipe de campo, el status debe estar configurado como activo.
2. Definir la información del formulario
Seleccione el formulario de Encuestas y el perfil de acceso que responderá las tareas.
- En el campo ¿Cuál es el formulario? defina el formulario que será la base de la tarea. Este campo de la configuración determina la información disponible en la sección Ítems de la encuesta en función del tipo de formulario seleccionado;
- Defina el perfil responsable por responder la tarea en el campo ¿Cuál perfil de acceso podrá responder? La lista indica únicamente los perfiles ya seleccionados al crear el formulario;
- Defina el permiso del empleado para seleccionar Encuestas. La opción Sí permite al empleado seleccionar los Ítems de la Encuestas al responder. Si se selecciona la opción No, el empleado no podrá seleccionar los ítems al responder la Encuesta y deberá responder a todos los ítems.
- Indique el Nombre de la programación. Utilice títulos simples y fáciles de entender, ya que así es como el equipo de campo visualizará la tarea en la aplicación.
- Seleccione los Grupos de Tareas. Para seleccionar el grupo de tareas, éste debe haber sido creado previamente. Aprenda a crear grupos de tareas en Involves Stage. Si no desea agrupar tareas, deje este campo en blanco.
3. Configurar el envío de tareas
En este paso, seleccione los destinatarios, las fechas y la frecuencia del envío de la tarea para el equipo de campo.
- Defina cómo se enviarán las tareas al equipo de campo y seleccione la opción deseada en el campo Enviar tareas a.
Consulte las opciones disponibles para el envío de tareas:
- Todos los PDVs seleccionados: las tareas son enviadas a todos los PDVs seleccionados en el siguiente paso de la configuración de quién recibirá la tarea.
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Todos los itinerarios: las tareas son enviadas a los PDVs con rutas previamente registradas. Seleccione los PDV's en la pestaña Quién recibirá la tarea. Sólo los PDVs con rutas registradas antes de las 00:30 recibirán las tareas. En esta selección, puede seleccionar la opción Programación Móvil. Vea las opciones a continuación:
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Sí: la tarea será enviada cuando el empleado se registre en los PDVs, asegurando que la información sea registrada en el momento correcto. |
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No: al seleccionar esta opción, el sistema también envía las tareas a los PDVs con itinerarios duplicados. Por lo tanto, si dos empleados hacen check-in en el mismo punto de venta, ambos recibirán las Encuestas. |
- Solo PDVs con itinerario: el sistema verificará automáticamente qué PDV's están en los itinerarios programados dentro del plazo de días de la programación y creará tareas solo para estos itinerarios.
- Itinerarios seleccionados: el sistema enviará las tareas a los itinerarios de los colaboradores y no a los PDV's. Consulte el artículo sobre itinerarios y aprenda cómo registrar los itinerarios. Una vez que haya registrado los itinerarios de los colaboradores, podrá seleccionar los itinerarios en la pestaña Quién recibirá la tarea.
- Todos los PDVs en el itinerario del empleado: la tarea es enviada solamente una vez para cada PDV en el itinerario del empleado con la frecuencia especificada. Al seleccionar esta opción, el sistema requiere vinculación a un Surtido de productos.
4. Definir fechas y frecuencia
Después de seleccionar a quién se enviarán las tareas, ingrese la información de fecha de inicio, fin y la frecuencia de envío de las tareas.
- En el campo Fecha inicial, selecciona la fecha en que la programación inicia el envío de las tareas.
- En el campo Fecha final, determina el final del período de envío de la tarea al equipo de campo. Si su operación prevé una tarea a largo plazo o sin previsión de finalización, puede dejarlo en blanco.
- En el campo ¿Cuál es la frecuencia de envío de las tareas?, indica el ciclo de envío de la tarea. Puede elegir si la frecuencia será Diaria, Semanal, Quincenal o Mensual.
- En el campo Plazo de respuesta, define el número de días que la tarea estará disponible para que el colaborador la pueda responder.
Aspectos importantes
- El procesamiento de la programación de tareas ocurre a las 00:30 (medianoche) del día siguiente en los servidores del sistema. Por lo tanto, si desea crear una tarea para el mismo día, consulte el artículo sobre cómo configurar una tarea suelta.
- La fecha final determinará cuándo dejará de repetirse la programación. El campo de plazo determina el período para que el colaborador finalize a tarea. Por ejemplo, si se crea una tarea con fecha de inicio el 1 de junio, fecha final el 13 de junio y plazo de 15 días, seguirá disponible para respuestas hasta el 16 de junio, incluso después de la fecha final.
- Si registra una tarea con periodicidad de envío semanal, con la creación de la tarea el lunes y con fecha de inicio el 1 de junio, esta fecha es un jueves. Por lo tanto, el plazo para la respuesta comienza a contar a partir del 5 de junio, el primer lunes después de la fecha de inicio de la tarea.
- Para las tareas diarias, complete el plazo con 1 día. Si establece un plazo de 7 días para una tarea diaria, el sistema creará la tarea cada día, aunque ya haya sido respondida. Esta fecha límite también se aplicará después de la fecha final, si se completa.
- Si la frecuencia de programación se establece en Diaria, la tarea se enviará todos los días de la semana, incluidos fines de semana y días festivos.
- El campo ¿Cuál es la frecuencia de envío de las tareas? se relaciona con el tipo de envío de la tarea. Si el envío de la tarea es para todos los itinerarios o para todos los PDV's con itinerarios, es necesario que los colaboradores tengan los itinerarios registrados. Atención a los fines de semana, feriados y ausencias, para que la tarea no se vea comprometida.
5. Definir el uso del Surtido de productos
Después de la configuración de fechas, defina si desea utilizar un Surtido de productos ya registrado en el sistema para la programación de la tarea.
Puede seleccionar la opción Sí o No en el campo ¿Deseas utilizar el Surtido de productos?
Esta función está disponible para los siguientes tipos de envío de tareas:
- Todos los PDVs seleccionados
- Todos los itinerarios
- Solo PDVs con itinerario
Al elegir la opción Sí, haga clic en Guardar y Continuar en la esquina inferior derecha de la pantalla.
Si elige la opción No utilizar el surtido, se habilitará una nueva sección en la página y será necesario incluir los ítems de la encuesta que desea incluir en la tarea.
La sección Ítems de la Encuesta presenta la lista de ítems que pueden formar parte de la encuesta. Seleccione los ítems listados en la parte inferior de la pantalla e Involves Stage creará tareas para los ítems que seleccione.
| Atención: si el objetivo del Formulario de esta tarea es Independiente de productos, el sistema no mostrará esta lista. |
Después de completar los campos de la pestaña Programación de tareas, haga clic en el botón Guardar y continuar situado en la esquina inferior derecha de la pantalla.
6. Configurar quién recibirá la tarea
Después de la primera etapa de configuración de la programación en los pasos anteriores, irá a la pestaña ¿Quién recibirá la tarea? para definir los destinatarios de la Programación de tareas.
Paso a paso
Consulte cómo seleccionar los destinatarios de la Programación de tareas en los pasos siguientes.
- Elija cómo seleccionar los PDVs. Puede seleccionar la opción Bajo condición o Selección manual
Vea los casos de uso de cada opción:
- Bajo condiciones: es posible elegir solo un filtro a la vez y crea condiciones de selección que se aplican incluso después de la creación de la tarea. Es decir, si se incluyen nuevos puntos de venta en la operación después de la programación, se integrarán automáticamente a la lista de destinatarios. Por ejemplo, si filtra por una bandera, todos los PDV vinculados a ella recibirán la programación. Si necesita enviar a otra bandera, cree una nueva programación.
| Atención: en este tipo de selección no es posible seleccionar dos parámetros diferentes dentro de la misma condición. El resultado de los puntos de venta filtrados será la intersección de toda la información. |
- Selección manual: permite aplicar varios filtros. Debe seleccionar manualmente los Puntos de venta o los empleados. Mire la lista de puntos y marque la casilla situada junto al nombre.
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Atención: en este proceso, la inserción de los destinatarios ocurre una sola vez, siendo necesario insertarlos manualmente si es necesario.
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- Opción Copiar Destinatarios: puede copiar los destinatarios de otra programación. Aprenda cómo copiar los destinatarios de otra tarea.
- Si selecciona la opción para usar Surtido de productos en la configuración de la programación, en la pestaña Quién recibirá la tarea, seleccionará el surtido registrado. Así, la pestaña presenta solo el campo Elegir un Surtido de productos. Consulte el artículo Registro de Surtido de producto y aprenda cómo registrar un Surtido de Productos.
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