Programación de tareas para empleados compartidos

Las agencias son empresas contratadas por la industria para subcontratar a su equipo de campo. Los servicios realizados por estas agencias van desde el reclutamiento y selección —ayudando a la industria a elegir a sus promotores, el suministro y control del equipo de promotores, o incluso toda la estrategia de la operación de trade marketing, proporcionando el equipo, los informes y la asesoría de mercado.

Y es en esta realidad que surge la figura del promotor compartido —el empleado de campo que atiende más de una industria, optimizando el ruteo y el tiempo de actuación en los puntos de venta. Este promotor está en la capacidad de satisfacer necesidades específicas de cada marca, ya sea en la diversidad de productos, marcas, puntos de venta y regiones en las que la industria se desempeña.

El uso de Involves Stage por parte de las agencias tiene una gran similitud con la industria, pues tiene algunas especificidades con relación a la programación de tareas y a los registros que están detrás de su funcionamiento, aliados a una buena planificación y diseño de la operación de las marcas en campo. 

En el registro del empleado, es importante observar los siguientes campos:

• Status del empleado, si está Activo.
• Perfil de acceso, si pertenece a un nivel jerárquico que pueda atender tareas.
• Regionales, si está registrado en las regionales de los respectivos puntos de venta.
• Equipo de campo y Acceso móvil, si tienen permiso de acceso por medio de la aplicación.

En el registro de productos, lo recomendado es registrar al cliente de una agencia como una marca, eso ayudará a identificarlo en el momento de la programación y en la extracción de los informes. Recuerda que una misma marca podrá estar vinculada a diversos productos dentro de varias categorías y supercategorías diferentes. De esta forma, toda marca tendrá su propia programación y será posible medir el tiempo que cada empleado invierte para atender a cada marca.

Si tu operación trabaja con surtido de producto, observa si los registros de los puntos de venta y productos coinciden con los ítems de la encuesta que van a estar habilitados para su selección en la programación de la tarea. Ahora bien, en el registro de itinerarios, es necesario que observes los tipos de itinerarios registrados para cada empleado, si son periódicos, semanales o mensuales.

En la configuración de formularios es importante que observes los campos:

• Objetivo, que impactará directamente la lista de ítems de encuesta que van a ser seleccionados en la programación de la tarea. La lista va a ser generada siempre y cuando las informaciones coincidan.
• Quién puede responder, va a definir el listado de los perfiles de acceso disponibles en la programación.
• Relacionado al punto de venta definirá si la lista de ítems de encuesta estará habilitada o no en la programación.

Ya en la página de Programación de tareas, algunos campos tienen ciertas particularidades en el registro:

• Status de la programación: Cambia el estado a activo;
• Rótulo: El nombre que elijas para la programación será el que va a aparecer en la aplicación. Una sugerencia es usar el nombre de la marca del cliente para identificar la tarea;
• Grupos de tareas Selecciona un grupo de categoría de encuesta, si existe;
• Fecha inicial: Indica una fecha de inicio para la programación; el período comienza siempre al día siguiente;
• Fecha final: Si va a ser continuo, déjala en blanco;
• Enviar tareas a: Selecciona la cobertura;

• ¿Cuál es la frecuencia de envío de las tareas? Selecciona la frecuencia, si es diaria, semanal, quincenal o mensual.

• Plazo de respuesta: Escribe el plazo (en días) que el empleado va a tener para responder la tarea;

• Formulario: Elige el formulario de la tarea. El tipo de formulario que elijas determinará si el campo Ítems de encuesta estará habilitado. Recuerda: en los objetivos de la configuración del formulario defines si este estará vinculado a los productos o a otros.
• Perfiles de acceso: Selecciona el grupo que tendrá tarea estará activa. En la creación del formulario, ya debes haber seleccionado los perfiles de acceso que pueden responderlo, por lo que en la lista solo estarán esos perfiles. 
• ¿Permite seleccionar ítems? Habilita esta opción para permitir que el empleado pueda seleccionar cuáles ítems de la encuesta va a responder. Si esta opción está activada, no será obligatorio responder la tarea para todos los productos.
• Ítems de encuesta: Si el formulario incluye productos, selecciónalos en la lista Ítems de encuesta, y justo después haz clic en Guardar y continuar.
• En la pestaña Destinatario de las tareas, selecciona los itinerarios y haz clic en Guardar.