Lista de control para la programación de tareas

La programación de tareas es un proceso sencillo en la plataforma Web. Pero es posible que este proceso te resulte confuso, ya que en esta etapa convergen varios registros del sistema: Empleados, Puntos de venta, Productos, Itinerarios y Formularios. Es por esto que la planificación y diseño de tu operación es de suma importancia para el éxito de las programaciones de tareas.

En el registro del empleado asegúrate de prestarle mucha atención a los siguientes campos:

• Status del empleado, si está Activo.
• Perfil de acceso, si pertenece a un nivel jerárquico que puede aceptar tareas.
• Regionales, si está registrado en las regionales de los puntos de venta que va a visitar.
• Equipo de campo y Acceso móvil, si tienen permiso de acceso en la App.

En el registro de puntos de venta y de productos, en caso de que tu operación trabaje con surtido de productos, observa si el registro coincide con los ítems de la encuesta que están disponibles para seleccionar en la programación de la tarea. Ahora bien, en el registro de itinerarios, debes observar los tipos de itinerarios registrados para cada empleado, si son periódicos, semanales o mensuales.

En la configuración de formularios es importante que tengas en cuenta los siguientes campos:

• Objetivo, que tendrá un impacto directo en la lista de ítems de encuesta que van a estar disponibles en la programación de la tarea. La lista será generada solamente si las informaciones coinciden.
• Origen del producto, pues en caso de que esté marcado como un producto competidor, los productos de la competencia ya deben estar registrados en el sistema. Si no lo están, la tarea no será generada.
• Quién puede responder va a definir los perfiles de acceso disponibles en la programación.
• Relacionado al punto de venta va a definir si la lista de ítems de encuesta estará habilitada o no en la programación.

Ya en la página de Programación de tareas, algunos campos tienen ciertas particularidades:

• ¿Cuál es la frecuencia de envío de las tareas? Si eliges que la frecuencia del formulario va a ser Diaria, la tarea se enviará todos los días de la semana, incluyendo fines de semana y días festivos. Por lo tanto, este campo se relaciona con el tipo de envío, ya que si se envía atodos los itinerarios o a todos los PDVs con itinerarios, los itinerarios de los empleados deben haber sido creados teniendo en cuenta los fines de semana, festivos y posibles ausencias, así te asegurarás de que la tarea pueda ser realizada.
• Fecha final x Plazo de respuesta: La fecha final fija el último día en que la tarea será enviada a sus destinatarios finales. Por otro lado, el plazo de respuesta es el número de días que la tareá estará disponible para responderla.
• Formulario: El tipo de formulario que elijas va a determinar si el campo Ítems de encuesta estará habilitado. Recuerda: en los objetivos de la configuración del formulario debes definir si va a estar vinculado o no a productos.

Ahora que ya has recordado las características de los campos y cómo están relacionados los registros del sistema, a continuación podrás ver cuatro checklists con pasos para completar el registro de programaciones de tareas. Las listas están descritas según el tipo de envío:

• Todos los PDVs seleccionados
• Todos los itinerarios
• Solo PDVs con itinerario
• Itinerarios seleccionados
• Todos los PDVs en el itinerario del empleado (en piloto):

ENVÍO A TODOS LOS PDVS SELECCIONADOS

En este tipo, las encuestas son enviadas a todos los puntos de venta seleccionados en la pestaña Destinatario de las tareas, incluso los PDVs que no están en ningún itinerario. En caso de que a un empleado se le asigne un PDV con tareas, también tendrá que responsabilizarse por la encuesta y responderla.

Estas configuraciones ya deberían haber sido planificadas en la fase de creación del formulario, relacionándolo o no a los puntos de venta. Si está relacionado, la tarea será generada para el punto de venta. De lo contrario, será generada para el empleado.

Si quieres programar una tarea para que sea enviada a todos los PDVs seleccionados, sigue estos pasos:

1. Status de la programación: Cambia el estado a activo;
2. Nombre de la programación Escribe el nombre de la tarea que va a ser mostrado en la App;
3. Grupos de tareas: Selecciona un grupo de categoría de encuesta, si existe;
4. Fecha inicial: Indica una fecha de inicio para la programación; el período comienza siempre el día siguiente;
5. Fecha final: Si es una tarea recurrente, déjala en blanco;
6. Enviar tareas a: Selecciona la opción Todos los PDVs seleccionados;
7. ¿Cuál es la frecuencia de envío de las tareas? Selecciona la frecuencia de repetición de la tarea:
   1. Diaria;
   2. Semanal, debes elegir el día de la semana para crear la tarea;
   3. Quincenal, debes elegir el día de la semana para crear la tarea;
   4. Mensual, debes elegir el día del mes para crear la tarea;
8. Plazo de respuesta: Escribe el plazo (en días) que el empleado va a tener para responder la tarea;
9. Formulario: Selecciona el formulario de la tarea;
10. Perfiles de acceso: Selecciona el grupo de personas que podrá visualizar esta tarea. En la creación del formulario, ya debes haber seleccionado los perfiles de acceso que pueden responderlo. Por este motivo aparecerán solo esos perfiles en la lista. 
11. ¿Permite seleccionar ítems? De ser necesario, habilita esta opción para permitir que el empleado pueda seleccionar cuáles son los elementos de la encuesta que va a responder (de la lista total de ítems).
12. Ítems de encuesta: Si el formulario es sobre productos, selecciónalos en la lista Ítems de encuesta, y justo después haz clic en Guardar y continuar.
13. En la pestaña ¿Quién recibirá la tarea?, selecciona los puntos de venta y haz clic en Guardar.

ENVÍO A TODOS LOS ITINERARIOS

En este tipo, la encuesta es enviada a los puntos de venta que estén en el itinerario de uno o más empleados, incluso a los PDVs que estén en más de un itinerario. Es decir, si dos empleados atienden el mismo punto de venta, ambos recibirán la encuesta.

Para que una tarea sea enviada a todos los itinerarios, sigue estos pasos:

1. Status de la programación: Cambia el estado a activo;
2. Nombre de la programación Escribe el nombre de la tarea que va a ser mostrado en la App;
3. Grupos de tareas: Selecciona un grupo de categoría de encuesta, si existe;
4. Fecha inicial: Indica la fecha de inicio de la programación; el periodo comienza siempre el día siguiente;
5. Fecha final: Si es una tarea recurrente, déjala en blanco;
6. Enviar tareas a: Selecciona la opción Todos los itinerarios;
7. ¿Cuál es la frecuencia de envío de las tareas? El envío a todos los itinerarios define la frecuencia para que sea diaria;
8. Plazo de respuesta: Escribe el plazo (en días) que el empleado va a tener para responder la tarea;
9. Programación móvil: Si marcas esta opción, el empleado puede buscar un punto de venta en la aplicación e incluirlo en su itinerario. Al hacer check-in (si el formulario así lo requiere), el empleado podrá responder la tarea; 
10. Formulario: Selecciona el formulario de la tarea;
11. Perfiles de acceso: Selecciona el grupo para el cual esta tarea estará activa. En la creación del formulario, ya debes haber seleccionado los perfiles de acceso que pueden responderlo. Por este motivo aparecerán solo esos perfiles en la lista. 
12. ¿Permite seleccionar ítems? De ser necesario, habilita esta opción para permitir que el empleado pueda seleccionar cuáles son los ítems de la encuesta que va a responder (de la lista total de ítems).
13. Ítems de encuesta: Si el formulario es sobre productos, selecciónalos en la lista Ítems de encuesta, y justo después haz clic en Guardar y continuar.
14. En la pestaña ¿Quién recibirá la tarea?, selecciona los puntos de venta y haz clic en Guardar.

ENVÍO SOLO A PDVS CON ITINERARIOS

Este tipo es similar al del envío a todos los itinerarios. Sin embargo, los destinatarios de las tareas no van a ser los puntos de venta, sino el itinerario exacto del empleado. Es decir, no es posible escoger la frecuencia del envío, sino los días específicos en que la tarea será enviada.  

Para que una tarea sea enviada a todos los itinerarios seleccionados, sigue estos pasos:

1. Status de la programación: Cambia el status a activo;
2. Nombre de la programación Escribe el nombre de la tarea que va a ser mostrado en la App;
3. Grupos de tareas: Selecciona un grupo de categoría de encuesta, si existe;
4. Fecha inicial: Indica la fecha de inicio de la programación; el periodo comienza siempre el día siguiente;
5. Fecha final: Si es una tarea recurrente, déjala en blanco;
6. Enviar tareas a: Selecciona la opción Itinerarios seleccionados;
7. ¿Cuál es la frecuencia de envío de las tareas? El envío a todos los itinerarios ajusta la frecuencia para que sea diaria, pues la tarea se envía en días específicos;
8. Plazo de respuesta: Escribe el plazo (en días) que el empleado va a tener para responder la tarea;
9. Formulario: Selecciona el formulario de la tarea;
10. Perfiles de acceso: Selecciona el grupo para el cual esta tarea estará activa. En la creación del formulario, ya debes haber seleccionado los perfiles de acceso que pueden responderlo. Por este motivo aparecerán solo esos perfiles en la lista. 
11. ¿Permite seleccionar ítems? De ser necesario, habilita esta opción para permitir que el empleado pueda seleccionar cuáles son los ítems de la encuesta que va a responder (de la lista total de ítems).
12. Ítems de encuesta: Si el formulario es sobre productos, selecciónalos en la lista Ítems de encuesta, y justo después haz clic en Guardar y continuar.
13. En la pestaña ¿Quién recibirá la tarea?, selecciona los itinerarios y haz clic en Guardar.

ENVÍO A ITINERARIOS SELECCIONADOS

Este tipo es similar al del envío a todos los itinerarios. Sin embargo, los destinatarios de las tareas no van a ser los puntos de venta, sino el itinerario exacto del empleado. Es decir, no es posible escoger la frecuencia del envío, sino los días específicos en que la tarea será enviada.  

Para que una tarea sea enviada a todos los itinerarios seleccionados, sigue estos pasos:

1. Status de la programación: Cambia el status a activo;
2. Nombre de la programación Escribe el nombre de la tarea que va a ser mostrado en la App;
3. Grupos de tareas: Selecciona un grupo de categoría de encuesta, si existe;
4. Fecha inicial: Indica la fecha de inicio de la programación; el periodo comienza siempre el día siguiente;
5. Fecha final: Si es una tarea recurrente, déjala en blanco;
6. Enviar tareas a: Selecciona la opción Itinerarios seleccionados;
7. ¿Cuál es la frecuencia de envío de las tareas? El envío a todos los itinerarios ajusta la frecuencia para que sea diaria, pues la tarea se envía en días específicos;
8. Plazo de respuesta: Escribe el plazo (en días) que el empleado va a tener para responder la tarea;
9. Formulario: Selecciona el formulario de la tarea;
10. Perfiles de acceso: Selecciona el grupo para el cual esta tarea estará activa. En la creación del formulario, ya debes haber seleccionado los perfiles de acceso que pueden responderlo. Por este motivo aparecerán solo esos perfiles en la lista. 
11. ¿Permite seleccionar ítems? De ser necesario, habilita esta opción para permitir que el empleado pueda seleccionar cuáles son los ítems de la encuesta que va a responder (de la lista total de ítems).
12. Ítems de encuesta: Si el formulario es sobre productos, selecciónalos en la lista Ítems de encuesta, y justo después haz clic en Guardar y continuar.
13. En la pestaña ¿Quién recibirá la tarea?, selecciona los itinerarios y haz clic en Guardar.

ENVÍO A TODOS LOS PDVS EN EL ITINERARIO DEL EMPLEADO:

En este tipo, se envían las encuestas una única vez a cada punto de venta que haya sido incluido en el itinerario de uno o más empleados, siguiendo la respectiva frecuencia. Por ejemplo, para frecuencias semanales, si un empleado visita el mismo PDV más de una vez, recibirá la tarea en la primera visita. Si dos empleados visitan la misma tienda en el mismo periodo, la tarea se le asignará a ambos.

Para enviar una tarea solamente a los PDVs con itinerarios, sigue estos pasos:

1. Status de la programación: Cambia el status a activo;
2. Nombre de la programación Escribe el nombre de la tarea que va a ser mostrado en la App;
3. Grupos de tareas: Selecciona un grupo de categoría de encuesta, si existe;
4. Fecha inicial: Indica la fecha de inicio de la programación; el periodo comienza siempre el día siguiente;
5. Fecha final: Si es una tarea recurrente, déjala en blanco;
6. Enviar tareas a: Selecciona la opción Todos los PDVs en el itinerario del empleado:
7. ¿Cuál es la frecuencia de envío de las tareas? Selecciona la frecuencia de repetición de la tarea:
   1. Diaria;
   2. Semanal, debes elegir el día de la semana para crear la tarea;
   3. Quincenal, debes elegir el día de la semana para crear la tarea;
   4. Mensual, debes elegir el día del mes para crear la tarea;
8. Plazo de respuesta: Escribe el plazo (en días) que el empleado va a tener para responder la tarea;
9. Formulario: Selecciona el formulario de la tarea;
10. Perfiles de acceso: Selecciona el grupo para el cual esta tarea estará activa. En la creación del formulario, ya debes haber seleccionado los perfiles de acceso que pueden responderlo. Por este motivo aparecerán solo esos perfiles en la lista. 
11. ¿Permite seleccionar ítems? De ser necesario, habilita esta opción para que el empleado pueda seleccionar cuáles son los ítems de la encuesta que va a responder (de la lista total de ítems).
12. En la pestaña ¿Quién recibirá la tarea?, selecciona los puntos de venta y haz clic en Guardar.