Lista de control para la programación de tareas

La programación de tareas es un proceso sencillo en la plataforma web de Involves Stage. Sin embargo, puede que resulte confuso, porque en esta etapa convergen varios registros del sistema: Empleados, Puntos de Venta, Productos, Itinerarios y Formularios. Por ese motivo es que la planificación y diseño de su operación es de suma importancia para el éxito de las tareas programadas.

En registro del empleado, es importante observar lo siguiente en los respectivos campos:

• Estado del empleado, si está como Activo.
• Perfil de acceso, si tiene un nivel jerárquico que pueda atender tareas.
• Regionales, si está registrado en las regionales de los respectivos puntos de venta.
• Equipo de campo y Acceso móvil, si tienen permiso para ingresar por medio de la aplicación.

En registro de puntos de venta y productos, si su operación trabaja con surtido de productos, observe si el registro coincide con los ítems de la encuesta que van a estar habilitados para selección en la programación de la tarea. Ya en registro de itinerarios, es necesario observar si los tipos de itinerarios registrados para cada empleado son periódicos, semanales o mensuales.

En configuración de formularios es importante observar los campos:

• Objetivo, que tendrá impacto directo en la lista de ítems de encuesta para selección en la programación de la tarea. La lista va a ser generada si las informaciones coinciden.
• Origen del producto, pues si está marcado como de la competencia, los productos de la competencia ya deben estar registrados en el sistema. Si no lo están, la tarea no se generará.
• Quién puede responder va a definir el listado de los perfiles de acceso disponibles en la programación.
• Relacionado al punto de venta definirá si la lista de ítems de encuesta estará habilitada o no en la programación.

Ya en la página de Programación de Tareas, algunos campos tienen ciertas particularidades en el registro:

• Frecuencia de envío: Si se elige que la frecuencia del formulario va a ser Diaria, la tarea se enviará todos los días de la semana, incluyendo fines de semana y días festivos. Por lo tanto, este campo se relaciona con el tipo de disparo, ya que si se envía a todos los itinerarios o todos los PDVs con itinerarios, es necesario verificar si los itinerarios de los empleados fueron registrados teniendo en cuenta los fines de semana, días festivos y ausencias, así la tarea no quedará comprometida.
• Fecha de finalización x Plazo para responder la tarea: La fecha de finalización determina el final del período de envío de la tarea a sus destinos finales. Ya el plazo para responder la tarea es el número de días en los que estará disponible para que el empleado pueda responderla.
• Formulario: El tipo de formulario que se elija determinará si el campo Ítems de Encuesta estará habilitado. Recuerde: en los objetivos de la configuración del formulario se define si este estará vinculado o no a los productos.

Ahora que ya ha revisto las particularidades de los campos, y cómo se relacionan los registros del sistema, abajo están las cuatro listas de verificación con un tutorial para llenar el registro de tareas programadas. Las listas están descritas según el tipo de disparo:

• Todos los PDVs seleccionados
• Todos los itinerarios
• Solo PDVs con itinerario
• Itinerarios seleccionados

DISPARO PARA TODOS LOS PDVS SELECCIONADOS

En este tipo de disparo se envían las encuestas a todos los puntos de venta seleccionados en la pestaña Destinatario de las tareas, incluso los que no se encuentren en ningún itinerario. En caso de que un empleado asuma un PDV con tareas, también tendrá que responsabilizarse por la encuesta y responderla.

Estas definiciones ya deberían haber sido planificadas en la fase de creación del formulario, relacionándolo o no a los puntos de venta. Si está relacionado, la tarea será generada para el punto de venta. De lo contrario, será generada para el empleado.

Para programar una tarea que sea enviada a todos los PDVs seleccionados, siga la lista de control:

1. Estado de la programación: Cambie el estado a activo;
2. Rótulo: Elija el nombre de la programación que va a aparecer en la aplicación;
3. Grupos de tareas Seleccione un grupo de categoría de encuesta, si existe;
4. Fecha de inicio: Indique una fecha de inicio para la programación, el período comienza siempre al día siguiente;
5. Fecha de finalización: Si va a ser continua, déjela en blanco;
6. Disparar tareas para:: Seleccione la opción Todos los PDVs seleccionados;
7. Frecuencia de envío: Seleccione la frecuencia con la que la programación se va a repetir:
   1. Diaria;
   2. Semanal, eligiendo el día de la semana para la creación de la tarea;
   3. Quincenal, seleccionando el día de la semana para la creación de la tarea;
   4. Mensual, definiendo el día del mes para la creación de la tarea;
8. Plazo para responder la tarea: Escriba el plazo (en días) que tendrá el empleado para responder la tarea;
9. Formulario: Seleccione el formulario de la tarea;
10. Perfiles de acceso: Seleccione el grupo que tendrá tarea estará activa. En la creación del formulario, usted ya debe haber seleccionado los perfiles de acceso que pueden responderlo, por lo que en la lista solo estarán esos perfiles. 
11. ¿Permite seleccionar ítems? De ser necesario, marque esta opción para permitir que el empleado pueda seleccionar cuáles son los elementos de la encuesta que va a responder (de la lista de ítems).
12. Ítems de encuesta: Si el formulario incluye productos, selecciónelos en la lista Ítems de encuesta, y justo después haga clic en Guardar y Continuar.
13. En la pestaña Destinatario de las tareas, seleccione los puntos de venta y haga clic en Guardar.

DISPARO PARA TODOS LOS ITINERARIOS

En este tipo de disparo, la encuesta se envía a los puntos de venta que estén seleccionados en el itinerario de uno o más empleados, incluso a los PDVs con itinerarios duplicados. Es decir, si dos empleados atienden el mismo punto de venta, ambos recibirán la encuesta.

Para programar una tarea que sea enviada a todos los itinerarios, siga la lista de control:

1. Estado de la programación: Cambie el estado a activo;
2. Rótulo: Elija el nombre de la programación que va a aparecer en la aplicación;
3. Grupos de tareas Seleccione un grupo de categoría de encuesta, si existe;
4. Fecha de inicio: Indique una fecha de inicio para la programación, el período comienza siempre al día siguiente;
5. Fecha de finalización: Si va a ser continua, déjela en blanco;
6. Disparar tareas para:: Seleccione la opción Todos los itinerarios;
7. Frecuencia de envío: El disparo para todos los itinerarios ajusta la frecuencia para que sea diaria;
8. Plazo para responder la tarea: Escriba el plazo (en días) que tendrá el empleado para responder la tarea;
9. Programación móvil: Si se marca esta opción, el empleado puede buscar un punto de venta en la aplicación e incluirlo en su itinerario. Al hacer check-in (si el formulario así lo requiere), el empleado podrá responder la tarea; 
10. Formulario: Seleccione el formulario de la tarea;
11. Perfiles de acceso: Seleccione el grupo que tendrá tarea estará activa. En la creación del formulario, usted ya debe haber seleccionado los perfiles de acceso que pueden responderlo, por lo que en la lista solo estarán esos perfiles. 
12. ¿Permite seleccionar ítems? De ser necesario, marque esta opción para permitir que el empleado pueda seleccionar cuáles son los elementos de la encuesta que va a responder (de la lista de ítems).
13. Ítems de encuesta: Si el formulario incluye productos, selecciónelos en la lista Ítems de encuesta, y justo después haga clic en Guardar y Continuar.
14. En la pestaña Destinatario de las tareas, seleccione los puntos de venta y haga clic en Guardar.

DISPARO SOLO PARA PDVs CON ITINERARIO

Para este tipo de disparo se envían encuestas apenas a los puntos de venta que estén en el itinerario de por lo menos un empleado. Si dos o más personas tienen el punto de venta en sus itinerarios, el sistema elige al azar a solo a una para que realice la tarea.

Para programar una tarea que sea enviada solamente a los PDVs con itinerarios, siga la lista de control:

1. Estado de la programación: Cambie el estado a activo;
2. Rótulo: Elija el nombre de la programación que va a aparecer en la aplicación;
3. Grupos de tareas Seleccione un grupo de categoría de encuesta, si existe;
4. Fecha de inicio: Indique una fecha de inicio para la programación, el período comienza siempre al día siguiente;
5. Fecha de finalización: Si va a ser continua, déjela en blanco;
6. Disparar tareas para:: Seleccione la opción Solo PDVs con itinerario;
7. Frecuencia de envío: Seleccione la frecuencia con la que la programación se va a repetir:
   1. Diaria;
   2. Semanal, eligiendo el día de la semana para la creación de la tarea;
   3. Quincenal, seleccionando el día de la semana para la creación de la tarea;
   4. Mensual, definiendo el día del mes para la creación de la tarea;
8. Plazo para responder la tarea: Escriba el plazo (en días) que tendrá el empleado para responder la tarea;
9. Formulario: Seleccione el formulario de la tarea;
10. Perfiles de acceso: Seleccione el grupo que tendrá tarea estará activa. En la creación del formulario, usted ya debe haber seleccionado los perfiles de acceso que pueden responderlo, por lo que en la lista solo estarán esos perfiles. 
11. ¿Permite seleccionar ítems? De ser necesario, marque esta opción para permitir que el empleado pueda seleccionar cuáles son los elementos de la encuesta que va a responder (de la lista de ítems).
12. Ítems de encuesta: Si el formulario incluye productos, selecciónelos en la lista Ítems de encuesta, y justo después haga clic en Guardar y Continuar.
13. En la pestaña Destinatario de las tareas, seleccione los puntos de venta y haga clic en Guardar.

DISPARO PARA ITINERARIOS SELECCIONADOS

Este tipo de disparo es similar al del envío para todos los itinerarios. Sin embargo, el destinatario de las tareas no son los puntos de venta, sino el itinerario exacto del empleado. Es decir, no es posible escoger la periodicidad del envío, sino los días específicos para el envío de la tarea.  

Para programar una tarea que sea enviada a todos los itinerarios seleccionados, siga la lista de control:

1. Estado de la programación: Cambie el estado a activo;
2. Rótulo: Elija el nombre de la programación que va a aparecer en la aplicación;
3. Grupos de tareas Seleccione un grupo de categoría de encuesta, si existe;
4. Fecha de inicio: Indique una fecha de inicio para la programación, el período comienza siempre al día siguiente;
5. Fecha de finalización: Si va a ser continua, déjela en blanco;
6. Disparar tareas para:: Seleccione la opción Itinerarios Seleccionados;
7. Frecuencia de envío: El disparo para todos los itinerarios ajusta la frecuencia para que sea diaria, pues la tarea se envía en días específicos;
8. Plazo para responder la tarea: Escriba el plazo (en días) que tendrá el empleado para responder la tarea;
9. Formulario: Seleccione el formulario de la tarea;
10. Perfiles de acceso: Seleccione el grupo que tendrá tarea estará activa. En la creación del formulario, usted ya debe haber seleccionado los perfiles de acceso que pueden responderlo, por lo que en la lista solo estarán esos perfiles. 
11. ¿Permite seleccionar ítems? De ser necesario, marque esta opción para permitir que el empleado pueda seleccionar cuáles son los elementos de la encuesta que va a responder (de la lista de ítems).
12. Ítems de encuesta: Si el formulario incluye productos, selecciónelos en la lista Ítems de encuesta, y justo después haga clic en Guardar y Continuar.
13. En la pestaña Destinatario de las tareas, seleccione los itinerarios y haga clic en Guardar.