Lista de control para la programación de tareas

La programación de tareas es un proceso sencillo en la plataforma web de Involves Stage. Sin embargo, puede que este proceso te resulte confuso, ya que en esta etapa convergen varios registros del sistema: Empleados, Puntos de venta, Productos, Itinerarios y Formularios. Por este motivo la planificación y diseño de tu operación es de suma importancia para el éxito de las programaciones de tareas.

En el registro del empleado, es importante observar los campos:

• Status del empleado, si está Activo.
• Perfil de acceso, si pertenece a un nivel jerárquico que pueda atender tareas.
• Regionales, si está registrado en las regionales de los respectivos puntos de venta.
• Equipo de campo y Acceso Móvil, si tienen permiso de acceso por medio de la aplicación.

En el registro de puntos de venta y productos, si tu operación trabaja con surtido de producto, observa si el registro coincide con los ítems de la encuesta que van a estar habilitados para su respectiva selección en la programación de la tarea. Ahora bien, en el registro de itinerarios, es necesario que observes los tipos de itinerarios registrados para cada empleado, si son periódicos, semanales o mensuales.

En la configuración de formularios es importante que observes los campos:

• Objetivo, que impactará directamente la lista de ítems de encuesta que se van a seleccionar en la programación de la tarea. La lista va a ser generada si y solo si las informaciones coinciden.
• Origen del producto, pues si está designado como un producto  competidor, los productos de la competencia ya deben haber sido registrados en el sistema. Si no lo están, no se podrá generar la tarea.
• Quién puede responder va a definir el listado de los perfiles de acceso disponibles en la programación.
• Relacionado al punto de venta definirá si la lista de ítems de encuesta estará habilitada o no en la programación.

Ya en la página de Programación de tareas, algunos campos tienen ciertas particularidades en el registro:

• ¿Cuál es la frecuencia de envío de las tareas? Si se elige que la frecuencia del formulario va a ser Diaria, la tarea se enviará todos los días de la semana, incluyendo fines de semana y días festivos. Por lo tanto, este campo se relaciona con el tipo de envío, ya que si se envía a todos los itinerarios o a todos los PDVs con itinerarios, es necesario verificar si los itinerarios de los empleados fueron registrados teniendo en cuenta los fines de semana, festivos y ausencias, así la tarea no quedará comprometida.
• Fecha de término x Plazo para responder la tarea: La fecha de término determina el final del período de envío de la tarea a sus destinatarios finales. Por otro lado, el plazo para responder la tarea es el número de días que estará disponible para que el empleado pueda responderla.
• Formulario: El tipo de formulario que elijas va a determinar si el campo Ítems de encuesta estará habilitado. Recuerda: en los objetivos de la configuración del formulario defines si va a estar vinculado o no a los productos.

Ahora que ya has revisto las particularidades de los campos, y cómo se relacionan los registros del sistema, abajo están las cuatro listas de verificación con un paso a paso para completar el registro de programaciones de tareas. Las listas están descritas según el tipo de envío:

• Todos los PDVs seleccionados
• Todos los itinerarios
• Solo PDVs con itinerario
• Itinerarios seleccionados

ENVÍO A TODOS LOS PDVS SELECCIONADOS

En este tipo de envío se disparan las encuestas a todos los puntos de venta seleccionados en la pestaña Destinatario de las tareas, incluso los que no están en ningún itinerario. En caso de que a un empleado se le asigne un PDV con tareas, también tendrá que responsabilizarse por la encuesta y responderla.

Estas definiciones ya deberían haber sido planificadas en la fase de creación del formulario, relacionándolo o no a los puntos de venta. Si está relacionado, la tarea será generada para el punto de venta. De lo contrario, será generada para el empleado.

Para programar una tarea que sea enviada a todos los PDVs seleccionados, sigue la lista de control:

1. Status de la programación: Cambia el estado a activo;
2. Rótulo: Elige el nombre de la programación —será el nombre que va a aparecer en la aplicación;
3. Grupos de tareas Selecciona un grupo de categoría de encuesta, si existe;
4. Fecha de inicio: Indique una fecha de inicio para la programación; el período comienza siempre al día siguiente;
5. Fecha de término: Si va a ser continuo, déjala en blanco;
6. Enviar tareas a:: Selecciona la opción Todos los PDVs seleccionados;
7. ¿Cuál es la frecuencia de envío de las tareas? Selecciona la frecuencia con la que la programación se va a repetir:
   1. Diaria;
   2. Semanal, eligiendo el día de la semana para la creación de la tarea;
   3. Quincenal, seleccionando el día de la semana para la creación de la tarea;
   4. Mensual, definiendo el día del mes para la creación de la tarea;
8. Plazo de respuesta: Escribe el plazo (en días) que el empleado va a tener para responder la tarea;
9. Formulario: Selecciona el formulario de la tarea;
10. Perfiles de acceso: Selecciona el grupo para el que esta tarea estará activa. En la creación del formulario, ya debes haber seleccionado los perfiles de acceso que pueden responderlo, por lo que en la lista solo estarán esos perfiles. 
11. ¿Permite seleccionar ítems? De ser necesario, habilita esta opción para permitir que el empleado pueda seleccionar cuáles son los elementos de la encuesta que va a responder (de la lista total de ítems).
12. Ítems de encuesta: Si el formulario incluye productos, selecciónalos en la lista Ítems de encuesta, y justo después haz clic en Guardar y continuar.
13. En la pestaña Destinatario de las tareas, selecciona los puntos de venta y haz clic en Guardar.

ENVÍO A TODOS LOS ITINERARIOS

En este tipo de envío, la encuesta se envía a los puntos de venta que estén seleccionados en el itinerario de uno o más empleados, incluso a los PDVs con itinerarios duplicados. Es decir, si dos empleados atienden el mismo punto de venta, ambos recibirán la encuesta.

Para programar una tarea que sea enviada a todos los itinerarios, sigue la lista de control:

1. Status de la programación: Cambia el estado a activo;
2. Rótulo: Elige el nombre de la programación —será el nombre que va a aparecer en la aplicación;
3. Grupos de tareas Selecciona un grupo de categoría de encuesta, si existe;
4. Fecha de inicio: Indique una fecha de inicio para la programación; el período comienza siempre al día siguiente;
5. Fecha de término: Si va a ser continuo, déjala en blanco;
6. Enviar tareas a:: Selecciona la opción Todos los itinerarios;
7. ¿Cuál es la frecuencia de envío de las tareas? El disparo para todos los itinerarios ajusta la frecuencia para que sea diaria;
8. Plazo de respuesta: Escribe el plazo (en días) que el empleado va a tener para responder la tarea;
9. ¿Programación Mobile?: Si se marca esta opción, el empleado puede buscar un punto de venta en la aplicación e incluirlo en su itinerario. Al hacer check-in (si el formulario así lo requiere), el empleado podrá responder la tarea; 
10. Formulario: Selecciona el formulario de la tarea;
11. Perfiles de acceso: Selecciona el grupo que tendrá tarea estará activa. En la creación del formulario, ya debes haber seleccionado los perfiles de acceso que pueden responderlo, por lo que en la lista solo estarán esos perfiles. 
12. ¿Permite seleccionar ítems? De ser necesario, habilita esta opción para permitir que el empleado pueda seleccionar cuáles son los elementos de la encuesta que va a responder (de la lista total de ítems).
13. Ítems de encuesta: Si el formulario incluye productos, selecciónalos en la lista Ítems de encuesta, y justo después haz clic en Guardar y continuar.
14. En la pestaña Destinatario de las tareas, selecciona los puntos de venta y haz clic en Guardar.

DISPARO SOLO PARA PDVs CON ITINERARIO

Para este tipo de disparo se envían encuestas apenas a los puntos de venta que estén en el itinerario de por lo menos un empleado. Si dos o más personas tienen el punto de venta en sus itinerarios, el sistema elige al azar a solo a una para que realice la tarea.

Para programar una tarea que sea enviada solamente a los PDVs con itinerarios, siga la lista de control:

1. Status de la programación: Cambia el estado a activo;
2. Rótulo: Elige el nombre de la programación —será el nombre que va a aparecer en la aplicación;
3. Grupos de tareas Selecciona un grupo de categoría de encuesta, si existe;
4. Fecha de inicio: Indique una fecha de inicio para la programación; el período comienza siempre al día siguiente;
5. Fecha de término: Si va a ser continuo, déjala en blanco;
6. Enviar tareas a:: Selecciona la opción Solo PDVs con itinerario;
7. ¿Cuál es la frecuencia de envío de las tareas? Selecciona la frecuencia con la que la programación se va a repetir:
   1. Diaria;
   2. Semanal, eligiendo el día de la semana para la creación de la tarea;
   3. Quincenal, seleccionando el día de la semana para la creación de la tarea;
   4. Mensual, definiendo el día del mes para la creación de la tarea;
8. Plazo de respuesta: Escribe el plazo (en días) que el empleado va a tener para responder la tarea;
9. Formulario: Selecciona el formulario de la tarea;
10. Perfiles de acceso: Selecciona el grupo que tendrá tarea estará activa. En la creación del formulario, ya debes haber seleccionado los perfiles de acceso que pueden responderlo, por lo que en la lista solo estarán esos perfiles. 
11. ¿Permite seleccionar ítems? De ser necesario, habilita esta opción para permitir que el empleado pueda seleccionar cuáles son los elementos de la encuesta que va a responder (de la lista total de ítems).
12. Ítems de encuesta: Si el formulario incluye productos, selecciónalos en la lista Ítems de encuesta, y justo después haz clic en Guardar y continuar.
13. En la pestaña Destinatario de las tareas, selecciona los puntos de venta y haz clic en Guardar.

DISPARO PARA ITINERARIOS SELECCIONADOS

Este tipo de disparo es similar al del envío para todos los itinerarios. Sin embargo, el destinatario de las tareas no son los puntos de venta, sino el itinerario exacto del empleado. Es decir, no es posible escoger la periodicidad del envío, sino los días específicos para el envío de la tarea.  

Para programar una tarea que sea enviada a todos los itinerarios seleccionados, siga la lista de control:

1. Status de la programación: Cambia el estado a activo;
2. Rótulo: Elige el nombre de la programación —será el nombre que va a aparecer en la aplicación;
3. Grupos de tareas Selecciona un grupo de categoría de encuesta, si existe;
4. Fecha de inicio: Indique una fecha de inicio para la programación; el período comienza siempre al día siguiente;
5. Fecha de término: Si va a ser continuo, déjala en blanco;
6. Enviar tareas a:: Selecciona la opción Itinerarios seleccionados;
7. ¿Cuál es la frecuencia de envío de las tareas? El envío a todos los itinerarios ajusta la frecuencia para que sea diaria, pues la tarea se envía en días específicos;
8. Plazo de respuesta: Escribe el plazo (en días) que el empleado va a tener para responder la tarea;
9. Formulario: Selecciona el formulario de la tarea;
10. Perfiles de acceso: Selecciona el grupo que tendrá tarea estará activa. En la creación del formulario, ya debes haber seleccionado los perfiles de acceso que pueden responderlo, por lo que en la lista solo estarán esos perfiles. 
11. ¿Permite seleccionar ítems? De ser necesario, habilita esta opción para permitir que el empleado pueda seleccionar cuáles son los elementos de la encuesta que va a responder (de la lista total de ítems).
12. Ítems de encuesta: Si el formulario incluye productos, selecciónalos en la lista Ítems de encuesta, y justo después haz clic en Guardar y continuar.
13. En la pestaña Destinatario de las tareas, selecciona los itinerarios y haz clic en Guardar.