Agendamento de tarefas para colaborador compartilhado – Involves Stage - Central de Ajuda

APLICAÇÃO: No Involves Stage, o agendamento de tarefas para colaboradores compartilhados possui algumas especificidades com relação ao planejamento e desenho da operação em campo. O compartilhamento de colaboradores é uma atividade comum nas operações de trade marketing realizadas por agência especializadas, contratadas pela indústria para gerenciar seus promotores.

PRÉ-REQUISITO: Cadastro de agendamento de tarefas, Configurações do agendamento de tarefas.

As agências são empresas contratadas pela indústria para terceirização de sua equipe de campo. Os serviços realizados por elas vão desde o recrutamento e seleção - ajudando a indústria a escolher seus promotores, o fornecimento e controle da equipe de promotores ou mesmo toda a estratégia da operação de trade marketing, fornecendo equipe, relatórios e consultoria de mercado.

Nesta realidade surge a figura do promotor compartilhado - o colaborador de campo que atende mais de uma indústria, otimizando a roteirização e o tempo de atuação nos pontos de venda. Este promotor é capaz de atender necessidades específicas de cada marca, seja na diversidade dos produtos, marcas, pontos de venda e regiões em que a indústria está inserida.

O uso do Involves Stage pelas agências tem grande similaridade com a indústria, possuindo algumas especificidades com relação ao agendamento de tarefas e os cadastros por trás do seu funcionamento, aliados a um bom planejamento e desenho da operação das marcas em campo.

No cadastro do colaborador, é importante observar os campos:

Status do Colaborador, se marcado como Ativo.
Perfil de Acesso, se indicado ao nível hierárquico que possa atender tarefas.
Regionais, se cadastrado nas regionais onde pertencem os pontos de venda.
Equipe de Campo e Acesso Mobile, se possuem permissão para acesso pelo aplicativo.

No cadastro de produtos, uma sugestão é cadastrar o cliente da agência como uma marca, isso ajuda a identificá-lo no momento do agendamento e na extração dos relatórios. Lembre-se que uma mesma marca pode estar atrelada a diversos produtos dentro de várias categorias e supercategorias diferentes. Desta forma, toda marca terá seu próprio agendamento, sendo possível mensurar o tempo em que cada colaborador atende cada marca.

Se a sua operação trabalha com mix de produtos, observe se os cadastro de pontos de venda e produtos coincidem com os itens de pesquisa que serão habilitados para seleção no agendamento da tarefa. Já no cadastro de roteiros, é preciso observar os tipos de roteiros cadastrado para cada colaborador, se periódico, semanal ou quadrissemanal.

Atenção

Ao atualizar o seu mix de produtos é preciso atualizar os roteiros dos colaboradores que irão atender a tarefa. Para isso, é necessário exportar e importar o roteiro da equipe de campo. Saiba como fazer isso no artigo Cadastro de roteiro por importação.

Na configuração de formulários é importante observar os campos:

Objetivo, que irá impactar a lista de itens de pesquisa para seleção no agendamento da tarefa. Ela só será gerada se as informações coincidirem.
Quem pode responder, irá definir a listagem dos perfis de acesso disponíveis no agendamento.
Relacionado ao ponto de venda irá definir se a lista de itens de pesquisa será habilitada ou não no agendamento.

Já na página de Agendamento de Tarefas, alguns campos possuem particularidades no cadastro:

Status do agendamento: Marque o status como ativo;
Rótulo: Escolha um nome para o agendamento, é este que aparecerá no aplicativo. Uma sugestão é identificar a tarefa com o nome da marca do cliente;
Grupos de Tarefas: Escolha um grupo de categoria de pesquisa, se houver;
Data de Início: Indique a data de início do agendamento, o período inicia sempre no próximo dia;
Data de Término: Se contínuo, deixe em branco;
Enviar tarefas para: Selecione o modo de disparo;

Nota

O modo Roteiros Selecionados é o mais indicado no envio de tarefas para colaborador compartilhado. Este tipo de disparo é similar ao envio para todos os roteiros. Porém, o destinatário das tarefas não são os pontos de venda, mas sim o roteiro exato do colaborador. Ou seja, não há a escolha da periodicidade do envio, mas sim os dias específicos para o envio da tarefa.

Qual a frequência de envio das tarefas? Selecione a periodicidade, se diária, semanal, quinzenal ou mensal.

Atenção

O disparo para todos os roteiros fixa a periodicidade para diária, pois o envio da tarefa é feito para dias específicos. Se a periodicidade do formulário for escolhida como Diária, a tarefa será enviada todos os dias da semana, inclusive nos finais de semana e feriados. Portanto este campo se relaciona com o tipo de disparo, pois se for enviado para todos os roteiros, é preciso ter o cuidado para que os colaboradores tenham seus roteiros cadastrados com atenção aos finais de semana, feriados e afastamentos, para que a tarefa não seja comprometida.

Prazo de resposta: Preencha o prazo (em dias) para o colaborador responder a tarefa;

Atenção

Data de Término x Prazo de resposta: A data de término determina o fim do período de envio da tarefa para seus destinos. Já o prazo para resposta da tarefa é o número de dias em que ela estará disponível para o colaborador respondê-la. Por exemplo, em tarefas diárias, o prazo deve ser de 1 dia, as semanais, 6 dias, as quinzenais, 14 dias. Assim, você garante que a tarefa expire antes da nova ser lançada, evitando tarefas duplicadas.

Formulário: Escolha o formulário da tarefa. O tipo de formulário escolhido irá determinar se o campo Itens de Pesquisa será habilitado. Lembre-se: nos objetivos da configuração do formulário é definido se ele está ligado a produtos ou outros.
Perfil de Acessos: Escolha o grupo para o qual esta tarefa estará ativa. Na criação do formulário, você já terá selecionado os perfis de acesso que podem atendê-lo, então na lista haverá apenas estes.
Permite selecionar itens?: Marque essa opção para permitir o colaborador escolher quais itens de pesquisa ele irá responder. Com esta opção ativada, ele perde a obrigatoriedade em responder a tarefa para todos os produtos.
Itens de Pesquisa: Se o formulário envolver produtos, selecione-os na lista Itens de Pesquisa e logo após, clique em Salvar e Continuar.
Na aba Destinatário das Tarefas, selecione os roteiros e clique em Salvar.

Artigos relacionados