O cadastro de colaboradores é fundamental para o funcionamento do Involves Stage. O registro no sistema é uma das primeiras configurações a serem feitas no momento da implantação. Os colaboradores cadastrados serão distribuídos em regionais e aqueles que pertencerem à equipe de campo irão receber os roteiros e tarefas.
Requisitos:
- Cadastrar as Macrorregionais e Regionais
- Cadastrar os perfis de acesso
- Verificar as permissões do perfil de acesso.
Confira neste artigo como realizar o cadastro manual de colaborador no Involves Stage.
Passo a passo para inserir colaborador
Para cadastrar manualmente um colaborador, siga estes passos na Web:
- Acesse Menu > Colaboradores > Colaboradores no Involves Stage.
- Clique em Novo no canto inferior direito para adicionar colaboradores.
A página de cadastro está dividida em cinco abas. Veja abaixo a descrição dos campos e como realizar as configurações.
1. Dados de acesso
Veja os campos desta aba e como preencher as informações para o cadastro de colaboradores.
- Status: este campo vem como ativo automaticamente. Ao selecionar o status inativo, o colaborador não conseguirá acessar o sistema e, caso possua roteiros atrelados, os dados serão desconsiderados na operação.
- Nome do colaborador: para garantir uma identificação clara de cada colaborador no sistema, é essencial que cada nome seja único. Por isso, recomenda-se inserir o nome completo. Limite: até 100 caracteres.
- Usuário: deve ser único, contendo no mínimo cinco caracteres. Recomendamos que seja fácil de lembrar e digitar. Evite o uso de espaços e caracteres especiais, como asteriscos e cedilhas.
- Senha de acesso: o sistema gera uma senha e envia para o e-mail do colaborador. Caso deseja personalizar a senha de acesso, desabilite esta opção e insira a senha desejada no campo. Lembre-se de escolher uma senha padrão fácil de digitar, considerando que o Involves Stage diferencia entre maiúsculas e minúsculas.
- E-mail: esta é uma informação essencial no cadastro e deve ser preenchida corretamente. Este e-mail será utilizado para enviar relatórios de operação e permitirá a recuperação de senha, caso necessário. Abaixo, um exemplo do e-mail enviado com os dados de acesso ao sistema.
- Idioma: selecione o idioma, esta escolha afeta como o Involves Stage é mostrado ao usuário.
- Fuso horário: escolha corretamente o fuso horário, pois isso afetará os relatórios da equipe de campo, mostrando o horário atual do local onde o colaborador está. Escolha o fuso horário da sua cidade, seguindo o padrão internacional GMT.
- Perfil de acesso: escolha o perfil de acesso do colaborador, previamente definido no sistema. Veja o artigo Como cadastrar os perfis de acesso.
- Regional: vincule a pessoa à regional que irá trabalhar. É importante lembrar que as regionais devem estar cadastradas no sistema e você pode associar o colaborador a mais de uma regional, se necessário. Veja o artigo de como cadastrar regionais.
- Jornada de trabalho: você seleciona a jornada de trabalho do colaborador, que já foi cadastrada previamente no sistema. Veja o artigo de como configurar a jornada de trabalho.
- Equipe de campo: defina se a pessoa atuará na equipe de campo. Se sim, ative o acesso ao aplicativo na opção Acesso Mobile. Ao marcar essa opção, você também ativa uma licença do Involves Stage.
- Acesso móvel: defina se a pessoa pode usar o aplicativo. Se o campo anterior foi marcado como Sim, este também deve ser marcado como Sim.
- Colaborador superior: conecte cada colaborador a um superior direto. As opções são baseadas nos perfis de acesso que você cadastrou no sistema anteriormente.
- Dispositivo móvel: por padrão, cada membro da sua equipe pode usar o aplicativo em apenas um dispositivo. O campo Dispositivo móvel registra o modelo do celular ou tablet que o colaborador está usando. Esse campo só aparece quando o colaborador está marcado como Equipe de campo" e depois que ele faz o primeiro login no aplicativo.
Durante o cadastro, o campo Não será exibido. Você só o verá ao editar os dados do colaborador. Ao lado dele, há a opção Desvincular. Ao clicar nela, o colaborador será desconectado automaticamente do aplicativo, permitindo o acesso em um novo dispositivo. É necessário fazer isso toda vez que o colaborador trocar de dispositivo.
2. Dados do colaborador
Preencha os dados de identificação do colaborador, tais como Data de nascimento, Gênero, Telefone, Celular, Celular Involves Stage, CPF, RG, Foto e Endereço do Colaborador.
- CPF: o preenchimento do CPF do colaborador não é obrigatório. Porém, caso você utilize a integração de ponto eletrônico, é necessário incluir o número do CPF. O campo aceita espaços, pontos e barras.
- Receber email de Operação Parcial: ao habilitar este campo, o colaborador irá receber o Relatório de Operação Parcial por e-mail. É possível filtrar por Colaborador Superior ou Regional.
- Foto: você pode adicionar uma foto ao perfil dos usuários. É fácil fazer o upload tanto pelo aplicativo quanto durante o cadastro.
- Geoposicionamento: não é obrigatório fornecer o endereço do colaborador, mas é muito útil se você quer usar o geoposicionamento. Isso ajuda a criar rotas mais eficientes com base na proximidade dos pontos de venda em relação à localização do colaborador.
3. Dados adicionais
- Em Dados Diversos, preencha as informações pessoais do colaborador;
- Em Materiais Entregues, você pode inserir informações sobre os equipamentos dispostos a ele;
- Em Dados de Remuneração, você pode incluir os dados utilizados pelo RH da empresa;
- Em PIS, você pode incluir o dado apenas para armazenar no registro do colaborador.
4. Documentos do colaborador
Nesta seção, é possível anexar documentos complementares ao cadastro do colaborador, como identidade e comprovante de residência.
5. Configurar filtros
Nesta aba você pode definir se o colaborador trabalhará com todas as bandeiras ou apenas algumas específicas. Se optar por todas, basta marcar a opção Todas as bandeiras. Caso contrário, você poderá selecionar individualmente as bandeiras associadas ao novo colaborador na lista disponível.
Após configurar os dados de cadastro de colaboradores, clique no botão Salvar no canto inferior direito.
Ao concluir o cadastro de um novo colaborador, um pop-up chamado Contratação de Colaborador irá aparecer. Nele, você pode escolher a data em que o novo colaborador começará a trabalhar. Se for uma contratação temporária ou período de experiência, você pode configurar até três lembretes. Se não souber a data exata de contratação, insira a data de cadastro.
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