Panel de encuestas – Involves Stage - Central de Ayuda

APLICACIÓN El Panel de encuestas es la funcionalidad de Involves Stage que reúne toda la información de las tareas sueltas y programadas por el sistema. Esta funcionalidad te permite verificar el status de cada programación e información reportada por medio de la aplicación.

PRERREQUISITO: Configuración de formularios, Tareas, Respuestas de encuestas.

Involves Stage te permite monitorear toda la información de las tareas sueltas y programadas por el sistema. Con la funcionalidad Panel de encuestas, podrás verificar el status de cada programación y la información reportada por el equipo de campo a través de la aplicación.

Con este panel puedes asumir el control del flujo de respuestas de las tareas por medio de una serie de detalles, comandos y acciones. En esta funcionalidad también puedes crear tareas sueltas. Es importante mencionar también que esta funcionalidad no genera ningún informe consolidado. Así que continúa leyendo y conoce el proceso de extracción de informes de las Respuestas de encuestas y OLAP.

Puedes ingresar a la funcionalidad a través de la siguiente ruta en la plataforma web:

Menú > Encuestas > Panel de encuestas

En la parte superior de la página hay filtros para optimizar la búsqueda de información específica. Para entender cómo funcionan, haz clic aquí. Entre los campos se destacan los siguientes:

Formulario, para buscar encuestas específicas;
Reprogramada, para filtrar las que hayan sido reprogramadas;
¿Tiene foto?, para las encuestas que contienen imágenes;
Homologación, para filtrar encuestas aprobadas, rechazadas y pendientes;
¿Justificada?, para encuestas que hayan sido justificadas;
Programación, para distinguirla de las tareas sueltas y acciones realizadas a través de Informar en la app.

Además, existe una manera para que filtres las encuestas por los siguientes status, identificados por diferentes colores:

Status	Color	Descripción
Pendiente	Azul	Indica que la programación de la tarea fue generada y creada en el sistema, pero que el empleado todavía no la ha recibido en su aplicación.
Recibida	Morado	Indica que la tarea ya está sincronizada en la aplicación del empleado. La tarea es recibida automáticamente cuando el celular o tablet tiene conexión a internet. La tarea tendrá ese status hasta que sea respondida o hasta que expire.
Respondida	Verde	Indica que la tarea ya ha sido respondida y que los datos de la encuesta ya están sincronizados con el sistema. Si el empleado ya ha respondido la encuesta, pero su status todavía está en color morado, significa que los datos todavía no han sido sincronizados.
Expirada	Rojo	Indica que la encuesta no fue respondida dentro del plazo estipulado.
Criticada	Naranja	Indica que la encuesta tiene una respuesta que pasó por el proceso de validación de una información en la base de datos. Este status es una personalización del sistema y puedes solicitársela a tu consultor de Customer Success.

Nota

Las encuestas generadas son asignadas al empleado solamente si tiene tiempo útil para visitar el PDV y responder la encuesta antes de que expire. Por eso es común que el Panel de encuestas exhiba encuestas sin ningún empleado asignado.

En una programación semanal, por ejemplo, las encuestas serán asignadas cuando se inicie la programación, asignándole la encuesta creada al empleado que tenga el PDV en su itinerario y que lo visitará antes de la expiración de la encuesta.

Abajo podrás ver ejemplos de cómo filtrar información específica:

Información		Cómo filtrar
¿Quién informó acciones de la competencia durante la última semana?		Utiliza los filtros Fecha inicial, Fecha final y Formulario, buscando el formulario Acciones de la competencia.
¿Por qué un empleado no recibió la tarea en determinado punto de venta?		Filtra por el nombre del PDV y la fecha de la solicitación. Vas a visualizar todas las tareas creadas para el punto de venta durante el periodo definido. Una situación común es que en la programación de la tarea se identifique que esta pudo haber sido enviada a otro empleado que también visita el PDV.
¿Quién ha recibido tareas?		Haz clic en el botón morado y filtra los resultados de tareas recibidas.
¿Quién no ha recibido tareas todavía?		Haz clic en el botón azul y filtra los resultados de tareas pendientes.
¿Quién ya ha respondido tareas?		Haz clic en el botón verde y filtra las encuestas respondidas.
¿Cuáles tareas fueron justificadas en un punto de venta?		Filtra por el nombre del PDV y escoge la opción sí en el campo ¿Justificada?. También puedes filtrar por el nombre del empleado. La lista presentará el total de tareas que recibieron justificaciones. Recuerda que las tareas justificadas antes del plazo para respuesta tendrán el status Recibido, pues todavía no habrán expirado.

Al seleccionar una de las encuestas listadas, la funcionalidad permite seis acciones, las cuales están disponibles en los botones que están en la parte inferior de la página;

Eliminar, para borrar la encuesta del historial del sistema;
Transformarla en pendiente, para cambiar el status de encuestas que hayan sido aprobadas o rechazadas;
Rechazar, para cambiar el status de la homologación a rechazado;
Aprobar, para cambiar el status de la homologación a aprobado;
Reprogramar, para programar la encuesta en otra fecha;
Visualizar, para ver información detallada de la encuesta.

Nota

El status de homologación —pendiente, aprobado o rechazado— no supone ningún impacto en los informes de encuestas, y tampoco generan notificaciones en el sistema, estos solo prestan auxilio durante el control de la operación.

VISUALIZAR ENCUESTA

Si haces clic en el botón Visualizar vas a obtener información detallada sobre la encuesta. En la página Detalles de la encuesta vas a encontrar una copia del formulario respondido por el empleado y datos sobre:

Status de la encuesta.
Punto de venta.
Rótulo de la encuesta.
Formulario.
Responsable.
Total de fotos.
Fotos sincronizadas en el sistema.
Tiempo invertido, con el total de minutos gastados para realizar la encuesta.
Fecha de la solicitación, con la fecha de creación de la tarea. Si la encuesta es un informe, la fecha de solicitación indica el horario de su conclusión.
Fecha de expiración, que indica el plazo final para responder la encuesta. La encuesta expira a las 23:59 de la misma fecha. La información reportada no tiene fecha de expiración.
Fecha de conclusión, indicando el horario en que la tarea fue efectivamente respondida en la aplicación.
Fecha de recepción en la web, indicando el horario en el que la respuesta fue sincronizada con el sistema.
Fecha de recepción en la App, indicando el horario en el que la respuesta fue sincronizada con la aplicación.

REPROGRAMAR ENCUESTA

Puedes reprogramar las encuestas que tengan status pendiente, recibida o expirada para que el empleado pueda responderlas en otra fecha. Para tal, selecciona la encuesta y haz clic en el botón Reprogramar. En la ventana emergente Reprogramar encuestas tienes que incluir una fecha límite nueva para que la encuesta pueda ser respondida.

CREAR ENCUESTA

El botón Nuevo lo puedes utilizar para crear una tarea suelta en el itinerario del empleado. Las tareas sueltas, como su propio nombre lo indica, no se repiten o se renuevan dentro de un período corto. Puedes usarlas para hacer encuestas sobre información puntual, como por ejemplo el registro o actualización de puntos de venta, o acciones de la competencia en tiendas que todavía no formen parte del itinerario del equipo de campo.

Aprende a crearlas en el artículo Tareas sueltas.

CAMBIAR RESPONSABLES DE ENCUESTAS

La funcionalidad Panel de encuestas también permite intercambiar el responsable de encuestas por lotes a través de una importación. La encuentras en el menú Opciones > Cambiar responsable, en la esquina inferior izquierda de la pantalla.

Aprende cómo intercambiar en el artículo Cambiar responsables de encuestas por lotes

IMPORTAR Y EXPORTAR REGISTROS

Con la funcionalidad Panel de encuestas también puedes importar y exportar los registros de las encuestas. Para acceder a estas dos funciones, tienes que hacer clic en Opciones, en la esquina inferior izquierda de la pantalla; Tienes dos opciones de exportación:

Exportar registros: realiza la descarga de un informe en formato XLSX con información de la encuesta, datos del empleado, punto de venta, fecha de solicitación, fecha de conclusión, status de homologación, etc.
Exportar con fotos: realiza la descarga de un informe en formato PDF con las fotos ya adjuntas a la encuesta.

Por otro lado, la importación de registros tiene tres opciones:

Encuestas
Encuestas informativas
Status

IMPORTAR ENCUESTA

Para importar registros de encuestas y respuestas que no hayan sido realizadas por medio de Involves Stage, debes utilizar una plantilla de importación en formato XLSX, insertando manualmente la información de empleado, punto de venta, horario de recolección, homologación, línea de producto y demás campos de un formulario ya registrado en el sistema. Para realizar la importación, ve a la página Panel de encuestas:

En Opciones, haz clic en Importar;
En la ventana emergente Importar selecciona el botón con el mismo nombre en la opción Encuestas;
Elige el formulario en el que vas a insertar las respuestas de la encuesta;
Espera hasta que la plantilla se descargue en el formato XLSX;
Edita la información de la plantilla en tu editor de hojas de cálculo;
Cuando vayas a guardar el archivo, elige el formato CSV (delimitado por comas);
Volviendo a Involves Stage, haz clic en el botón Seleccionar archivo y realiza la carga de la plantilla;
Haz clic en el botón Enviar.

IMPORTAR ENCUESTA INFORMATIVA

Así como las encuestas comunes, la importación de una encuesta informativa utilizará una plantilla de importación en el formato XLSX, insertando manualmente la información de la encuesta y los campos de un formulario que utilice encuestas informativas. Para realizar la importación, ve a la página Panel de encuestas:

En Opciones, haz clic en Importar;
En la ventana emergente Importar selecciona el botón con el mismo nombre en la opción Encuestas informativas;
Elige el formulario en el que vas a insertar las respuestas de la encuesta;
Espera hasta que la plantilla se descargue en el formato XLSX;
Edita la información de la plantilla en tu editor de hojas de cálculo;
Cuando vayas a guardar el archivo, elige el formato CSV (delimitado por comas);
Volviendo a Involves Stage, haz clic en el botón Seleccionar archivo y realiza la carga de la plantilla;
Haz clic en el botón Enviar.

Importante

Las opciones de importación de encuestas solo estarán disponibles si el formulario elegido tiene habilitadas en su registro las opciones Visible en el menú Informar de la App y Permite editar y aprobar respuestas de encuestas en la Web.

IMPORTAR STATUS

También puedes alterar de forma masiva el status de las encuestas registradas en el sistema. Para hacerlo, ve a la página Panel de encuestas:

En Opciones, haz clic en Importar;
En la ventana emergente Importar selecciona el botón con el mismo nombre en la opción Status;
Haz clic en Bajar plantilla y espera hasta que se descargue el archivo en el formato XLSX;
Edita la información de la plantilla en tu editor de hojas de cálculo;
Cuando vayas a guardar el archivo, elige el formato CSV (delimitado por comas);
Volviendo a Involves Stage, haz clic en el botón Seleccionar archivo y realiza la carga de la plantilla;
Haz clic en el botón Enviar.

Importante

Durante la importación, puede que el sistema encuentre errores en los datos de la plantilla. En este caso, Involves Stage generará un informe de errores. Obtén más información en el artículo Informe de errores de importación.

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