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APLICACIÓN: Las alertas en Involves Stage las puedes utilizar para monitorear tanto la operación como las situaciones inesperadas de la rutina del equipo de campo. Puedes crear y configurar las alertas de encuestas para que las tareas enviadas, o la información reportada, generen una notificación o acción. Esta puede ser recibida por e-mail, o consultada en la plataforma web o en las aplicaciones de Involves Stage. PRERREQUISITOS: Concepto de formularios, Configuración de formularios. |
Las alertas de encuesta se relacionan con las respuestas de encuesta enviadas por el equipo de campo. Puedes crear y configurar estas alertas para que las tareas enviadas, o la información reportada, generen una notificación o acción. Esta puede ser recibida por e-mail, o consultada en la plataforma web o en las aplicaciones de Involves Stage. Las condiciones de envío para estas alertas pasan por una fase previa de configuración en la funcionalidad Destinatario de alertas.
Para configurar las alertas, debes tener en cuenta algunas condiciones, que principalmente estarán relacionadas con un formulario y con los campos de dicho formulario. Por ejemplo, es posible configurar una condición en la que se genere una alerta para cada encuesta de precio de un producto que se responda con el campo precio promocional . Cuando la encuesta sea respondida sin marcar la opción de precio promocional, la alerta no será generada.
En otra situación, es posible configurar una alerta cuya condición sea completar cualquier valor en el campo productos dañados. De esta forma, siempre que este tipo de encuesta sea reportado, se generará la alerta.
Existen varias combinaciones de condiciones para utilizar las alertas de encuesta. Estas se constituyen como una gran herramienta de comunicación para la empresa, pues ayudan a diseñar estrategias de operación con base en la información generada en tiempo real con Involves Stage. Conoce algunos ejemplos sobre cómo utilizar las alertas de encuesta:
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Alerta |
Condición | |
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Quiebre |
Todos los quiebres informados |
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Precio fuera del intervalo |
Todos los precios del producto X que sean inferiores a 1.50 y superiores a 1.89 |
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Producto dañado |
Todos los informes de productos dañados | |
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Fecha de vencimiento |
Todos los reportes de productos vencidos o cerca a la fecha de vencimiento |
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Rebaja de precios de la competencia |
Todos los precios del producto Y de la competencia reportados como promocionales y precio inferior a 1.46 |
Para visualizar y configurar las alertas de encuesta, recorre la siguiente ruta:
Menú > Alerta > Alertas de encuestas
En la página Alertas de encuestas podrá encontrar la lista de todas las alertas activas en el sistema. En la parte superior de la página hay cuatro filtros que te pueden ayudar a encontrar la alerta que deseas. De forma predeterminada se muestran las alertas que tienen el status activo. Los filtros son:
- Nombre
- Formulario
- Nivel
- Status
Al seleccionar una alerta, tendrás dos opciones, o eliminarla o editarla, a través de los botones Eliminar y Editar. Para crear una alerta, haz clic en el botón Nuevo que se encuentra en la esquina inferior derecha de la pantalla. En la página Registro de alertas de encuesta, hay dos pestañas de configuración, una para datos generales sobre la alerta, y la otra para las condiciones en las que esta será generada.
Conoce a continuación las particularidades de cada campo y las relaciones que mantienen entre sí. Recuerda que todos los campos que tengan asterisco (*) son obligatorios.
DATOS DE ALERTAS DE ENCUESTAS
En esta pestaña registras los datos de identificación y configuración de la alerta de encuesta. Después de que completes los campos obligatorios, tendrás que hacer clic en el botón Guardar y continuar para proseguir con el registro de las condiciones de la alerta en la siguiente pestaña.
STATUS DE LA ALERTA
Es posible mantener una alerta activada o desactivada en el sistema, evitando que esta sea excluida y que se pierdan datos. Sin embargo, para que genere información nueva, deberá estar como Activa.
NOMBRE
En este campo defines el nombre de la alerta. Utiliza títulos sencillos y de fácil comprensión, pues esa será la manera en que el equipo de back office va a identificarla en la plataforma web de Involves Stage.
PLAZO DE VENCIMIENTO
El plazo de vencimiento de la alerta es la fecha límite para que esté visible en la aplicación del empleado, y así este pueda tomar alguna acción. Por ejemplo: si se generó una alerta por un quiebre de inventario de un producto en el punto de venta, la alerta podrá ser enviada a un empleado para que se encargue de la situación, además de un plazo para su ejecución. El campo plazo de vencimiento acepta números enteros, que corresponden a la cantidad de días.
FORMULARIO
En este campo debes seleccionar con cuál formulario se relaciona la alerta. Todas las alertas de encuestas están relacionadas con un formulario y con las preguntas de este formulario.
NIVEL
En este campo seleccionas la prioridad de la alerta. Puedes elegir entre los niveles Alto, Medio y Bajo. Esta clasificación te ayuda a filtrar las alertas y también a tener claros los procesos de tu empresa.
CONFIGURACIÓN DE ALERTA
En esta sección del registro puedes seleccionar el comportamiento de la alerta de encuesta.
Conoce a continuación cada opción y las acciones que se derivan de estas:
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Agrupar ítems |
Si la alerta tiene una condición en la que el campo del formulario elegido está relacionado con un punto de venta, los ítems de la encuesta (productos, marcas, categorías, etc.) se agruparán en una alerta única. Eso evita que se generen varias alertas para un mismo PDV. |
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Alertar todos los ítems |
Todos los ítems de la encuesta (productos, marcas, categorías, etc.) quedarán listados en la alerta, no solo el ítem que la generó. |
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¿Interactiva? |
Puedes actualizar las alertas que se generen con esta configuración mediante la interfaz interactiva de alertas, desde donde los destinatarios pueden enviar comentarios y alterar su status. |
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Exhibir empleado |
La alerta mostrará la información de cuál fue el empleado que respondió la encuesta que generó la alerta. |
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Visible en el celular |
Permite que los empleados que utilizan las aplicaciones de Involves Stage vean la alerta en su dispositivo y puedan realizar acciones, respondiéndola de la misma forma que responden una encuesta nueva. Esta configuración abre dos campos nuevos para selección, en donde podrás indicar quién podrá ver la alerta: es decir, si solamente el autor de la encuesta que generó la alerta o cualquier otro usuario que visite el punto de venta. |
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Impedir alertas repetidas |
Evita que se genere la misma alerta para el mismo punto de venta hasta que esta sea marcado como Resuelto. |
CONDICIONES
En esta pestaña puedes registrar las condiciones en las que se generará la alerta. Puedes registrar las alertas que sean necesarias y, además, agregar filtros para que la alerta quede aún más refinada. Los filtros disponibles son:
- Marca
- Categoría de producto
- Línea de producto
- Regional
- Red
- Cadena
- Tipo de PDV
- Canal del PDV
- Perfil del PDV
- Encuestas criticadas
Para registrar una condición, haz clic en el botón Agregar nueva condición. Conoce a continuación las particularidades de cada campo que va a ser completado. Al final del registro, simplemente haz clic en el botón Guardar.
CAMPO
Selecciona el campo del formulario, es decir, la pregunta específica dentro del formulario que deseas escoger como base para crear la condición. Los campos que se pueden utilizar como condiciones deben estar en el formato Selección múltiple, Casilla de verificación, Número entero o Número decimal. En caso de que un campo no esté entre las opciones, las condiciones no se aplicarán a dicho campo.
CONDICIÓN
En este campo seleccionas bajo cuáles condiciones se generará la alerta con relación al valor (respuesta) introducido por el empleado. Las opciones de condición son:
- Igual
- Diferente
- Mayor
- Mayor o igual
- Menor
- Menor o igual
- Cualquier valor
Por ejemplo, si la alerta está relacionada con el formulario encuesta de precio, para el campo valor del producto en la tienda, podrás definir como condición un valor mayor o igual que $3.50. O bien la condición cualquier valor para el campo de producto promocional que está agotado.
VALOR
Este campo complementa al anterior, por lo que aquí tendrás que escribir el valor que generará la alerta. El valor se refiere a la respuesta de la encuesta. Para preguntas en las que la respuesta se refiera a un valor que corresponda a dinero, utiliza punto (.) para separar los números decimales. Para campos en los que la respuesta se refiera a cantidad, utiliza números enteros.
Si la opción seleccionada en condición es cualquier valor, el campo valor estará deshabilitado y no aceptará ningún caracter.
PRÓXIMOS PASOS
Después de que registres tu alerta de encuesta, podrás definir quién las va a recibir en las siguientes funcionalidades:
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