Registro de destinatarios de alertas por importación

Las alertas en Involves Stage son funcionalidades específicas para el monitoreo de la operación, aviso y percepción de situaciones inesperadas en la rutina del equipo de campo. Las condiciones de envío por e-mail se pueden configurar en la funcionalidad Destinatarios de las alertas.

Los destinatarios registrados comenzarán a recibir las alertas automáticamente por e-mail, aunque no sean usuarios del sistema. Puedes registrarlas de dos formas, manualmente o por importación.

El registro por importación tiene algunas limitaciones. A diferencia del registro manual, en el que es posible elegir entre las categorías de productos y las marcas sobre las cuales se desea recibir alertas, en la importación solamente debes indicar si deseas enviar o no la alerta, de todos los ítems.

El registro por importación tiene dos etapas y se realiza a través de la siguiente ruta:

Menú > Alerta > Destinatarios de las alertas

IMPORTAR DATOS DEL DESTINATARIO Y ALERTAS

El registro por importación tiene dos etapas. En la primera, importas los datos de los destinatarios y los ítems, y en el segundo, los puntos de venta. Para tal, haz clic en el botón Opciones en la esquina inferior derecha de la pantalla y después en Importar.

En la ventana emergente Importar, haz clic en el botón Descargar plantilla y espera hasta que finalice la descarga del archivo XLS. Deberás insertar los datos en la hoja de cálculo en tu editor y luego guardarla en formato CSV (delimitado por comas). Consulta a continuación qué debes incluir en cada columna de la plantilla:

DATOS DEL DESTINATARIO

• ID, será completado automáticamente, por eso déjalo en blanco
• Destinatario, con el nombre de quien va a recibir la alerta
• E-mail, con la dirección de e-mail del destinatario
• Empresa
• Cargo
• Teléfono
• Celular

DATOS DE LA ALERTA

Deberás completar las próximas columnas apenas con sí o no, pues con esta forma de registro puedes escoger apenas entre recibir estos ítems o no:

• Recibir informes de operación diarios
• Todos los usuarios
• Todos los PDVs
• Todas las marcas
• Todas las categorías

Volviendo a Involves Stage, haz clic en el botón Seleccionar archivo de la ventana emergente Importar y busca la plantilla recién editada en tu computadora. ¡Haz clic en Enviar y listo! Antes de continuar con el siguiente paso, vuelve a hacer clic en Opciones y luego en Exportar. Los destinatarios de la alerta ahora cuentan con los IDs.

Después de eso, deberás ir a la funcionalidad Puntos de venta y exportar el archivo de registro de PDVs para extraer el número de ID de cada uno de los PDVs que utilizarás en las alertas. Teniendo estos datos podrás proceder con el segundo paso del registro.

IMPORTAR DATOS DE LOS PDVs

En la segunda etapa del registro, vuelve a hacer clic en Opciones y después en Importar PDVs. En la ventana emergente, descarga la plantilla y edítala en tu editor de hojas de cálculo. Consulta a continuación cómo completar la plantilla:

DESTINATARIOS

Completa las columnas ID del destinatario, Destinatario e E-mail con los datos exportados del paso anterior. Deberás replicar estos datos para cada punto de venta.

PDVs

Ahora bien, en las columnas ID del PDV y Nombre del PDV deberás introducir los datos extraídos de la funcionalidad Puntos de venta.

Tras editar los datos, guarda el archivo en el formato CSV (delimitado por comas). Volviendo a la ventana emergente Importar en Involves Stage, busca el archivo en tu computadora, selecciónalo y haz clic en Enviar. ¡Eso es todo!