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APLICACIÓN: Las alertas en Involves Stage las puedes utilizar para monitorear tanto la operación como las situaciones inesperadas de la rutina del equipo de campo. En la funcionalidad Destinatarios de las alertas puedes configurar quién va a recibir las notificaciones y de qué forma se enviará la alerta. PRERREQUISITOS: Concepto de alertas, Alertas de operación, Alertas de encuestas. |
Las alertas en Involves Stage son funciones específicas para el monitoreo de la operación, aviso y percepción de situaciones inesperadas en la rutina del equipo de campo. Las condiciones de envío por e-mail se pueden configurar en la funcionalidad Destinatarios de las alertas.
Los destinatarios registrados comenzarán a recibir las alertas automáticamente por e-mail, aunque no sean usuarios del sistema. Puedes registrarlas de dos formas, manualmente o por importación.
El registro manual comienza a través de la ruta: Menú > Alerta > Destinatarios de las alertas
En la página Destinatario de las alertas podrás encontrar la lista de todas los usuarios registrados para recibir las alertas por e-mail. Es posible filtrar los resultados de la lista por medio de los filtros en la parte superior de la pantalla:
- Nombre
- Empresa
- Cargo
- Teléfono
- Celular
Para registrar a un nuevo destinatario, haz clic en el botón Nuevo que se encuentra en la esquina inferior derecha de la pantalla. La página Registro de destinatario de alertas tiene seis pestañas, ve a continuación lo que debes registrar en cada una de ellas.
DESTINATARIO DE LAS ALERTAS
En esta pestaña tendrás que completar los campos con los datos de los destinatarios, tales como:
- Nombre
- Empresa
- Cargo
- Teléfono
- Regionales (de las cuales recibirá alertas)
También hay una sección para las Configuraciones de recepción de e-mails, en donde podrás seleccionar las condiciones de envío de los mensajes:
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Recibir informes de operación diarios: |
Si habilitas este campo, el destinatario recibirá diariamente un resumen de las alertas generadas por el equipo de campo. Además, el mensaje incluye la cantidad de itinerarios visitados, pendientes y justificados por el equipo, la cantidad de alertas generadas, la relación de cuántos empleados estuvieron conectados y la cantidad de tareas y reportes respondidos. Esta configuración se refiere a las Alertas de operación. |
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Recibir alertas de contratos |
Este campo se refiere al tiempo de contrato de trabajo de los empleados. Al guardar el registro de un nuevo empleado, aparecerá la ventana emergente Contratación del empleado. Aquí es posible seleccionar la fecha de admisión del nuevo usuario y es posible generar hasta tres alertas, en caso de que haya contrataciones temporales o períodos de prueba. |
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Recibir alertas de retrasos |
En caso de que en tu operación se registren itinerarios con horarios específicos para su respectivo inicio y fin, podrás habilitar esta opción para que el destinatario reciba alertas en caso de que un empleado se retrase en el check-in en el punto de venta. Se considera como retraso cuando hayan pasado más de 10 minutos. Ya que pueden existir oscilaciones en la conexión a internet, el sistema enviará la alerta solamente cuando el empleado esté online. Esta configuración se refiere a las Alertas de operación. |
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Recibir justificaciones de falta |
Al seleccionar esta opción, el sistema enviará las justificaciones de faltas de los empleados. Al habilitar esta opción, deberás marcar en el campo al lado las justificaciones que deseas recibir, si solo algunas o todas. Esta configuración se refiere a las Alertas de operación. |
Después de completar los campos y configurar la recepción de los e-mails, haz clic en el botón Guardar y continuar para continuar con el registro.
EMPLEADOS
En la pestaña Empleados , selecciona de cuáles empleados quieres recibir las alertas. Es posible seleccionar solamente a algunos, pero si quieres seleccionar a todos los empleados, usa la opción Todos los usuarios. Recuerda que la lista de empleados disponibles es determinada por la regional seleccionada en la pestaña anterior. Después de seleccionar a los respectivos empleados, haz clic en el botón Guardar y continuar.
PUNTO DE VENTA
En la pestaña Punto de venta , selecciona de cuáles puntos de venta quieres recibir las alertas. De la misma forma que los empleados, la lista se compone solamente de los PDVs que pertenecen a las regionales seleccionadas en la primera pestaña. Es posible seleccionar solo algunos o todos los puntos de venta, haciendo clic en la opción Todos los PDVs. Después de seleccionarlos, haz clic en el botón Guardar y continuar.
CATEGORÍA DE PRODUCTO
En la pestaña Categoría de producto podrás elegir los productos que formarán parte de la alerta. Podrás seleccionarlos de forma individual o hacer clic en la opción Todas las categorías de producto. Después de seleccionarlos, haz clic en el botón Guardar y continuar.
MARCAS
En la pestaña Marcas también debes seleccionar las que van a formar parte de la alerta. Es posible seleccionarlas de modo individual o hacer clic en la opción Todas las marcas. Después de seleccionarlas, haz clic en el botón Guardar y continuar.
ALERTA
En la pestaña Alerta podrás consultar la lista de todas las alertas de encuestas ya registradas en el sistema. Aquí configuras la manera como se van a enviar a los destinatarios. Al lado de cada alerta puedes escoger entre las siguientes opciones:
- No enviar, para desactivar el envío de e-mails.
- Tiempo real, para que la alerta se envíe tan pronto como sea creada.
- Alertas consolidadas, para enviar solamente un e-mail, presentando un resumen de las alertas del día.
- Ambas alertas, para que además del resumen, recibas también las alertas en tiempo real.
- Alerta semanal, para enviar solamente un e-mail, presentando un resumen de las alertas de la semana.
Si estás configurando el envío de las alertas de operación, no tendrás que tomar ninguna acción en esta pestaña. Tras completar la información en las seis pestañas del registro, simplemente haz clic en el botón Guardar en la esquina inferior derecha de la pantalla. ¡Eso es todo! Tus alertas han sido configuradas.
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