Configurar o agendamento de tarefas

O Agendamento de tarefas otimiza as atividades da equipe de campo no ponto de venda. Após configurar o formulário de pesquisa, é necessário configurar o agendamento de tarefas para o envio das tarefas para a equipe de campo. 

Para saber mais sobre esta funcionalidade, acesse o treinamento de Formulários e agendamentos efetivos. 

Requisitos para configurar o agendamento de tarefas:

• Criar e ativar os formulários com as informações que você deseja coletar da equipe de campo;
• Cadastrar e ativar os colaboradores. Confirme se os colaboradores não estão afastados e se possuem acesso ao aplicativo mobile para receber as tarefas.
• Cadastrar os PDVs para os quais você deseja enviar as tarefas;
• Os colaboradores devem estar com roteiros definidos (isso pode variar de acordo com a opção escolhida em Enviar tarefa para na configuração do agendamento de tarefas).

Passo a passo para a configuração

Para agendar as tarefas no Involves Stage, siga as etapas abaixo: 

• Criar o Agendamento de Tarefa
• Definir as informações do formulário
• Configurar o envio de tarefas
• Definir as datas e a frequência
• Definir uso do Mix de produtos
• Configurar quem receberá a tarefa
• Confirmar a configuração do agendamento

1. Criar o Agendamento de Tarefa

1. Acesse o Menu > Pesquisas > Agendamento de tarefa no Involves Stage e clique em Novo no canto inferior direito.
2. Defina o Status do Agendamento. O status é automaticamente definido como ativo, mas você pode optar pelo status inativo clicando no botão do status. Para que a tarefa seja visível para a equipe de campo, o status deve estar marcado como ativo.

2. Definir as informações do formulário

Selecione o formulário de pesquisa e o perfil de acesso que responderá às tarefas. 

1. No campo Qual o formulário?, defina o formulário que será a base da tarefa. Este campo na configuração determina as informações disponíveis na seção "Itens de Pesquisa" de acordo com o tipo do formulário selecionado. 
2. Defina o perfil responsável por atender a tarefa no campo Qual perfil de acesso poderá responder? A lista apresenta apenas os perfis já selecionados na criação do formulário.
3. Defina a permissão do colaborador de selecionar itens da pesquisa. A opção Sim permite que o colaborador selecione os Itens de Pesquisa que serão respondidos. Se for selecionada a opção Não, o colaborador não poderá selecionar os itens para responder na pesquisa e deverá responder todos os itens. 

4. Insira o Nome do agendamento. Utilize títulos simples e de fácil compreensão, pois será como a equipe de campo irá visualizar a tarefa no aplicativo.
5. Selecione o Grupo de Tarefas. Para selecionar o grupo de tarefas, ele precisa ser criado anteriormente. Saiba como criar grupos de tarefa no Involves Stage. Se você não quiser agrupar tarefas, basta deixar este campo em branco. 

3. Configurar o envio de tarefas

Nesta etapa, selecione os destinatários, as datas e a frequência do envio da tarefa para a equipe de campo. 

1. Defina como as tarefas serão enviadas para a equipe de campo e selecione a opção desejada no campo Enviar Tarefas para. 

Veja abaixo as opções de envio de tarefas: 

• Todos os PDVs selecionados: as tarefas são enviadas para todos os PDVs selecionados na próxima etapa da configuração de quem receberá a tarefa. 
• Todos os roteiros: as tarefas são enviadas para os PDVS com roteiros cadastrados previamente.  Você selecionará os PDVs na aba Quem receberá a tarefa. Apenas os PDVs com roteiros cadastrados antes das 00:30h receberão as tarefas. Nesta seleção, você pode selecionar a opção Agendamento Mobile. Veja abaixo as opções abaixo:

• • Sim: a tarefa só será enviada quando o colaborador fizer check-in no PDV, garantindo que a informação seja coletada no momento certo.
  • Não: ao selecionar esta opção, o sistema também envia as tarefas para os PDVs com roteiros duplicados. Sendo assim, se dois colaboradores atenderem o mesmo ponto de venda, ambos receberão a pesquisa.

• Somente PDVs com roteiro: o Involves Stage verificará automaticamente quais PDVs estão nos roteiros programados no prazo de dias do agendamento e criará tarefas somente para estes roteiros. 
• Roteiros selecionados: o sistema enviará as tarefas para os roteiros dos colaboradores e não para os PDVs. Veja o artigo sobre roteiros e saiba como cadastrar os roteiros. Feito o cadastro dos roteiros dos colaboradores, você poderá selecionar os roteiros na aba Quem receberá a tarefa. 
• Cada PDV no roteiro do colaborador: a tarefa é enviada uma vez para cada PDV que estiver no roteiro do colaborador na frequência determinada. Escolhendo esta opção, o sistema requer a vinculação a um Mix de Produtos.

4. Definir as datas e a frequência

Após selecionar para quem as tarefas serão enviadas, insira as informações de data de início, fim e a frequência de envio das tarefas. 

1. No campo Data de Início, você seleciona a data em que o agendamento inicia o disparo das tarefas.
2. No campo Data de Término, você determina o fim do período de envio da tarefa para a equipe de campo. Se sua operação prevê uma tarefa a longo prazo ou sem previsão de término, você pode deixá-lo em branco. 
3. No campo Qual a frequência do envio das tarefas, você indica o ciclo de envio da tarefa. Você pode escolher se a frequência será Diária, Semanal, Quinzenal ou Mensal.
4. No campo Prazo de resposta defina o número de dias que a tarefa estará disponível para o colaborador respondê-la.

É importante saber!

O agendamento de tarefas será visível para a equipe de campo e as tarefas serão enviadas conforme a combinação da data de início e a definição da frequência do ciclo. 

Atenção! 

• O processamento do agendamento de tarefas acontece às 00h30 (meia-noite) do próximo dia nos servidores do Involves Stage. Por isso, se você quiser criar uma tarefa para o mesmo dia, veja no artigo como configurar uma tarefa avulsa.
• A data de término determinará quando o agendamento deixará de se repetir. O campo prazo determina o período para o colaborador preencher a tarefa. Por exemplo, se uma tarefa for criada com a data de início em 1º de junho, data de término em 13 de junho e prazo de 15 dias continua disponível para resposta até o dia 16 de junho, mesmo após a data de término.

• Se você cadastrar uma tarefa com periodicidade de envio semanal, com a criação da tarefa na segunda-feira e com data de início dia 01 de junho. Porém, esta data é uma quinta-feira. Logo, o prazo para a resposta começa a contar a partir do dia 05 de junho, a primeira segunda-feira após a data do início da tarefa.
• Para tarefas diárias, preencha o prazo apenas como 1 dia. Se você marcar o prazo de 7 dias para uma tarefa diária, o sistema criará a tarefa diariamente, mesmo que ela já tenha sido respondida. Este prazo valerá inclusive após a data de término, caso seja preenchida.
• Se a frequência do agendamento for escolhida como Diária, a tarefa será enviada todos os dias da semana, inclusive nos finais de semana e feriados. 
• O campo Qual a frequência do envio das tarefas se relaciona com o tipo de envio da tarefa. Se o envio da tarefa for para todos os roteiros ou para todos os PDVs com roteiros, é preciso que os colaboradores tenham os roteiros cadastrados. Atenção para os finais de semana, feriados e afastamentos, para que a tarefa não seja comprometida.

5. Definir uso do Mix de produtos

Após as configurações de datas, defina se deseja usar um mix de produtos já cadastrado no sistema para o agendamento da tarefa. 

Você pode selecionar a opção Sim ou Não no campo Deseja utilizar o Mix de produtos?

Esta função está disponível para os seguintes tipos de envio de tarefas: 

• Todos os PDVs selecionados;
• Todos os Roteiros;
• Todos os PDVs com roteiro;
• Cada PDV no roteiro do colaborador.

Ao escolher a opção Sim, clique em Salvar e Continuar no canto inferior direito da tela.  

Se você escolher a opção Não utilizar o mix, uma nova seção é disponibilizada na página e será necessário incluir os itens da pesquisa que você deseja incluir na tarefa. 

A seção Itens da Pesquisa apresenta a lista de itens que podem fazer parte da pesquisa. Selecione os itens listados na parte da inferior da tela e o Involves Stage criará tarefas para os itens que você selecionar. 

Após o preenchimento dos campos da aba Agendamento de tarefa, clique no botão Salvar e Continuar no canto inferior direito da tela. 

6. Configurar quem receberá a tarefa

Após a primeira etapa da configuração do agendamento feita nos passos acima, você irá para a aba Quem receberá a tarefa para definir os destinatários do agendamento da tarefa.

Nesta etapa, os campos são apresentados de acordo com o formulário selecionado na primeira etapa da configuração do agendamento. 

Passo a passo

Confira como selecionar os destinatários do agendamento da tarefa nos passos abaixo.

1. Escolha a forma de seleção dos PDVs. Você pode selecionar a opção Sob condição ou Seleção manual. 

Veja os casos de uso de cada opção: 

• Sob condição: é possível escolher apenas um filtro por vez e cria condições de seleção que se aplicam mesmo após a criação tarefa. Ou seja, se novos pontos de venda forem incluídos na operação após o agendamento, eles serão automaticamente integrados à lista de destinatários. Por exemplo, se você filtrar por uma bandeira, todos os PDVs vinculados a ela receberão o agendamento. Se precisar enviar para outra bandeira, crie um novo agendamento.

• Seleção manual: permite que você aplique vários filtros. É necessário selecionar os pontos de venda ou colaboradores manualmente. Veja na listagem os itens e marque o check ao lado do nome. 

• Opção Copiar Destinatários: você pode copiar os destinatários de outro agendamento. Saiba como copiar os destinatários de outra tarefa. 
• Se você selecionar a opção de usar Mix de Produtos na configuração do agendamento. Na aba Quem receberá as tarefas, você selecionará o sortimento cadastrado. Assim, a aba apresenta apenas o campo Escolha um Mix de Produtos. Veja o artigo Cadastro de Mix de Produtos e saiba como cadastrar um Mix de Produtos. 

7. Confirmar a configuração do agendamento

Confira o Resumo do agendamento e visualize as definições selecionadas na configuração do agendamento. É a etapa para confirmar se tudo segue como planejado. 

Se o agendamento de tarefa possuir colaboradores com afastamento ou PDVs sem responsáveis, você poderá realizar os ajustes. Basta clicar em Ver informações. Você pode editar o afastamento do colaborador ou adicionar o PDV no roteiro 

Ao fim da criação e configuração do agendamento, clique em Confirmar no canto inferior direito da tela. O sistema fará o envio das tarefas conforme as definições que você escolheu na etapa do Agendamento de tarefas.